Reuniões longas nem sempre significam produtividade. Para John Michael O’Shea, fundador da One Purpose Wellness, o segredo está em encontros curtos, bem estruturados e com foco total no objetivo.

Uma reunião de 30 minutos bem planejada ajuda a manter a clareza, a priorização e a agilidade nas decisões. As informações foram retiradas do site Brainz Magazine.

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1. Defina um objetivo claro e mensurável

Antes de marcar a reunião, escreva o propósito em uma frase. Por exemplo, “decidir a data de lançamento do produto X”. Se não houver um objetivo definido, o encontro provavelmente não é necessário. Use verbos de ação, como decidir, aprovar ou priorizar, e compartilhe esse objetivo no convite e no assunto do e-mail.

Inclua também o resultado esperado, comoo que precisa ser decidido até o fim dos 30 minutos e o que pode ficar como secundário.

2. Crie e compartilhe uma agenda com tempos definidos

Monte uma agenda objetiva, com no máximo cinco itens e limites de tempo para cada um. Envie materiais de apoio antes, preferencialmente em formato breve, para que todos cheguem prontos a contribuir.

Use um cronômetro visível durante a reunião e indique quem lidera cada ponto. Isso garante ritmo, evita dispersão e ajuda a manter o foco no resultado final.

3. Convide apenas quem é essencial

Quanto menos pessoas, mais produtividade. Convide apenas os participantes diretamente envolvidos na decisão. Outros interessados podem receber o resumo depois.

Em reuniões recorrentes, mantenha um grupo central e adicione convidados conforme a pauta. Assim, as decisões ficam mais rápidas e as conversas, mais objetivas.

4. Tenha um guardião do tempo e evite desvios

Nomeie um controlador de tempo, ou seja, alguém responsável por manter a reunião dentro do cronograma. Se surgir um tema fora do escopo, registre-o em uma lista de pendências e agende um encontro específico para tratá-lo.

Incentive contribuições curtas e diretas. Uma boa prática é pedir que cada participante apresente sua posição em uma frase, evitando discussões longas.

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5. Termine com ações, responsáveis e prazos definidos

Os últimos minutos devem ser dedicados a revisar o que foi decidido, confirmar quem faz o quê e estabelecer prazos. Envie a ata ou resumo em até 24 horas, deixando claro o que foi concluído e o que ainda precisa de acompanhamento.

Converter as ações em tarefas no calendário ou no sistema de gestão ajuda a garantir que as decisões não se percam.

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