Faça o teste: no próximo dia em que for trabalhar, repare em quantas vezes você será interrompido por alguém enquanto está concentrado em alguma tarefa. Em alguns casos, o número passa das centenas. Por que isso é um problema?

Professora da University of California de Irvine, Gloria Mark é especialista quando se trata dos efeitos de distrações e interrupções no escritório. Suas pesquisas começaram a chamar atenção em 2006, mesmo antes da popularização de smartphones, graças a uma descoberta surpreendente: a jornada de trabalho tem mais a ver com minutos do que com horas.

Não entendeu? Enquanto costumamos pensar em nossa rotina como dias trabalhados ou até mesmo horas trabalhadas, o que de fato deveríamos estar avaliando – pois impacta mais nossa produtividade – são os minutos trabalhados. Mais precisamente, os minutos seguidos trabalhados.

Em uma entrevista à Gallup, a pesquisadora contou que, após observar e literalmente cronometrar as rotinas de diversos funcionários, descobriu que o tempo médio que as pessoas passam fazendo algo antes de uma interrupção é de apenas três minutos e 5 segundos. Ou seja, em muitos ambientes, esse é o máximo de tempo que as pessoas permanecem concentradas em algo…

O que (ou quem) interrompe

Mesmo nas horas comerciais, é importante afastar-se do trabalho de vez em quando. Mas pausas (tem também os que preferem chamar de ‘breaks’) são bem diferentes de distrações e interrupções. As pausas são focadas e deliberadas. Já as distrações e interrupções te pegam desprevenido e tiram todo o foco da sua tarefa inteiramente.

Elas podem ser são dos mais diversos tipos, e não se restringem às causadas por fatores externos, como emails constantes, telefonemas e colegas de trabalho que chegam na sua mesa com “perguntas rápidas” que levam toda a manhã. O smartphone, e suas infinitas possibilidades de distração, do Whatsapp ao Instagram, também é responsável por uma grande fatia daquilo que nos distrai. Na verdade, segundo a pesquisadora, 44% das vezes a interrupção vem do próprio indivíduo.

Enquanto o foco contínuo por horas a fio é um mito, o cenário que temos diante de nós é de extrema desatenção, mesmo quando não percebemos isso. “Você acha que fica na frente do computador por muito tempo, mas não é verdade. Normalmente está ali brevemente antes de fazer outra coisa.”, explica Mark.

Ela suspeita que isso tenha a ver com a teoria da gratificação instantânea, que diz que muitos de nós temos uma dificuldade natural em adiar aquilo que nos dá prazer imediato. Mas se a razão para isso ainda não é clara, o custo das interrupções é: a troca incessante de tópicos causa estresse e atrasa (ou impede) a realização de tarefas que poderiam ser muito mais rápidas.

“É a sensação de não conseguir acompanhar o ritmo”, resumiu.

É uma situação familiar para muitos. Mais um dia de trabalho chega ao fim e a impressão é que a pilha de tarefas só aumentou. Para ajudar quem se vê nessa situação, o Na Prática já criou até um curso por e-mail, o "Life hacks para fazer seus dias renderem mais".

Segundo a pesquisa conduzida por Mark, são precisos cerca de 25 minutos para retomarmos nossa atenção plena em alguma tarefa depois de sermos interrompidos. E concentrar-se novamente na tarefa original exige esforço cognitivo que, por sua vez, traz mais estresse.

As interrupções que drenam a produtividade no escritório também trazem consigo outra consequência perversa, que ela chama de ‘trabalho invisível’: aquele que seus colegas não veem, como trabalhar fora do expediente ou durante o fim de semana para se manter em dia com as demandas.

O que fazer no ambiente de trabalho

Para Mark, existem algumas formas criativas e outras bastante tradicionais para driblar essa tendência a distrações e interrupções.

Primeiro, para nos blindarmos das distrações que nós mesmos causamos, é importante entender como interagimos com o nosso espaço de trabalho e buscar otimizá-lo. Pense tanto nos espaços físicos quanto tecnológicos.

Será que o melhor lugar para deixar o celular é na mochila ou ao lado do teclado? Existe um lugar mais isolado no seu escritório onde você possa ir eventualmente para se concentrar em tarefas que demandam mais atenção? Você possui notificações por push de sites de redes sociais (ou do seu próprio email corporativo)? Recebe notificações de mensagens na tela bloqueada do celular? É importante refletir sobre tudo isso, para entender o que realmente te atrapalha e remediar.

Da mesma forma, evitar as interrupções constantes de colegas de trabalho demanda tanto atitudes individuais como ajustes na cultura de trabalho da empresa. Do lado individual, praticar técnicas como a Pomodoro pode ajudar – mas desde que você deixe claro para os seus colegas que, naquele momento, só pode ser interrompido por questões muito urgentes. Isso pode ser feito tanto com aplicativos que colocam um pequeno alerta, na forma de timer, na tela do seu computador, ou com plaquinhas simples de papel dizendo “Estou em Pomodoro”.

No final das contas, o melhor truque é mais antigo que qualquer dispositivo eletrônico: autoconhecimento. Entender em que ambientes você costuma ser mais produtivo, impor limites ao que tira sua atenção, como uso de internet e celular, e criar seus próprios sistemas que informem seus colegas sobre o momento de concentração são algumas ideias.

Também é importante manter-se firme em seu objetivo. “Seja disciplinado”, resumiu a professora.

Confira o vídeo abaixo para saber se você está desperdiçando o seu tempo e como conquistar de volta a sua produtividade:

* Este artigo foi originalmente publicado pelo Na Prática, portal da Fundação Estudar