A agenda de Elon Musk, presidente da Tesla, é toda dividida em pequenas janelas de 5 minutos, que são preenchidas meticulosamente todos os dias. É a forma que o empresário encontrou para planejar cada instante da sua movimentada rotina.

O hábito pode ser aproveitado para quem deseja administrar seu tempo com mais precisão, e evitar que certas tarefas consumam tempo demais, por exemplo. Ao estabelecer limites exatos para as suas horas produtivas, você consegue perceber oportunidades para otimizar reuniões, eliminar atividades desnecessárias e encontrar mais tempo para sua vida pessoal.

O CEO do Google começa todas as suas manhãs com uma bela omelete, uma xícara de chá e as notícias do dia. “Eu não funciono muito de manhã, então preciso de um tempo com o jornal e o chá para ir despertando”, explica Sundar Pichai ao site Recode.

Não que você precise fazer exatamente o mesmo: essa é apenas a rotina que funciona para Pichai. O importante é ter algum tipo de ritual matinal. Isso porque as primeiras horas do dia são nobres: se você tiver uma manhã agradável, sentirá mais energia e disposição para enfrentar as tarefas que esperam por você.

A chanceler alemã Angela Merkel nunca toma decisões apressadas. “Para mim é importante deliberar todas as opções (...), considerar diversos cenários, e não apenas experimentos teóricos dentro da minha cabeça”, disse ela à BBC.

No afã de concluir tarefas rapidamente, muitas pessoas acabam cedendo a impulsos para supostamente ganhar tempo. O efeito colateral é exatamente o oposto. Sem planejamento nem ponderação, a execução das suas tarefas pode envolver diversos erros estratégicos — e você acabará justamente perdendo tempo para consertar os problemas decorrentes da pressa.

O CEO da Amazon, Jeff Bezos, tem uma regra curiosa para administrar sua rotina: ele não faz reuniões em que duas pizzas não conseguiriam alimentar todos os presentes. É uma forma bem-humorada de dizer que ele nunca se reúne com gente demais — algo que, para ele, necessariamente gera conversas pouco produtivas.

Se você sente que sua rotina está sempre apertada, talvez valha a pena repensar o número de presentes nos seus encontros com a equipe. Além de chamar menos pessoas, é importante estabelecer objetivos claros para a discussão. Especialistas também recomendam estimar blocos de tempo precisos para cada pauta e começar sempre pelos temas mais relevantes ou urgentes.

O empresário britânico Richard Branson, fundador do Grupo Virgin, é praticante de um princípio aparentemente simples, porém poderoso: levar um bloco de notas e uma caneta a qualquer lugar que vai. Quando surge uma ideia, ele a anota imediatamente no papel. "Não sei onde estaria se não tivesse uma caneta à mão para escrever minhas ideias assim que elas me ocorriam”, escreve Branson em seu blog oficial.

Usar um bloquinho pode até soar antiquado em tempos de smartphones e tablets, mas a ciência confirma que ideias escritas em papel são mais facilmente elaboradas e memorizadas. Estudiosos das universidades de Princeton e da Califórnia dizem que, ao usar o teclado ou a tela touch de um celular, processamos a escrita de forma mais superficial do que quando desenhamos as palavras com uma caneta.

Ser capaz de se automotivar é um dos grandes diferenciais de quem supera obstáculos na carreira. A escritora britânica JK Rowling, autora da saga Harry Potter, é o maior exemplo disso. Ela conseguiu transformar inúmeras cartas de rejeição do seu projeto editorial e sérias dificuldades financeiras em combustível para não desistir de seus objetivos. Resultado: a série sobre o bruxinho se tornou um fenômeno de vendas e ela se tornou uma das pessoas mais ricas do mundo, segundo a Forbes.

Não à toa, Rowling recentemente retuitou uma mensagem da escritora Melanie Dione que traz um conselho nesse sentido: “Ei, você! Está trabalhando em algo e pensando ‘Ninguém vai assistir, ler, ouvir’. Termine de qualquer maneira”. “Houve tantas vezes nos anos 1990 em que eu precisei que alguém me dissesse isso”, comentou a criadora de Harry Potter.

Tomar decisões pode ser angustiante e cansativo. Para Mark Zuckerberg, CEO do Facebook, isso é ainda mais verdadeiro — se lembrarmos que cada escolha dele pode ter um enorme impacto sobre uma empresa de 480 bilhões de dólares.

Para simplificar sua vida, Zuckerberg decidiu adotar uma espécie de uniforme de trabalho, composto por calça jeans, tênis e uma camiseta cinza. Pode parecer um detalhe, mas com isso ele elimina uma decisão desnecessária da sua rotina: a escolha do que vai vestir todo dia.

É claro que você não precisa aplicar esse princípio às roupas, necessariamente. O interessante é buscar algum tipo de componente variável da sua rotina que pode ser transformado em uma constante. Ao cortar pequenas decisões, você poderá empregar sua energia para o que realmente importa na sua carreira.