O que uma rede varejista multinacional, uma grande empresa farmacêutica, uma dúzia de startups do Vale do Silício e um grupo de pequenos empresários de Bogotá têm em comum? Todos sofrem com os mesmos problemas: dificuldade para planejar e executar orçamentos e falta de comunicação entre departamentos.

Essa foi a conclusão de um estudo realizado pelo Aberdeen Group, instituto americano especializado em pesquisa de mercado. O estudo, apresentado no final do ano passado, entrevistou 167 empresas de todos os portes e de várias partes do mundo sobre as duas maiores dificuldades enfrentadas no dia a dia. Do total, 33% responderam que fazer orçamento é um processo demorado e que requer muitos recursos, e 31% destacaram dificuldades de comunicação entre as equipes das várias áreas.

Mas como resolver esses problemas? A mesma pesquisa apontou que um grupo específico de empresas conseguiu aumentar a produtividade em 150% e fazer suas margens operacionais mais do que duplicar ao longo dos últimos 24 meses em relação às demais organizações ouvidas. O segredo? Elas passaram a usar soluções de Financial Analytics.

Toda empresa utiliza alguma ferramenta básica para consultar dados financeiros, estimar futuras ações e depois avaliar se as metas foram alcançadas. O problema é que, no cenário atual, esses sistemas, muitas vezes baseados em planilhas, já não são suficientes. Falta uma inteligência artificial que ajude a analisar as variáveis que podem influenciar o futuro.

É aí que entra a Financial Analytics, plataforma de análise avançada de dados que fornece em tempo real informações sobre dados financeiros importantes. Ela cria a possibilidade de fazer previsões, orçamentos, identificar tendências, antecipar crises e resolvê-las de forma inteligente e confiável. Ou seja, tem tudo para impulsionar o negócio. “O planejamento orçamentário era pautado pelo passado. Hoje, sabemos que isso não é mais possível, porque os mercados são mais voláteis”, diz Carlos Moreno, professor de Inteligência de Negócios em Rede da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Não à toa, a empresa de pesquisa americana TechNavio aponta que o mercado global de Financial Analytics deverá crescer 13% ao ano até 2018. A procura está relacionada às  seguintes vantagens que a tecnologia pode trazer às empresas.

Agilidade_ As previsões dinâmicas geradas em tempo real pela ferramenta de Analytics reduzem erros e o tempo gasto na criação de relatórios. Isso torna a empresa mais eficiente e mais ágil. A tecnologia elimina a necessidade de ter muitos funcionários executando tarefas operacionais, como contas e planilhas. As ferramentas fazem isso em segundos.

As vantagens se estendem para toda a cadeia produtiva. “Automatizar essas funções libera os funcionários de tarefas repetitivas para que se dediquem àquilo que é importante”, diz o professor José Luiz Kugler, coordenador do curso de MBA em Business Analytics e Big Data da  Fundação Getulio Vargas (FGV). É importante para as empresas ter pessoas que entendam de finanças e que tenham a capacidade de usar esses dados de forma relevante para a tomada de decisão. 

Flexibilidade e segurança_ Em uma empresa com processos manuais, qualquer erro que exija uma alteração no planejamento é sinônimo de dor de cabeça. Mas os sistemas de Analytics podem simular situações a um custo baixo. “Tudo pode ser feito com simulações e modelagens para ver o resultado da decisão antes de tomá-la. Não precisa esperar aquele ciclo tão longo para perceber que fez besteira. A empresa pode reagir com mais rapidez”, diz Kugler.

As simulações também permitem incluir avaliações que levem em conta riscos financeiros além da tradicional inflação. “Uma boa governança corporativa analisa todos os riscos da empresa, como trabalhista, ambiental, de decisões incorretas, acidentes”, afirma Kugler.

Solução integrada_ O sistema força uma conexão das operações ao reunir planejamento e análises preditivas em um único estudo. Segundo Kugler, isso evita o envolvimento de vários departamentos para realizar um projeto. Os orçamentos, então, são feitos de forma mais intuitiva e pró-ativa. “A grande vantagem é tornar a gestão financeira mais inteligente e mais integrada com as operações. Assim, a empresa pode usar a infraestrutura que tem da forma correta”, afirma Kugler.

Competência analítica_ O que faz a diferença atualmente é o desejo de a empresa ter mentalidade analítica, com a possibilidade de avaliar modelos e simulações antes de tomar uma decisão importante. “Antes as empresas tinham uma cultura nos setores financeiro e orçamentário voltada para controle. Hoje elas estão mudando para uma cultura de análise”, diz Kugler. Para ele, a cultura das finanças e controladoria sempre foi muito focada. Mas agora deve se tornar experimental e ousada, diante da possibilidade de testar no sistema diversas possibilidades e ver o que realmente funciona antes de colocar em prática. 

Tomada de decisão_ Na pesquisa da Aberdeen, 30% das empresas destacaram a falta de acesso a dados relevantes para a tomada de decisão. Sem acesso às métricas e a dados de desempenho, os líderes não podem fazer análises preditivas que reflitam as atuais condições do negócio. “Ao usar uma ferramenta analítica, o profissional sai de seu mundo só das finanças e começa a ter uma visão global dos impactos das decisões”, afirma Kugler. É um processo de mudança cultural, pois os dados criam um novo contexto. 

Custo benefício_ Mas quanto custa ter uma tecnologia tão bem arquitetada para a área financeira? O que antes era privilégio de grandes corporações hoje é acessível a um número muito maior de empresas. Existem soluções de Analytics que utilizam ambiente em nuvem com modelo de assinatura. Ou seja, dispensam o uso de licenças caras ou de grandes servidores. 

Mas vale ressaltar que a automação não substitui a contribuição do tomador de decisão. Ela força as empresas a explicitar regras e mudar a maneira de pensar. “A automação é uma tendência inevitável e irreversível. Os gestores precisam assumir esse processo e trabalhar de forma inteligente”, diz Kugler. Em um mundo cada vez mais complexo, só os mais ágeis e mais adaptáveis resistirão. Usar ferramentas para administrar melhor a empresa tornou-se uma questão de sobrevivência.

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Produzido por Estúdio ABC