Receber e-mails que geram estresse, ansiedade e confusão é quase inevitável na rotina de trabalho. Contudo, é preciso aprender a controlar à reação que se tem a esse tipo de e-mail para tentar impedir que eles atrapalhem tarefas pendentes, interfiram no humor e deixem uma sensação duradoura de estresse.

Para isso, os profissionais precisam de ferramentas para lidar com essa situação, ainda que sejam pegos desprevenidos com a chegada dessas mensagens.

Como responder a um e-mail estressante

Diretora de conteúdo da Thrive Global, Marina Khidekel publicou um artigo no qual reuniu uma série de dicas e estratégias de profissionais de diversos setores para responder a esse tipo de e-mail e garantir que eles não estraguem o dia de alguém. Ela adianta que o maior segredo é respirar fundo e tirar um tempo para colocar a cabeça no lugar antes de apertar o botão de enviar. Confira as dicas dos profissionais:

Fale em vez de escrever

“Mantenha as coisas simples. Ligue para a pessoa ou agende uma videoconferência para esclarecer a mensagem. Os seres humanos precisam de conexão, portanto, confiar apenas na comunicação digital pode realmente reduzir o ciclo de vida de um relacionamento, seja pessoal ou profissional. Então, faça à moda antiga e pegue o telefone. É um algo a mais para fazer com que a pessoa saiba que o que ela disse por escrito é importante para você e ela também”, indica Sarah Figueroa, estrategista de marketing e publicidade.

Dê um passo para trás antes de enviar o e-mail

“Eu leio a mensagem atentamente para entender a necessidade que foi expressa e desconsidero o tom, pois pode ser subjetivo e não contribuir para a solução. Quando possível, escrevo uma resposta, mas não envio imediatamente. Costumo me afastar, me concentrar em outra coisa, voltar e revisar com um novo olhar antes de responder. Às vezes, eu ligo para a pessoa. A comunicação por voz pode esclarecer preocupações, reduzir a ansiedade e, às vezes, revelar que um e-mail estressante foi apenas direto e objetivo, e não uma reclamação”, analisa Rania Walker, relações públicas.

Escreva um rascunho primeiro

“Respire, escreva um rascunho e depois dê uma volta para reformular seus pensamentos. Analise sua resposta novamente e envie, ligue ou execute as próximas etapas necessárias. Não reaja imediatamente se ninguém estiver em perigo”, recomenda Lori Paulin, analista de engajamento do cliente.

Tenha empatia com o remetente

“Ter atenção plena me ajuda a gerenciar e-mails particularmente estressantes. Se encontro uma mensagem que me estressa, acho útil agendar um horário para lidar com isso, em vez de responder imediatamente quando minhas emoções estão à flor da pele. Também lembro a mim mesmo que o e-mail nem sempre promove a comunicação consciente, então, se uma resposta parecer desagradável, tento ter empatia com o remetente e entender como ele está se sentindo”, aponta Andrew Gobran, analista de operações de pessoal.

Simplifique e agende sua comunicação

“Eu reduzi o número de e-mails que recebo em cerca de 90% usando o Slack. O software otimizou nossa comunicação e tornou mais fácil ter conversas diretas com as partes interessadas. Isso fez nosso diálogo ser mais consistente e informal, o que ajuda a evitar a chegada de e-mails estressantes. Se eu receber um e-mail estressante, nunca levo para o lado pessoal. Eu também faço o meu melhor para não verificar o e-mail nos primeiros 90 minutos do meu dia. Isso me dá tempo para definir minhas prioridades, atender ligações, ler e me preparar para o sucesso. Ir direto para a caixa de entrada do e-mail pode ser estressante – e essa é a maneira errada de começar o dia”, opina a relações públicas Daniela Kelloway.

Mantenha a gentileza no e-mail

“Trabalhar como freelancer e gerenciar pessoas significa que recebo muitos e-mails estressantes. Para me certificar de que eles não atrapalhem completamente o meu dia, primeiro dou um passo para trás e processo as emoções que surgem. Isso pode demandar apenas alguns minutos de respiração profunda ou pode significar voltar várias horas depois. É melhor considerar a situação de um ponto de vista mais calmo e, em seguida, decidir a melhor maneira de responder. Então, não importa qual seja a minha resposta, seja sobre definir limites com um ‘não’ ou admitir que estou errada, eu tento ser neutra e gentil”, explica a copywriter Christine Blubaugh.

Defina se uma resposta é realmente necessária

“A primeira coisa que faço é me afastar totalmente do dispositivo (computador, celular, etc) e fazer algo – de preferência fora de casa ou do escritório – que demande uma mudança de mentalidade de pelo menos três a cinco minutos. Em seguida, decido se a mensagem realmente requer uma resposta. Na metade das vezes, as respostas sugeridas em sistemas como o Gmail são as mais úteis, como ‘Ok, obrigada!’. Se precisar de algo mais elaborado, durma antes de enviar”, sugere a médica clínica Kristie Holmes.

Não se esconda atrás da tela

“Aprendi, às vezes da maneira mais difícil, a respirar antes de responder e esperar pelo menos 15 minutos para pensar em uma resposta. Mesmo que seja um e-mail particularmente controverso relacionado ao trabalho, muitas vezes sugiro que o assunto seja discutido pessoalmente ou por telefone. Acho que as pessoas sarcásticas se acalmam quando precisam falar com um humano e não conseguem se esconder atrás do computador ou da tela do telefone”, observa Cindy J., consultora de busca de executivos e recursos humanos.

Toque alguma música

“A música dá o tom para tudo. Está em filmes, videogames, academias – mesmo quando um casal recém-casado entra na na festa de casamento. Pode nos deixar animados, suaves, sensuais ou até deprimidos. Quando sei que vou abrir um e-mail que pode potencialmente me deixar estressado, ouço uma música que me prepara para o que está por vir. A música sempre define meu humor”, afirma o executivo Rudy Chavarria Jr.

Releia o e-mail para entender melhor o tom

“Temos uma capacidade criativa maravilhosa de ler um e-mail na voz do remetente e manipular essa voz em nossas cabeças. Normalmente ouvimos em um tom que não representa propriamente a realidade. Portanto, demore o máximo de tempo possível para voltar ao e-mail. Depois de reler várias vezes, é incrível como o tom pode mudar para algo muito menos ofensivo. Se ainda parecer ofensivo, mantenha seus limites. Deixe a energia negativa ficar no lugar de onde veio e mantenha sua resposta direta e equilibrada”, recomenda Anne Marshall, diretora de arrecadação de fundos.

Qual dessas estratégias você costuma aplicar quando recebe um e-mail estressante?

Este artigo foi originalmente publicado pelo Na Prática, portal da Fundação Estudar.