São Paulo — Na contramão do que muita gente pensa, um profissional altamente produtivo não é o que resolve um grande número de tarefas em pouco tempo; na verdade, é aquele que sabe selecionar as poucas atividades que merecem sua atenção — e não desiste até que estejam concluídas.

Entender essa diferença conceitual é o primeiro passo para alavancar o seu rendimento e ter sucesso em um mercado de trabalho cada vez mais exigente, explica Brian Tracy, especialista em administração do tempo e autor do best-seller “Comece pelo mais difícil” (Sextante, 2017).

Em entrevista exclusiva a EXAME.com, ele afirma que só 10% das tarefas são responsáveis por 90% dos resultados. Todo o resto é irrelevante e pode ser delegado ou eliminado. “O seu rendimento vai dobrar ou até triplicar se você se dedicar exclusivamente às suas prioridades”, diz o especialista.

Tracy não acredita em multitasking, defende que o uso da tecnologia seja regulado pela autodisciplina e diz que a palavra-chave quando se fala em gestão do tempo é “consequência” — isto é, que uma atividade só merece ser executada se tiver efeitos a longo prazo.

Confira a seguir os principais trechos da conversa com o autor norte-americano:

EXAME.com - De um lado, a crise econômica que se arrasta há anos no Brasil produziu uma legião de desempregados. De outro, criou “sobreviventes” que preservaram seus empregos, mas acumularam funções. Qual é o seu conselho para quem precisa resolver mais tarefas em menos tempo?

Brian Tracy - A única saída para enfrentar esse desafio, que aparece não só no Brasil mas no mundo inteiro, é investir na sua própria produtividade. Na crise, é comum ter medo de ser substituído por outra pessoa mais eficiente do que você. Mas se tornar mais produtivo é mais simples do que parece.

O grande problema de hoje é que as pessoas desperdiçam tempo com coisas que não têm nenhum valor, que não produzem nenhum resultado, sem perceber. Uma das ferramentas para escapar disso é o que chamo de “Lei das Três Tarefas”.

Funciona assim: se você fizer uma lista com tudo que precisa fazer ao longo de um mês, chegará a uns 30 itens. Se analisá-los bem, descobrirá que apenas 3 são responsáveis por 90% dos seus resultados; todo o resto é perda de tempo. Quem passa muito tempo envolvido com as outras 27 tarefas irrelevantes é menos produtivo. Com isso, tem mais chances de ser demitido quando a economia vai mal.

Então pessoas que estão sempre ocupadas são menos produtivas do que parecem?

Sim. Se você está ocupado com dezenas de tarefas irrelevantes, então não está trabalhando naquelas poucas que seriam relevantes. Pessoas que “trabalham duro” estão prejudicando a si mesmas. Elas estão gastando sua energia em coisas que não têm o menor valor para a vida delas.

As pessoas realmente produtivas, por outro lado, delegam, terceirizam ou eliminam todas as tarefas que não interessam. Perguntaram para Warren Buffett, um dos homens mais ricos do mundo, qual era o segredo do seu sucesso. Ele respondeu que simplesmente dizia “não” para tudo que não estivesse ligado às duas ou três tarefas mais importantes do seu dia.

Como descobrir quais são essas três tarefas cruciais?

Pegue um papel e faça uma lista com tudo que você precisa fazer hoje. Faça então a seguinte pergunta: se eu pudesse fazer só uma coisa, qual seria? Então comece a trabalhar nela, e apenas nela, até concluí-la. Use esse mesmo raciocínio para determinar as outras poucas atividades que realmente precisam ser feitas. As empresas não querem pessoas que concluem muitas tarefas, elas querem pessoas que trazem resultados. O seu rendimento vai dobrar ou até triplicar se você se dedicar exclusivamente às suas prioridades. 

O que é uma prioridade?

Uma prioridade é algo que levará você até a realização do objetivo mais importante da sua carreira. Uma não-prioridade é algo que não aproxima ou até afasta você desse objetivo.

Há objetivos de curto prazo, que exigem providências imediatas. Para identificá-los, a pergunta essencial é: qual é o emprego mais valioso do meu tempo agora? Reconheça essa tarefa crucial e faça-a imediatamente. Cada minuto de cada dia importa.

