São Paulo - Ninguém gosta de fazer um trabalho manual e tedioso, ainda mais quando ocupa um tempo que poderia ser gasto em atividades mais estratégicas. Eliminar essas tarefas é a missão da Arquivei, startup que monitora, armazena e organiza as notas fiscais de uma empresa.

Um de seus clientes, a Lactalis, economizou cerca de 80 horas de trabalho com o sistema da startup. Na companhia francesa, que no Brasil é dona das marcas Batavo e Elegê, o departamento financeiro precisava conferir manualmente todas as notas fiscais eletrônicas, cerca de 70 mil arquivos por mês. 

A cada compra, a empresa precisa verificar se recebeu a nota fiscal por e-mail de seu fornecedor e se os dados estavam corretos. No caso de imprecisões ou formatos estranhos de arquivo, os funcionários precisavam entrar em contato com o fornecedor pelo telefone Essa tarefa demandava a dedicação de duas pessoas, por duas horas todos os dias. Ou seja, cerca de 80 horas de trabalho todos os meses.

“Todo esse esforço gasto nos levou a procurar uma ferramenta no mercado que pudesse solucionar esse problema”, afirma Thiago Abreu, coordenador tributário do Grupo Lactalis do Brasil. Além de entrar em contato com grandes empresas de tecnologia e sistemas, a Lactalis também resolveu testar o serviço da Arquivei.  Após alguns testes e depois de rodar as novas ferramentas ao mesmo tempo em que continuavam com o método antigo, a solução da startup se mostrou mais eficiente.

Essa era uma das tarefas mais enfadonhas e com maior risco em caso de erro para o departamento, diz o coordenador. A inclusão das notas fiscais dos fornecedores no sistema é essencial para que o governo verifique o pagamento de impostos. Caso a empresa deixe de arquivar as notas fiscais, pode sofrer penalidades e pagar multas à Secretaria da Fazenda.

Além disso, as mercadorias compradas dos fornecedores só podem entrar nas fábricas da Lactalis se a nota fiscal estiver no sistema. Antes, caso os funcionários não tivessem conferido incluído a nota manualmente no sistema, a mercadoria ficava retida na entrada das fábricas da Lactalis. No caso de produtos perecíveis, que seriam usados na produção, essa espera era ainda mais crítica.

Hoje, o único trabalho é conferir se os arquivos foram integrados corretamente, o que não leva nem 10 minutos, diz Abreu. "Conseguimos direcionar esses funcionários a tarefas mais estratégicas", afirma.

Além da conferência de notas fiscais, a Arquivei também está disponibilizando relatórios para a Lactalis. Os levantamentos analisam quanto a empresa comprou de cada fornecedor ou quais impostos são aplicados a cada tipo de insumos.

Outros clientes

Com 97 funcionários, a Arquivei cresceu 330% em 2017 e prevê aumentar o faturamento em 350% em 2018.

Entre outros clientes da Arquivei, estão o McDonald's, Riachuelo, C&A, KraftHeiz, Faber-Castell, Dia% e Mobly. No caso da Riachuelo, o trabalho de arquivamento de notas fiscais ficou 15 vezes mais rápido. Já no caso da Móveis Carvalho, ela levava cerca de 14 dias para consultar, baixar e armazenar as notas fiscais eletrônicas. Com a plataforma Arquivei, esse processo acontece em apenas 1 minuto.

A empresa tem um software que conta com diversas funcionalidades para a gestão de todos os tipos de documentos fiscais. A média de redução no tempo de gestão dos arquivos fica em torno de 9 dias, afirma Vitor de Araujo, cofundador da Arquivei, mas alguns escritórios contábeis chegaram a reduzir em até 15 dias as suas rotinas contábeis, fiscais e tributárias.