A rotina da empreendedora Paula Oliveira, de 33 anos, começa cedo, às 5h, com as atividades da casa e cuidados dos quatro filhos, com idades entre 7 e 15 anos. Das 8h às 13h20 ela assiste às aulas do curso de Gestão de Negócios e Inovação, que faz na Fatec Sebrae. Pausa para o almoço e, na sequência, ela inicia sua jornada de trabalho, que por envolver decoração de festas, também acaba consumindo boa parte dos fins de semana. Com o dia todo tomado, Paula se organiza para estar na cama às 22h e ter sete horas de sono necessárias para o descanso.

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O dia a dia de Paula é puxado, ainda mais por ser divorciada e ter a guarda compartilhada dos filhos. Porém, ela consegue conciliar estudos, vida pessoal e profissioPaula Oliveira consegue organizar estudos, vida pessoal e profissional nal graças à importância que dá para a gestão do seu tempo, tema de pesquisa do Sebrae-SP feita para mapear a jornada do empreendedor.

O estudo mostrou que, em média, o empreendedor paulista dedica 9,3 horas por dia para o trabalho, jornada mais longa do que o expediente padrão de muitos funcionários com registro em carteira, sendo que 78% dos donos de negócio costumam trabalhar aos sábados e 33% aos domingos.

Os fins de semana são mais corridos para Paula, devido à montagem das festas. Ela cuida de três braços do negócio: Mimos d'Arte Soluções em Festas, Nicochico Fest (locação e venda de artigos) e Tesouros da Infância (venda de brincadeiras lúdicas e educativas feitas de papel). “As ferramentas, consultorias, leituras e a busca pelo conhecimento constante ajudam na definição das prioridades para ajustar a agenda. Fui ocupando meu espaço com coisas que eu acho importante”, diz. Entre as ferramentas usadas por ela estão aplicativos de organização de tarefas.

As ferramentas também são primordiais na organização das atividades da empreendedora Maria do Carmo Esteves da Cunha, mais conhecida como Madis, de 70 anos. Depois que se aposentou da área de recursos humanos, ela criou com a irmã a empresa Envelhecer com Estilo, uma comunidade com mais de 300 mil seguidores com projetos digitais e portal de informações sobre o envelhecimento saudável, estilo e empoderamento.

A parte da manhã é dedicada ao gerenciamento das redes sociais. À tarde, Madis faz cursos, marca reuniões, estuda e pesquisa assuntos para a comunidade. “Procuro sempre fazer minha gestão do tempo, conciliando a vida pessoal e profissional. Como trabalho com Marketing Digital, uso aplicativos que são excelentes e ajudam na administração do tempo, pois quanto mais automatizado e digital você deixar os processos, melhor você desempenhará suas outras atividades”, conta Madis, que utiliza, inclusive, aplicativos pagos para agendar postagens nas redes sociais.

“Dedico de seis a oito horas para o trabalho. Vou adaptando conforme os projetos. Uma pessoa organizada consegue ser muito mais produtiva”, diz.

A consultora do Sebrae-SP Cintia Martins reforça que a maneira como o tempo é utilizado reflete na produtividade. A pesquisa do Sebrae-SP mostra que 45% dos empreendedores dizem faltar tempo para a empresa. "Em decorrência dessa rotina puxada e agitada, é muito comum o empreendedor confundir o fato de estar ocupado com as horas trabalhadas. Estar ocupado não necessariamente significa ser produtivo. Ser produtivo é conseguir os resultados esperados em um espaço menor de tempo e com menos esforço, tirando o melhor proveito das 24 horas", destaca.

Por isso, a consultora reforça que o planejamento é a espinha dorsal para uma boa e eficaz gestão do tempo. “Tempo e planejamento andam juntos, pois geram valor e trazem resultados. Se eu não gosto ou não dou importância para o planejamento, muito provavelmente faltam horas no meu dia para dar conta de tudo, os processos internos não estão bem desenhados, há muito retrabalho, prazos não são cumpridos, metas não são batidas", completa.