Já os objetivos de longo prazo são aqueles que têm enorme consequência para a sua carreira. Para resumir, faça a seguinte pergunta: qual é a coisa mais importante que eu preciso fazer hoje para atingir o meu objetivo mais importante no longo prazo?

Uma tendência natural dos seres humanos é adiar trabalhos difíceis, intrincados ou aborrecidos. Seu livro defende o oposto, isto é, que se comece sempre pelo que há de mais desagradável na lista de tarefas. Como encontrar motivação para isso?

Gosto de dizer que a primeira coisa que você deve fazer pela manhã é “comer um sapo vivo”. Esse “sapo” é a sua tarefa mais complicada, mais assustadora. Persevere até ela estar 100% pronta. Por que alguém faria isso? Porque, ao final, a pessoa terá a satisfação de saber que aquilo foi a pior coisa que poderia acontecer com ela naquele dia.

Ao se livrar do que é difícil, o seu cérebro vai liberar endorfina e você se sentirá maravilhosamente bem, cheio de energia. A sensação de motivação será tão grande que você chegará a ter vontade de começar uma nova tarefa.

Adiar trabalhos desagradáveis também dá prazer, daí a razão de existirem tantos procrastinadores crônicos...

Sim, é verdade. Mas isso traz felicidade? O filósofo Aristóteles já dizia no século 4 a.C. que o propósito da vida humana é ser feliz. Se eu começo e termino uma tarefa, isso me proporciona uma enorme felicidade. É algo que traz auto-estima, energia, entusiasmo, bem-estar. É por isso que pessoas altamente produtivas são muito mais felizes nos seus empregos do que as improdutivas.

Quando você experimenta isso, acabará fazendo isso todos os dias e se sentirá realizado. Em vez de procrastinar, você vai se sentir motivado a realizar cada vez mais coisas. A produtividade vira um hábito.

Se por um lado a tecnologia facilita e agiliza certos trabalhos, por outro cria distrações quase irresistíveis. Basta ver o tempo gasto em redes sociais, por exemplo. Como usar apenas o lado benéfico da internet?

O propósito de todo avanço técnico é diminuir o tempo e a energia necessários para fazer alguma coisa. O objetivo é aumentar a nossa qualidade de vida. O problema é que a tecnologia também ajuda você a realizar atividades de baixo valor, que no fim das contas resultarão em desperdício de tempo, frustração e infelicidade. A sua disciplina e sua capacidade de planejamento é que vão determinar o bom uso desses recursos. Você precisa saber o que é preciso fazer, ou realmente vai se perder com distrações.

É possível ser mais produtivo realizando várias tarefas simultaneamente?

Há muita pesquisa sobre isso e a resposta é não. Não somos capazes de fazer “multitasking”, na verdade isso nem existe. Nós apenas alternamos tarefas. Esse revezamento da nossa atenção é péssimo para a produtividade. Quem faz uma coisa por vez acaba realizando muito mais.

Isso porque, se você tira o olhar de uma tarefa para fazer outra, demorará cerca de 20 minutos para voltar à sua missão original. Ou seja, se você ficar interrompendo o tempo todo um determinado trabalho, você demorará muito mais para completá-lo. As interrupções causam cansaço e, no fim, frustração. Por isso, em vez de fazer “multitasking”, tente se concentrar numa única tarefa, sem interrupções, ignorando todo o resto.

Como o senhor descreveria o jeito perfeito de começar um dia de trabalho?

Na verdade, tudo começa na noite anterior. Planeje tudo o que você precisa fazer no dia seguinte e organize os seus itens numa lista. Eu sugiro o método ABCDE, que é simplesmente pôr uma dessas letras ao lado de cada tarefa. O critério tem a ver com a palavra-chave da administração do tempo: “consequência”.

A tarefa A é aquela que terá grandes consequências positivas para você se for concluída. A tarefa B é aquela que terá consequências, mas não tão grandes quanto as de A. A tarefa C é aquela que não trará quase nenhuma consequência. A D é aquela que você pode delegar. A E é aquela que você pode eliminar.

Quando chegar ao escritório pela manhã, pegue sua lista e comece a trabalhar em A. Não veja mensagens nem se ocupe com mais nada até concluí-la. Quando isso acabar, aí você pode dirigir a sua atenção para outras coisas e saber que o maior desafio do dia já passou.