Que cuidados devo tomar ao aceitar uma encomenda grande?
Escrito por Ana Paula Paulino da Costa, especialista em finanças

Atender uma encomenda muito maior do que o habitual traz riscos consideráveis. De imediato, existe o risco de ela ser cancelada durante a produção. É preciso firmar um contrato estipulando uma multa por desistência para cobrir as despesas incorridas na elaboração do produto e/ou serviço. Quanto mais próxima da data da entrega, maior deve ser o valor da multa. Além do risco de inadimplência da multa, existe também o risco do não pagamento de toda a encomenda entregue.

Se sua avaliação diz que esses riscos podem ser assumidos, com ou sem um contrato estipulando uma multa por desistência, o passo seguinte é avaliar sua capacidade de execução, seja de ordem operacional ou financeira. Há máquinas e equipamentos ociosos que podem ser usados para esse incremento na produção?

Avalie o quanto essa encomenda vai atrapalhar sua produção normal e se o uso mais intensivo de equipamentos poderá provocar quebras que comprometam a execução do pedido. Talvez seja o caso de fazer novos investimentos ou terceirizar parte da produção.

Novos investimentos só se justificam se essa grande encomenda implicar em um salto no posicionamento do negócio e/ou no seu tamanho, em um novo mercado, em novos canais de fornecimentos e/ou de vendas etc. Terceirizar parte da produção pode ser uma solução, mas essa parte deve ser realizada com a mesma qualidade. Caso contrário, o ganho comercial e financeiro esperado com a encomenda pode ir por água abaixo.

Uma encomenda maior que o normal implica em uma gestão logística de suprimentos diferente do habitual. Requer local para armazenar o adicional de insumos e produtos finais até a entrega. Os insumos devem estar disponíveis para o novo volume no momento certo e na quantidade certa.

É preciso ter cuidado com a capacidade dos fornecedores de todos eles, incluindo embalagens. Se eles não tiverem capacidade adicional, deve-se rapidamente contratar novos com a mesma qualidade. Se o fornecedor não conseguir entregar e não tiver substituto, cabe pensar se há como ajudar o fornecedor/parceiros a aumentar a capacidade. Às vezes, um novo arranjo físico no fornecedor pode ajudar a ganhar produtividade. Se essa encomenda for alavancar o seu negócio, pode alavancar também o de seus parceiros/fornecedores.

Além de máquinas e equipamentos, é preciso avaliar se há recursos humanos o suficiente ou será preciso contratar ou pagar horas extras. Pessoas novas exigirão treinamento. Haverá tempo para isso?

Avalie ainda sua capacidade financeira para atender a encomenda. Você tem capital de giro para bancar o adiantamento de fornecedores e pessoal até o recebimento da encomenda?

Há, além disso, um impacto econômico relevante. A receita total que você terá com a produção normal mais a encomenda excepcional compensará a elevação de custos que essa encomenda eventualmente acarretará? Encomendas maiores (excepcionais) costumam pedir preços mais baixos. 

O aumento da receita por causa do maior volume, mesmo com preços mais baixos, compensará os maiores custos? Se não cobrir, você tem recursos para apostar no futuro? E não se esqueça: uma venda malfeita não só inviabilizará o crescimento como pode prejudicar o negócio.

Ana Paula Paulino da Costa é especialista em finanças e docente da BSP – Business School São Paulo.