São Paulo - Sabe aquelas agendas que você costuma ganhar  do gerente do banco, do contador e do amigo secreto no fim de ano? Sim, aquelas mesmo, que costumam ser jogadas no fundo da gaveta. Foi uma dessas agendas que nos deu a ideia de fazer uma lista com sugestões de tarefas diárias para um empreendedor mudar sua empresa em um mês.

Todas as medidas podem  ser colocadas em prática agora, numa espécie de intensivão para começar já em abril. As sugestões de tarefas foram compiladas com a ajuda de especialistas em gestão, custos, vendas, marketing, recursos humanos e até moda. Também consultamos estudos de consultorias e de escolas de negócios. Veja abaixo como a agenda está organizada.

Dias úteis: As tarefas da agenda se concentram em áreas cruciais para o crescimento de uma pequena ou média empresa. Às segundas-feiras, as medidas visam eliminar custos desnecessários. As terças-feiras estão reservadas para sugestões sobre vendas.

Às quartas-feiras, os empreendedores revisam seus processos de compras. Quinta-feira é dia de melhorar as condições de trabalho. Já às sextas-feiras a ordem é deixar a empresa mais organizada. 

Fins de semana: Os sábados e os domingos são dedicados ao desenvolvimento pessoal. Para esses dias, foram compiladas sugestões de leitura de livros de administração feitas por professores de centros de estudos na área do empreendedorismo. Eles também fizeram uma lista de filmes que trazem histórias de empreendedores. 

Ordem das tarefas: Há várias recomendações que se desdobram em novas tarefas a ser cumpridas posteriormente. Por isso, é importante seguir a ordem proposta. Ao final dos 30 dias, há uma lista com o que os especialistas recomendam fazer nos próximos meses para melhorar o desempenho da empresa no médio e no longo prazo.

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O que é para adaptar: Cada tarefa tem uma duração prevista. Se for necessário, adapte-a ao tempo disponível. Em algumas sugestões, há termos próprios da indústria, como insumo. Quem atua no setor de serviços deve substituí-los por produtos e serviços comprados dos fornecedores.

1 Custos

das 8h às 10h

Orçamento: Separe a empresa em departamentos — como financeiro, produção e marketing. Defina um responsável para cada área e peça para que elaborem dois orçamentos: um que leve em conta os custos estritamente necessários para a sua área funcionar e outro com os investimentos desejáveis.

Explique que se trata de um exercício para que a empresa elimine desperdícios e estabeleça uma meta de corte — 15% do orçamento, por exemplo. Marque uma reunião para o dia 15.

das 14h às 16h

Estoque: Selecione os produtos que respondem por 80% do faturamento para começar uma revisão nos estoques. Peça para um funcionário fazer uma lista dos insumos utilizados para fabricá-los e quanto tempo eles demoram a ser entregues.

Alguém também deve descobrir quais são os picos de vendas durante o ano. Determine quem será o responsável pela revisão e agende um novo encontro para o dia 8.

das 17h às 19h

Terceirização: Faça um levantamento dos serviços que podem ser terceirizados — como transporte e limpeza. Estude a possibilidade de ofe-recer ajuda para que um funcionário crie seu próprio negócio em uma dessas áreas.

Um bom entregador, por exemplo, pode  ser incentivado a montar uma empresa de motoboys. A condição é de que, quando ganhar escala, o ex-funcionário ofereça con­dições especiais na negociação.

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2  Vendas

das 8h às 10h

Clientes: Peça a três funcionários uma análise sobre os clientes que fizeram compras nos últimos 12 meses. O primeiro deve levantar a fre­quência média com que as entregas são feitas aos clientes e marcar uma reunião para o dia 23.

O segundo terá de pesquisar quais são os prazos de pagamento mais comuns e apresentá-los numa conversa com o chefe no dia 16. O terceiro deve medir o peso de cada cliente no faturamento e se preparar para uma reunião no dia 9.

das 14h às 16h

Inovação: Escolha de cinco a dez clientes para formar um grupo de pesquisa de novos produtos. O trabalho deles será ajudar a identificar as necessidades do mercado. Como prêmio, ofereça melhores preços ou prazos maiores. Agende um almoço com o grupo para o dia 16.

