Estima-se uma perda de produtividade de 1 trilhão de dólares todos os anos por conta de depressão e ansiedade dentro das organizações, segundo o relatório “Diretrizes sobre Saúde Mental no Trabalho”, publicado pela Organização Mundial da Saúde (OMS), em 2022.

“Infelizmente, as pessoas estão cada vez mais doentes nas organizações e os principais gatilhos de burnout estão relacionados a falta de autonomia, falta de colaboração e suporte da liderança e da equipe, mas a boa notícia é que a adoção de metodologias ágeis pode ser crucial para combater esse desafio de produzir mais sem impactar o bem-estar,” afirma Carolina Kia, CEO da Bud, software de gestão do trabalho.

Formada em administração de empresas pela USP, com especialização em antropologia e estudos sobre estratégias de negócio pela Universidade de Stanford, EUA, e educação executiva pela Universidade da Califórnia, EUA, Kia trabalha há mais de 10 anos com consultoria no Brasil e fundou a primeira empresa, a Weme, em 2017, apoiando mais de 300 empresas com lançamento de produtos digitais.

“Com os trabalhos da Weme percebi que os líderes tinham um desafio enorme de ter um time mais produtivo, mas de uma forma saudável. Foi aí que surgiu o desafio de estudar a produtividade dentro das organizações”, diz Kia, que já palestrou no TEDx sobre a habilidade de estar presente.

Ao ouvir líderes de diferentes companhias, Kia, junto com o seu time, identificou que as empresas tentam trazer o bem-estar por meio de benefícios como academia e massagem. “Entretanto, os gatilhos estão atrelados à gestão e à rotina dos times, ou seja, o caminho para resolver o ganho da produtividade não está fora do trabalho, e sim dentro. Quando a pessoa não está bem, ela não consegue dar o que tem de melhor.”

Foi assim que em 2020 Kia criou a Bud, empresa que apresenta metodologias ágeis de produtividade para diferentes empresas. Hoje, a consultoria conta com 6 mil usuários de aproximadamente 40 empresas. “O que mais ouvimos dos profissionais é que tudo é urgente, que estão sempre atrasados e que tudo é para ontem. Por isso criamos uma consultoria para mostrar para as empresas como uma equipe pode ser mais produtiva por meio de estratégias e operações ágeis sem renunciar ao bem-estar.”

A busca por profissionais produtivos e saudáveis é um desafio para líderes de pequenas, médias e grandes organizações. E parece que fica ainda maior quando há mudança de emprego, cargo ou até mesmo na volta de um período de descanso, como férias ou feriado prolongado.

“Quando deixamos o período das férias e das folgas, que normalmente é marcado pelo bem-estar, voltamos à rotina de responsabilidade do trabalho que pode gerar ansiedade, insegurança e, em muitos casos, até depressão. Certamente, o uso de algumas metodologias de produtividade pode ajudar tanto o líder quanto o funcionário a retomar o ritmo do seu serviço de forma saudável”, diz Kia.

A Exame conversou com a consultora que destacou 5 métodos para melhorar a produtividade – três métodos podem ser usados de forma individual e dois em time – os quais podem ser aplicados inclusive agora, pós-feriado do Carnaval.

Metodologias que podem ser usadas de forma individual

• Pomodoro

Em um mundo repleto de reuniões e atividades, dedicar blocos de tempo para se concentrar profundamente em uma única tarefa pode ser revolucionário. É o que prega a metodologia Pomodoro, criada pelo italiano Francesco Cirillo na década de 80.

O nome “pomodoro” foi inspirado em um cronômetro no formato de tomate que Cirillo usou para controlar o seu tempo nos estudos da faculdade.

O método do italiano incentiva períodos de foco intenso de 25 minutos alternados com breves intervalos, ajudando a manter a mente fresca e aumentando a capacidade de concentração ao longo do dia.

“Esse método sugere separarmos um tempo, não necessariamente 25 minutos, para realizar apenas uma atividade, e depois descansar por 5 minutos. A ideia é intercalar o tempo de folga com o de trabalho”, diz Kia.

• Get things done

O método de produtividade GTD surgiu em 2001 pelo consultor americano David Allen, que publicou o livro “A arte de fazer acontecer: O método GTD - Getting Things Done: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse”.

Esse método busca uma maneira prática de trabalhar com mais foco e menos estresse e para isso algumas medidas podem ser consideradas para o dia a dia, como fazer uma lista do que precisa fazer no dia e destacar as prioridades:

“O primeiro passo com esse método é anotar tudo o que tem para fazer no dia e depois você classifica por prioridades”, diz Kia. “O próximo passo é estabelecer prazos de acordo com as prioridades e executar o cronograma.”

• Mindfulness

Conhecida no Brasil como metodologia de “Atenção Plena”, o Mindfulness tem origem na cultura budista, e trata-se de um método milenar que ficou mais conhecido com as técnicas de respiração.

“Um estudo de Harvard de 2010 mostrou que quase 50% do nosso tempo estamos fisicamente em algum lugar, mas a nossa mente está vagando, ou seja, perdemos muito em produtividade, porque não exercemos o estado de presença. Por meio da respiração é possível voltarmos para a atenção plena e assim focar na atividade que precisamos desempenhar no momento.”

O mais comum, segundo Kia, é a pessoa separar um momento para respirar durante as manhãs, para começar o dia com mais foco, mas se durante o dia a crise de ansiedade apertar, ela sugere realizar um ou dois minutos de respiração profunda. “Fazer pausa e praticar técnicas de respiração pontuais podem trazer a sua atenção para o presente.”

Metodologias para serem usadas em time

• Kanban

Criado em 1953 pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno, o Kanban se baseou no processo da linha de produção de veículos da Ford. A ideia desta metodologia é usada muito para estabelecer a rotina dos times e execução de projetos. Um os principais exemplos é a reunião semanal com a equipe para definir as prioridades da semana.

“Na reunião semanal, por meio de um quadro simples com colunas de “a fazer, fazendo e feito, é possível visualizar o fluxo de trabalho, identificar gargalos e priorizar tarefas de forma dinâmica, organizada e colaborativa. No final da semana é comum realizar a retrospectiva, em que entende onde avançamos e o que precisa ser finalizado”, diz Kia.

• OKR (Objectives and Key Results)

O foco do OKR é definir estratégia em equipe para alcançar resultados de forma saudável. Trata-se de uma metodologia inicialmente popularizada pelo Intel e mais tarde, na década de 70, foi adotado por empresas do Vale do Silício, EUA, como o Google. É uma metodologia de definição de estratégia simples, transparente e colaborativo, que ajuda as empresas a alinhar objetivos e resultados-chave em todos os níveis, diz Kia.

“É uma forma de definir com o time, seja em ciclos anuais ou trimestrais, quais são as metas e resultados chave mensuráveis, assim os funcionários ganham um senso de direção e propósito, focando no que realmente importa para o crescimento do negócio.”

Como exemplo, Kia comenta que até em casos extremos, como enfermeiros e médicos que lidam com risco de vida, é necessário avaliar qual paciente precisa de atendimento prioritário. “Nem tudo será prioridade. Temos que avaliar o que está alinhado com os resultados que queremos atingir.”

Empresas que adotam metodologias ágeis, como a OKR, conquistam mais de 30% em ganho de eficiência, satisfação do cliente, engajamento e desempenho, afirma Kia, que reforça que a construção dessa metodologia dentro de uma empresa é extremamente colaborativa.

“Normalmente é realizada uma reunião com a equipe e a partir da orientação que vem da liderança, o time define quais são as prioridades e os indicadores que precisam usar para atingir a meta”, diz Kia.

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