A sensação é familiar. Você chega no trabalho na segunda-feira de manhã e, enquanto o computador liga, se pega pensando: por onde eu começo hoje? Ou pior ainda! Você se senta, franze a testa e sente aquele no estômago: o que será que estou esquecendo?

No dilúvio informacional do ambiente profissional moderno, é preciso ter um sistema pessoal para organizar suas tarefas e responsabilidades. O tipo de sistema varia de pessoa para pessoa: e-mails, cadernos, lembretes do Google, post-its espalhados pela mesa.

O que o empreendedor Tiago Forte propôs em um artigo recente para o Quartz foi reservar um tempo para criar um sistema sustentável e semanal, que possa guiar sua semana através de uma checklist simples.

Naturalmente, as rotinas das pessoas são muito diferentes entre si e o que funciona para Forte pode não funcionar para outro.

O que funciona para qualquer um, no entanto, é tirar quinze minutos ou trinta minutos para rever compromissos, enxergar o que vem pela frente e se planejar sem estresse.

Para exemplificar os benefícios desse planejamento, Forte utilizou sua própria checklist, que é dividida em três partes:

1.Triagem de urgência (descobrir o que precisa ser feito agora)
2.Manutenção preventiva (o que não é urgente ainda mas não pode cair pelas frestas)
3.Plano de ação (o que fazer ao longo da semana)

“Ela consegue lidar com qualquer tipo de informação, de qualquer fonte, em qualquer quantidade, durante qualquer período de tempo”, garante.

Antes de começar, é preciso avisar que o sistema de Forte é praticamente todo digital. Para se organizar ele utiliza quatro aplicativos e/ou plataformas digitais:

*Um calendário digital, como o Google Calendar
*Um gerenciador de tarefas, como o Todoist ou Wunderlist
*Um aplicativo para guardar leituras e outras coisas para depois, como o Evernote, que oferece “cadernos virtuais”, Microsoft OneNote ou Google Keep
*Um aplicativo para guardar referências para projetos e outros interesses, que pode ser o mesmo usado no item anterior

O bom é que, atualmente, é possível sincronizar grande parte desses serviços digitais com outros, como caixas de e-mail, e assim tornar o processo inteiro mais ágil e atualizado.

Como funciona essa revisão semanal?

Passo 1: zerar a caixa de e-mails
Forte começa limpando a caixa de entrada (a partir dos e-mails mais antigos) e vai encaminhando-os para os aplicativos apropriados. É uma tarefa, um evento, algo interessante para ler depois ou que tem a ver com algum trabalho?

“Eu não estou fazendo nada, só decidindo o que precisa ser feito. Esse é um ponto-chave e que me permite processar centenas de e-mails de uma vez”, avisa.

Passo 2: checar o calendário
Para lembrar de coisas que aconteceram e vão acontecer, ele avalia onde esteve nas últimas duas semanas (e se há algum follow up a fazer) e o que vem ao longo das próximas quatro. Assim, ele consegue se antecipar e se preparar para o que está por vir.

Passo 3: registrar anotações e outros papeis
Há algum cartão de negócios perdido? Então vai para o app de referências. Há algum filme que vai estrear ou jantar marcado? Vai para o calendário. Alguma ideia de negócios que você anotou num papel no ônibus? Tire uma foto da página ou anote o que está escrito e guarde no app correspondente.

E por aí vai. Depois, para não acumular papeis desnecessariamente e realmente limpar a mesa, Forte os picota. (Melhor seria reciclar, na verdade.)

Passo 4: Zerar o desktop e a página de downloads do computador
Às vezes você abre seu desktop e ele está tão coberto de arquivos que nem dá para ver o papel de parede. Forte semanalmente faz a limpeza necessária aqui e na pasta de downloads também.

A triagem é simples: se não virar tarefa ou referência, vai para o lixo.

Passo 5: checar transações financeiras
“Incluo isto aqui para ilustrar que, uma vez que sua revisão semanal esteja estabelecida, pode servir como plataforma para qualquer outro hábito ou rotina que você gostaria de ter”, explica ele, que utiliza uma carteira virtual como o GuiaBolso.

Outros exemplos que podem acabar na sua checklist incluem revisão de objetivos, intenção semanal, alongamento ou planejamento de compras no supermercado. Depende do que você precisa!

Passo 6: processar o que foi parar nos aplicativos
Agora é hora de entrar em cada um dos aplicativos, que já estão cheio de novidades nesse momento, e organizá-los ainda mais.

No caso do Evernote, plataforma que Forte utiliza para guardar suas referências e leituras, é preciso entrar ali para separar cada coisa no “caderno” virtual apropriado, por tópico ou projeto.

No caso do gerenciador de tarefas, ele as prioriza e checa quais são as ações necessárias, seja falar com alguém, resolver um problema de uma área ou planejar uma estratégia para um dado projeto, e quando devem estar feitas.

Dessa maneira, agenda diária daquela semana vai se formando.

Passo 7: destacar o que precisa de follow up
Dentro das tarefas que chegaram ao gerenciador de tarefas, ele adiciona a etiqueta “esperando por:”, seguido do item e da pessoa.

Assim, fica mais fácil encontrar onde estão os follow up depois e quem precisa ser cobrado.

Passo 8: refletir sobre as tarefas da semana
Antes de mergulhar nas necessidades do dia, que já estão na caixinha que grita “hoje” do gerenciador de tarefas, Forte tira um tempo para focar no que importa mais: quais são os projetos mais importantes daquela semana, como estão alinhados a longo prazo e como refletem seus valores e propósitos.

Assim, a mentalidade não é aquela de sair apagando incêndio para dar o satisfatório OK em uma tarefa feita, mas de lembrar que existe um horizonte além das urgências do dia a dia e que elas, aliás, já estão previstas.

“O que me resta depois é uma lista sequencial, priorizada, claramente formulada e concisa de tarefas para a semana, agrupada por projeto e disponível em qualquer aparelho”, resume.

E embora ele assuma que começar a se planejar dessa maneira seja difícil, garante que vale a pena.

“Ao tirar um tempo para tomar a decisão de um lugar com perspectiva e equilíbrio e cheio de informações, você pode garantir que não está apenas reagindo às demandas do momento.”

Além disso, continua Forte, é uma questão de respeito por si mesmo e por seu próprio tempo.

“Você se planeja e aparece em todas as reuniões com pessoas em quem você confia e respeita. Por que não começar a ter uma reunião semanal com a pessoa mais importante em sua vida – você?”

• Este artigo foi originalmente publicado pelo Na Prática, portal da Fundação Estudar