Desde o primeiro dia deste ano, supermercados, postos de combustíveis e varejistas que faturaram 100 mil reais ou mais em 2015 no Estado de São Paulo estão obrigados a substituir seu Emissor de Cupom Fiscal (ECF) pelo Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) de cupons fiscais eletrônicos. A obrigatoriedade vale para estabelecimentos que não tiverem uma solução fiscal implantada ou que tiverem impressoras fiscais com mais de cinco anos de uso contados a partir da primeira lacração. Essa é a quinta etapa do cronograma estabelecido pela Secretaria da Fazenda, que, desde julho do ano passado, determinou que farmácias, minimercados, lojas de materiais de construção, entre vários outros setores do varejo, realizassem a substituição.  

Por 20 anos, a impressora fiscal, nome popular do ECF, foi o produto mais recomendado para controlar impostos no varejo paulista, lembra Eros Jantsch, CEO da Bematech by TOTVS. Esse produto, no entanto, não envia informações no formato XML e não é conectado à internet, o que gera dificuldade para o controle da Secretaria da Fazenda de São Paulo, além de retrabalho para os contadores. “Vivemos em um mundo conectado, online, e é natural que essa evolução se aplique às tecnologias de controle fiscal do varejo”, afirma Jantsch.

Foi com o objetivo de padronizar o processo de envio de dados que o SAT surgiu. Trata-se de um equipamento online responsável pela geração, autenticação e transmissão do cupom fiscal eletrônico (CF-e) que independe de qualquer intervenção do varejista. Basta que ele emita o documento fiscal pelo equipamento. “O SAT armazena e envia as informações, mas não faz a impressão dos cupons”, diz Jantsch. Para a impressão dos comprovantes de venda, o varejista continuará utilizando uma impressora convencional.

Outro benefício está no fato de o SAT ter memórias internas reaproveitáveis, podendo reter informações de, pelo menos, dez dias. “Imagine que um estabelecimento tenha a conexão à internet suspensa por qualquer motivo”, diz Jantsch. “Ele não perde nenhum dado gerado em todo esse período e, assim que a conexão for restabelecida, a transmissão das informações pode ser feita com segurança.”

A terceira grande vantagem é que o SAT pode ser utilizado em rede, o que significa que os varejistas não precisarão mais instalar um equipamento para cada caixa registradora, já que ele pode ser compartilhado por vários caixas e impressoras. “Dependendo do tamanho da rede, a economia pode ser bem considerável”, afirma Jantsch.  

De acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, desde o início da obrigatoriedade até o dia 10 de dezembro foram transmitidos ao Fisco paulista 158 milhões de cupons fiscais eletrônicos (CF-e) por meio de equipamentos SAT. Segundo a secretaria, esse número está condizente com suas expectativas e vem crescendo exponencialmente a cada dia. Ainda assim, Jantsch acredita que muitas empresas podem não estar totalmente informadas sobre a obrigatoriedade da substituição e, por isso, estejam correndo o risco de serem autuadas.  

Ele lembra que os documentos fiscais emitidos por ECF com data de utilização expirada são considerados inábeis e deixam o emissor sujeito a multa equivalente a 2.355 reais por documento. Para quem não tem certeza se a data de validade do ECF está expirada, a dica é consultar o site da Secretaria da Fazenda de São Paulo. No menu “Serviços Mais Acessados” está a opção “Posto Fiscal Eletrônico - Serviços Eletrônicos”. Para fazer a consulta, é necessário ter nome de usuário e senha.

“As empresas precisam se preparar para o SAT porque ele não é exatamente uma solução plug and play”, afirma Jantsch. “Quem estiver desinformado pode já ter perdido o prazo.”  

Foi o que aconteceu com Emanuel Pereira, proprietário da Confeitaria D’Fátima, que não conhecia a obrigatoriedade quando saiu em busca de uma solução para melhorar seu controle de caixa e conheceu o SAT, em janeiro deste ano. “Ainda usava aquelas notinhas manuais, sem qualquer controle ou impressão eletrônica”, diz Pereira. Durante os seis anos de operação, sua confeitaria chegou a ter uma solução de comanda eletrônica, que foi abandonada por ser complexa e nada fácil de usar. “Foi mais fácil voltar para o papelzinho escrito à mão”, diz.  

Com a nova tecnologia, ele se diz satisfeito. “Uso o tablet que tem ícones para cada um de nossos bolos e também para outros produtos, como água ou sucos”, afirma. “É muito fácil criar o pedido, e automaticamente a nota fiscal vai para o SAT.” Mas ele não é o único a ficar contente com a novidade. “Meu contador vai ficar mais feliz ainda quando, com uma senha eletrônica, conseguir baixar tudo o que for gerado”, diz Pereira. “Não dá nem para comparar com o trabalho que ele tinha antes para decifrar e digitar nota por nota, porque uma letra era mais feia que a outra.” A Confeitaria D´Fátima pode agora se beneficiar de uma solução completa de hardware e software que mudou, em cerca de 20 dias, seu controle de caixa.