Por Claudia Matarazzo

Desde que o telefone foi inventado, 123 anos atrás, em 1876, o mundo mudou muito. A partir dos anos 90, cada vez mais gente se comunica por e-mail, em vez de esperar alguém tirar o fone do gancho ou a linha desocupar. Bem, isso é sinal de que o telefone ficou ultrapassado. Certo? Não. Bem errado. Por ser um meio de comunicação que fica na metade do caminho entre o pessoal e o impessoal, o telefone continua imprescindível, uma ferramenta de trabalho que deve ser operada com sabedoria e para a qual existem, sim, regras de boa educação.

Fale ao telefone, apenas

Por mais estranho que pareça, um telefonema requer mais concentração do que uma conversa ao vivo. Por telefone, a expressão facial e a linguagem corporal se perdem. Precisamos, portanto, usar nossa sensibilidade para interpretar o tom de voz e as sutilezas do que está sendo dito. Qualquer ruído estranho na linha (literalmente) pode ser deselegante ou comprometedor. Por isso, durante uma ligação, jamais aproveite para fazer um lanche, digitar anotações ou assinar documentos. Os aparelhos são sensíveis, o interlocutor percebe qualquer movimento estranho e vai concluir que você não está dando atenção a ele. Para evitar constrangimentos, concentre-se na conversa, e apenas nela.

Estabeleça prioridades

A cena, infelizmente, é comum: você está em reunião na sala de um sujeito e ele atende a três chamadas urgentes em meia hora. Em cada uma gasta só 3 ou 4 minutinhos. Ao desligar, se desculpa com ar de chefe superocupado. Pronto: lá se foram 12 minutos de sua preciosa meia hora. É um mistério por que isso acontece. Você está lá face a face, marcou a reunião com antecedência, mas quem telefona acaba tendo prioridade sobre a sua pessoa ali. É o cúmulo da falta de consideração e da inversão de valores, não é mesmo? Por isso, evite o telefone quando estiver com outra pessoa na sala.

Imagem é tudo

A mensagem gravada na secretária eletrônica diz muito a seu respeito. O tom de voz é tão importante quanto a mensagem em si. Voz soturna ou festiva passam uma imagem ruim. Fundos musicais e gracinhas não combinam com negócios.

Anote recados

Todo mundo já ligou para alguém e ouviu a secretária dizer Lamento, ele está em reunião ou Está fora da empresa . Pode até ser verdade, mas o que parece, de acordo com o jeito com que a pessoa falou, é que ela não quer falar naquele momento com quem a está procurando. Se o diretor ou presidente estiver mesmo ocupado, informe ao menos onde ele está, quando volta e quando vai retornar a ligação. Com isso, mostra-se boa vontade e organização. Importante: mesmo que você não consiga retornar a ligação no mesmo dia, peça que alguém o faça e marque uma outra hora conveniente para as duas partes.

Alô, sou eu

Se é você quem atende o telefone, redobre a atenção. Com a correria do dia-a-dia a tendência é de atender latindo. Para evitar isso, espere mais um toque para organizar os pensamentos. Se uma segunda linha toca enquanto está falando, atenda e peça à pessoa da segunda ligação para esperar um pouco. Se não der para falar naquele momento, diga que voltará a ligar. E ligue mesmo.

Quando não dá para evitar

Às vezes não tem jeito e temos que atender alguém na frente de terceiros. Tudo bem. No entanto, procure fazê-lo com discrição. Nada de gestos, caretas ou comentários tapando o bocal. Isso pega mal. Por outro lado, quem testemunha qualquer conversa ao telefone deve, literalmente, ficar surdo, e depois mudo. Comentar depois, nem pensar.

#Claudia Matarazzo é jornalista e autora de livros sobre comportamento como "Etiqueta sem frescura" e "Gafe não é pecado"