São Paulo - Até 2013, a Embraco, multinacional do setor de compressores para refrigeração, instalada em Joinville, em Santa Catarina, usava planilhas Excel para manter os dados do quadro de funcionários atualizados. Hoje, essas informações podem ser visualizadas numa única ferramenta, acessível de qualquer computador conectado à internet.

O nome disso? Cloud — ou, em português, computação “em nuvem”, termo nascido no setor de tecnologia que diz respeito a qualquer serviço ou sistema online que possa ser acessado remotamente, por meio de um dispositivo conectado à internet, e que começa agora a se espalhar para outras áreas, inclusive o RH.

“O sistema deixou a gente mais ágil e não somente em RH”, diz Maurício Zonato, líder de RH da Embraco, que já mantém 2 500 funcionários do total de 11 500 nessa nova plataforma. “Ele ajudou também a integrar diferentes áreas e diminuiu o trabalho duplicado. Sabemos agora com precisão nossa contagem de colaboradores e quem são os high performers globalmente. Antes, precisávamos falar com os RHs de outras unidades.”

A agilidade, a simplicidade, a riqueza das ferramentas de análises de dados e o baixo custo têm atraído muitos gestores de recursos humanos para o mundo da nuvem. Um levantamento de 2013 da consultoria PwC realizado com cerca de 270 empresas dos Estados Unidos mostrou que 66% dos entrevistados planejavam manter sistemas legados de RH e 21% investiram em soluções na nuvem.

No ano passado, essa porcentagem foi de 59% e 26%, respectivamente, o que demonstra uma tendência a favor da modernização. “Se você consultar nossos relatórios nos últimos três anos, verá que as instituições ou já estão engajadas em um processo de transformação do RH ou planejam se engajar”, diz Henri Vahdat, da consultoria Deloitte. “O que muda de uma empresa para outra é o processo desse estágio de transformação.”

O Grupo Pão de Açúcar, por exemplo, está na fase de estudo. Em meio a uma grande mudança no setor do RH que começou há cerca de dois anos, a companhia tem avaliado a adoção de algumas soluções na nuvem, entre elas um sistema de folha de pagamentos. “Nosso intuito é migrar para soluções especializadas, sempre buscando sistemas em nuvem e com especialistas”, diz Antonio Salvador, vice-presidente de recursos humanos do Grupo Pão de Açúcar.

Para os especialistas, os sistemas de gestão em nuvem apontam para um futuro de melhores resultados na gestão de pessoas e maior impacto positivo do setor de RH nos resultados da organização.

“Além de ter um custo mais baixo de manutenção, a operação se torna menos dependente de uma estrutura pesada de TI”, diz João Lins, sócio da PwC Brasil e líder de gestão de capital humano. “Você ainda consegue capturar rapidamente inovações e boas práticas do mercado, por causa da ágil atua­lização de versões.” Isso acontece porque os “updtades” são distribuídos pela web e chegam à empresa assim que são disponibilizados pela desenvolvedora.

Uma aliada do RH

A plataforma em nuvem pode ainda ajudar o RH a vencer uma batalha que ele trava há anos com outras áreas da empresa: a falta de dados na gestão de pessoas. Segundo um levantamento de 2014, encomendado pela consultoria KPMG, apenas 23% dos executivos consultados disseram que os RHs de suas empresas se destacavam pela elaboração de análises corretas e capazes de prever situações futuras.

A nova geração de software, que oferece análises mais profundas e uma visão ampla do negócio, pode reverter essa lacuna detectada pela pesquisa.

“A plataforma consegue realizar essa tarefa analítica de forma cruzada”, diz Celso Matoso, vice-presidente de vendas para HCM da SAP Brasil, gigante multinacional que comprou a empresa SuccessFactors em 2011 e passou a oferecer a solução em nuvem. “Com o sistema, você pode descobrir, por exemplo, que um colaborador da área de produção de uma empresa tem um bom perfil para suceder alguém em marketing.”

O exemplo destaca um caso em que a expansão da capacidade analítica entre diferentes departamentos poderia ser útil na política de sucessão de uma companhia. Além da SuccessFactors, há diversos outros sistemas no mercado, como Corner­Stone, Workday e Oracle HCM.

Apesar de parecer uma solução atraente apenas para empresas com milhares de colaboradores, os programas de RH na nuvem são viáveis para companhias de todos os portes. A consultoria de investimentos fluminense FN Capital, por exemplo, utiliza um software cloud para manter os dados de 15 funcionários registrados.

“Com os cadastros online, fica tudo num único lugar, e é mais rápido para você conseguir qualquer informação, de qualquer funcionário, seja ele de nossa unidade em Friburgo ou de Petrópolis”, diz Nathalia Rocha, responsável pelo setor de RH da empresa e pela implementação do software.

A FN Capital utiliza o programa da PlanoA, startup brasileira fundada em 2013. “Havia vários clientes com dificuldade para gerenciar informações e incapazes de analisar dados de seu quadro de colaboradores”, diz o espanhol Aitor Marin, fundador da empresa. “Vimos a necessidade de um sistema que reduzisse a carga operacional e ajudasse na tomada de decisão. Acreditamos que assim o RH possa sair da burocracia e se dedicar ao desenvolvimento das pessoas, contribuindo mais com o resultado da empresa.”

Atualmente, há 20 clientes que utilizam a solução em nuvem da PlanoA, e 400 outros experimentam o “test-drive” do produto. O custo é de 10 reais mensais por colaborador cadastrado na plataforma.

Quem planeja implementar um sistema desse em sua empresa deve considerar alguns avisos, também. Embora traga muitos benefícios, a solução em nuvem não é exatamente perfeita. “Se, por um lado, a empresa incorpora as inovações mais rapidamente, por outro ela acaba também adotando soluções mais padronizadas. Portanto, ela abre mão daquelas ferramentas específicas para a necessidade dela, mais customizadas”, diz João Lins, da PwC.

Outro problema é que nem todos os módulos são compatíveis com os sistemas legados, o que pode gerar problemas na transferência de informações. “A primeira recomendação é entender muito bem qual a necessidade do negócio”, diz Lins. “Depois, fazer as opções olhando a relação custo-benefício, e lembrar que, independentemente da solução escolhida, o sucesso vai depender de outros fatores também, como a maneira que uma organização se prepara para recebê-la.”

Para Henri Vahdat, da Deloitte, existe uma convergência de duas fontes positivas para os profissionais de recursos humanos. De um lado, você tem o negócio e a gestão das empresas chamando o RH para assumir um papel mais relevante. Do outro, a tecnologia oferecendo as ferramentas necessárias para que a área responda a essa demanda e, ao se desonerar das funções repetitivas, se torne cada vez mais vital. “Esse é o melhor momento para o RH em toda a sua história”, diz Vahdat. Vale, portanto, aproveitar.