São Paulo — Em 2013, o prédio de sete andares da subsidiária brasileira da empresa química Dow, na capital paulista, ficou pequeno para acomodar cerca de 150 novos funcionários. Em vez de alugar um andar no prédio vizinho, a decisão foi rearranjar o mesmo espaço para acomodar mais gente.

“Além de reduzir custos, aproveitamos para replanejar o escritório de modo a aumentar a produtividade e o bem-estar das pessoas”, diz Daniel Pedrozo, líder de projetos da área de facilities. Uma pesquisa revelou que 25% dos 600 funcionários iam pessoalmente ao escritório somente oito vezes ao mês — nesses dias, ocupavam suas mesas por meio turno.

Em paralelo, um levantamento para redimensionar espaços comuns apontou que diversos aspectos do ambiente de trabalho prejudicavam a produtividade. Um exemplo: na maioria das vezes, a demora para encontrar uma sala de reunião disponível chegava a 15 minutos. Hoje, o tempo médio é de apenas 5 minutos.

Com as mudanças, a Dow ganhou o equivalente a 28 dias a mais de trabalho: o mesmo que 2,5 milhões de dólares, o que corresponde ao custo dos 52 minutos perdidos diariamente pelos 735 empregados ao longo de um ano.

Influenciadores contra rumores

Desde a decisão da mudança, 50 funcionários — três de cada área e com ótimo networking na empresa — foram instruídos a espalhar as novidades como algo positivo. 

Protocolos para educar

Boas práticas para usar os novos espaços, como não deixar objetos pessoais nas mesas flexíveis, foram divulgadas em e-mails e TVs internas desde o início até após a reforma.

Transição planejada

A empresa criou dois espaços de transição, batizados de pulmões, onde grupos de até 160 pessoas ficavam durante as três semanas da reforma de cada andar.

Treinamentos livres

Sessões de treinamento em vários horários ajudaram a manter a produtividade dos funcionários. As equipes levaram de um a três meses para se acostumar ao novo ambiente.

Resultados

Com o investimento de 5 milhões de dólares em 15 meses, a Dow calcula economizar 10 milhões de dólares em cinco anos. A capacidade da sede aumentou de 600 para 1 150 pessoas. O novo ambiente de trabalho proporcionou o ganho de 52 minutos por dia por funcionário.