São Paulo – A falta de planejamento, de finalidade ou de foco leva por água a abaixo qualquer reunião. Quem nunca teve a sensação de estar perdendo tempo precioso de trabalho durante uma interminável reunião, seguida por outra ainda mais longa?

O recém-lançado livro de Charlie Hawkins " O Segredo das Reuniões Produtivas" (Editora Saraiva) pretende ajudar profissionais a tornar as reuniões mais eficientes com dicas importantes para organizadores, facilitadores (que são os líderes da reunião), controladores do tempo e os demais participantes.

O autor também trata de um tema delicado: os vilões do comportamento nas reuniões. Ele selecionou 13 atitudes que atrapalham e também dá sugestões de como resolver o problema com que insiste na postura inadequada. 

E apostar em uma bronca pública, por exemplo, pode ter efeitos bem mais negativos do que o próprio comportamento repreensível. “É muito tentador atacar quem está jogando lama em tudo o que o grupo tenta realizar de positivo... Quando escolhemos esse caminho, porém, podemos dizer ou fazer coisas de que mais tarde vamos nos arrepender. Pior ainda, atacar pessoas pode deixar sequelas de longo prazo”, escreve. O foco deve ser no comportamento e não na pessoa, lembra Hawkins.

Confira então quais os piores comportamentos que podem, e geralmente aparecem, nas reuniões e as sugestões para lidar com eles:

1 Retardatário habitual

O que é: chegar sempre atrasado às reuniões.

Como lidar: A primeira sugestão do autor é começar na hora a reunião, sem esperar os “atrasadinhos”. “Depois da reunião, perguntar reservadamente por que a pessoa sempre se atrasa”, sugere Hawkins. Para quem costuma ser pontual, mas atrasou desta vez, indicar a leitura das anotações do grupo é uma forma de ajudar a pessoa a se atualizar sobre o que já foi debatido. Convocar quem tem o costume de não respeitar o horário de início para ser o facilitador da próxima reunião é uma alternativa para forçar a sua pontualidade, de acordo com o autor.

Antes de prosseguir, confira porque as reuniões se tornam chatas e improdutivas, segundo  Fernando Serra, diretor acadêmico da HSM:

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2 O disco quebrado

O que é: o costume de repetir pontos que já foram tratados

Como lidar: As anotações do grupo durante a reunião são a principal arma contra esse comportamento já que “provam” que o tema já foi tratado. Perguntar se há alguma novidade a ser acrescentada é a indicação do autor que também sugere lembrar o foco da reunião para evitar este tipo de atitude.

3 Conversas paralelas

O que são: Cochichos ou conversas em voz alta entre dois ou mais membros.

Como lidar: No livro o autor afirma que as regras básicas de uma reunião devem ser estabelecidas previamente e com o consentimento de todos. E uma das principais deve ser a premissa de que apenas uma pessoa fala por vez. Portanto, conversas paralelas pedem que se reforce a importância desta regra básica. Outra forma de acabar com os ruídos é pedir que as pessoas compartilhem suas opiniões com todo o grupo. Se nada der certo, o organizador pode andar entre os presentes na sala. “Isso normalmente interrompe qualquer discussão”, indica.

4 As histórias dos tempos da guerra

O que são: episódios contados que podem ou não ter relação com o assunto. 

Como lidar: Reforce a necessidade de manter o foco atual ou o tópico em pauta. Conversar com a pessoa que insiste em contar suas histórias durante a pausa é também uma possibilidade para tentar mostrar que não é adequado usar o tempo da reunião para este fim. Hawkins também dá uma dica que pode funcionar: “olhar para o relógio. Use a urgência do tempo como motivo para encurtar as histórias”, escreve.

5 O desperdício de tempo

O que é: levantar questões que foram tratadas nos materiais entregues antes da reunião. 

Como lidar: lembre – educadamente - que as informações estão nos materiais e siga em frente. Você pode perguntar também de que maneira as colocações daquela pessoa podem ajudar o grupo a chegar a uma solução.

6 O competidor

O que é: competir com os outros para produzir a melhor ideia.

Como lidar: “Lembrar ao grupo que o brainstorming é um esporte de equipe e que todas as ideias são válidas”, indica o autor. Anotar os comentários dos profissionais mais competitivos e colocar na memória do grupo também é uma boa pedida. 

7 A pessoa que gosta de chamar a atenção

O que é: falar alto e o tempo todo, dominando a reunião.

Como lidar: Levantar-se e andar pela sala dando a entender que está caminhando em à pessoa e em seguida mudar o rumo para outra é a sugestão do autor do livro. Pedir que esse profissional seja o secretário da reunião pode solucionar o problema já que a função pede que a pessoa tome notas durante todo o tempo. A última abordagem sugerida por Hawkins é questionar essa pessoa na pausa ou depois. 

8 O palhaço

O que é: Fazer palhaçada, imitações, desagregar o trabalho do grupo. 

Como lidar: a pausa é o momento certo de conversar com o engraçadinho de plantão. Ele deve ser alertado sobre a possibilidade de precisar se retirar caso não seja solidário com o grupo e continue atrapalhando a reunião.

9 O ausente

O que é: sair da participação ativa da reunião.

Como lidar: Peça a opinião da pessoa sobre o assunto que está sendo discutido. Mas evite coloca-lo em uma situação chata, já que ele pode estar elaborando uma ideia para em seguida apresentar ao grupo, lembra o autor do livro. Se o caso foi de timidez, a dica é dividir em pequenos em grupos e juntar os tímidos. Quando perceber uma contribuição desta pessoa, elogie, indica Hawkins.

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10 O opositor

O que é: negar, contestar, as ideias dos outros.

Como lidar: lembre ao “opositor” que uma das premissas do brainstorming é a separação entre o processo de criação de ideias o do de avaliação delas. Evite e estimule os outros a evitar linguagens destrutivas como, por exemplo: “isto está fora de cogitação”, ou “ isso jamais vai dar certo”. Hawkins sugere trocar essas frases por outras mais positivas como: “Como vamos testar sua ideia”, “como vamos fazer isso dar certo”. Veja no vídeo quais as manias que acabam com o brainstorm, segundo Gisela Kassoy:

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11 O faz-tudo ou multitarefas

O que é: verificar chamadas ou emails no celular ou no tablete.

Como lidar: Se a regra de desligar dispositivos eletrônicos já tiver sido estabelecida, lembre a todos os presentes da importância do seu cumprimento. Mensagens, chamadas e emails podem ser verificados durante a pausa.

12 O detalhista

O que é: levantar ou guardar pequenos detalhes não relevantes para a questão.

Como lidar: “sugerir que os detalhes e as dúvidas sejam colocados à parte por enquanto ( na pauta temporária) e agendar um horpario para tratar disso”, indica Hawkins.

13 O colateral

O que é :levantar novas questões não relacionadas com o foco atual.

Como lidar: Insira o problema na pauta temporária e sugira que seja abordado no fim da reunião, aconselha o autor. O tema pode ser adicionado à pauta da próxima reunião, de acordo com Hawkins.