O CEO da Delpim Automação Comercial, Orllei Hernani Amaro Rozauro, segue à risca a orientação do Sebrae. “Aprendi sobre metas, a criar planos de ação e a planejar. Assim, consigo colocar minhas ações de forma mais clara na agenda. Em tudo que tentamos fazer, procuramos ter a melhor produtividade possível”, conta Orllei, que depois de testar várias ferramentas, se adaptou melhor ao Google Agenda.

Outra preocupação do empresário é manter o pilar da saúde em dia. “Busco trabalhar os três pontos: qualidade do sono, alimentação e atividade física”, relata Orllei, que se programa para ir à academia logo depois de deixar o filho na escola e antes de ir para a empresa.

A consultora do Sebrae-SP lembra da importância de o empreendedor entender que é uma pessoa única, com responsabilidades pessoais e profissionais. “É um engano muito comum as pessoas priorizarem a vida empresarial e deixarem para depois os compromissos relacionados a vida pessoal. Essa forma de pensar traz sérias consequências, entre elas as frustações, problemas de saúde, desgastes nos relacionamentos familiares, estresse, sensação de fracasso e impotência”, alerta.

Características

Para quem tem dificuldades de fazer a gestão do tempo, Cintia Martins lembra que o planejamento e monitoramento sistemático estão entre as características essenciais do comportamento empreendedor. “Se eu não desenvolvo essa característica, as minhas chances de insucesso em relação à administração do tempo com foco em alcance de resultados aumentam consideravelmente. Quando não há planejamento, acabo me tornando multitarefa, ou seja, faço muitas coisas, sem a consciência do que devo priorizar”, diz Cintia

E diante de um cenário de crise, a consultora lembra que algumas competências fazem total diferença na vida do empreendedor, com destaque para a capacidade de adaptabilidade e organização, a visão sistêmica, a capacidade estratégica, ou seja, a visualização do próximo passo, a vontade e capacidade de sair da zona de conforto. “São necessários recursos emocionais e muito mais esforço para que uma nova rotina seja desenhada e internalizada para garantir os resultados e a sobrevivência do negócio”, afirma.

Dicas para organizar a rotina

Quer saber como se organizar e planejar seu tempo para ter sucesso?

Veja as dicas abaixo da consultora do Sebrae-SP Cintia Martins

1 - Liste a sua rotina pessoal e profissional, incluindo as pendências

2 - Determine um tempo para realização de cada atividade

3 - Classifique-as considerando sempre o foco nos resultados:

a) tarefas de alto impacto (somente eu posso realizar)

b) tarefas de médio impacto (somente eu posso realizar, mas não precisam ser realizadas naquele dia)

c) tarefas de baixo impacto (posso realizar se tiver tempo ou delegar)

d) tarefas delegáveis (devem ser delegadas e apenas monitoradas por mim)

e) tarefas elimináveis (devem ser realizadas por outra pessoa ou totalmente eliminadas do meu dia produtivo)

4 - Distribua as suas tarefas em sua agenda ou aplicativo de gestão do tempo, considerando jornada x compromissos

5 - Monitore a execução das tarefas diariamente

6 - Caso alguma tarefa de letra 'b' não tenha sido realizada, ela deverá ser transferida para o dia seguinte, muito provavelmente com a classificação 'a'

7 - Se aparecer uma urgência, imediatamente submeta a classificação a, b, c, d ou e para tomar a decisão se deve parar o que estava fazendo para dedicar tempo a essa nova solicitação

8 - Atenção: as tarefas 'd' e 'e', normalmente, são as que mais drenam o seu tempo, pois incluem as tarefas de estimação e as distrações

9 - Pratique o exercício dos 3Cs, respondendo às seguintes perguntas:

O que preciso começar a fazer?

O que preciso continuar fazendo?

O que preciso cessar de fazer?

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