3 Compras

das 8h às 10h

Insumos: Encomende uma lista dos insumos utilizados para fabricar os produtos que representam 50% do faturamento. Peça para que um funcionário faça um histórico sobre a oscilação de seus preços e levante os prazos de pagamento. Marque uma reunião para o dia 10.

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das 14h às 16h

Escala: Faça um levantamento do peso dos fornecedores nas compras da empresa. Concentrar as compras em poucos fornecedores é bom para ter poder de barganha — mas os especialistas recomendam que não mais que 25% do principal insumo seja comprado num só lugar. Por isso, faça uma lista de fornecedores alternativos e comece a fazer pequenas compras para testá-los. 

das 17h às 18h30

Alianças: Crie uma lista de concor­rentes com os quais a empresa tem boa relação e que estão geograficamente próximos. A intenção é propor compras em conjunto de grandes quantidades de insumos — o que pode gerar a escala necessária para melhorar as condições de negociação com os fornecedores. Uma boa maneira de iniciar uma aproximação é se filiar a alguma associação que represente o setor.

4 Pessoas

das 8h às 10h

Benefícios: Faça uma pesquisa simples, a ser enviada por e-mail, para que os funcionários digam quais benefícios eles gostariam de receber agora. O que é melhor providenciar primeiro: um plano de previdência privada, melhorias no plano de saúde ou subsídios para cursos? As respostas vão ajudar a estabelecer prioridades. É importante dar como opções apenas o que cabe no orçamento da empresa, para não criar expectativas irreais.

das 14h às 15h

Estágios: Escolha algumas universidades para propor um programa de estágio temporário a ser desenvolvido nos meses de férias. Os estudantes podem ajudar a colocar em prática projetos de pesquisa e desenvolvimento com duração preestabelecida. Num segundo momento, procure ONGs que trazem universitários estrangeiros para fazer estágios temporários no Brasil.

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Em muitos países, tem aumentado o interesse dos jovens por conhecer a realidade do mercado de trabalho em nações emergentes, onde há pers­pectiva de ascensão rápida.

5 Organização

das 8h30 às 10h

Faxina: Defina um esquema de mutirões periódicos para a limpeza de mesas e gavetas. Em muitas empresas, a falta de organização cos­tuma causar a compra de material de escritório duplicado — o que gera custos desnecessários. 

das 11h às 12h

Arquivos: Crie regras para limitar o armazenamento de dados nos computadores. O ideal é que os funcionários deletem periodicamente os arquivos pessoais, como músicas e vídeos, para que as máquinas não fiquem com pouca memória. 

das 15h às 16h

Copa: Crie um rodízio para organizar a copa. Tenha regras para a limpeza de utensílios e da geladeira e para jogar comida velha fora. 

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6 e 7  Fim de semana

Sábado

Livros: Leia o segundo capítulo de O Que É Gerenciar e Administrar (Editora Campus), em que a consultora americana Joan Magretta explica o processo de transformação de uma ideia numa empresa.

Defensora dos planos de negócios, ela afirma que, em grande medida, uma empresa só consegue sobreviver se seu empreendedor souber exatamente onde está seu cliente e por que ele gastaria dinheiro com determinado produto e não com outro.

Lançado em 2002, logo depois da crise de confiança nas empresas de internet, o livro de Magretta é destinado a empreendedores à frente de negócios altamente inovadores. 

Domingo

Filmes: Assista a Decisões Extremas (Tom Vaughan, 2010), que conta a história do empreendedor americano John Crowley. Quando assumiu o comando da empresa de biotecnologia Novazyme, no começo dos anos 2000, Crowley tinha um desafio pessoal a ser superado — encontrar a fórmula do remédio para acelerar o tratamento da síndrome de Pompe, doença neuromuscular que acometia seus dois filhos, Megan e Patrick.

Sob sua direção, a Novazyme desenvolveu pesquisas e lançou no mercado um remédio para retardar os efeitos da doença. O desempenho de Crowley foi muito importante para a valorização da Novazyme, que acabou sendo vendida para a farmacêutica americana Genzyme. 

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8 Custos

Das 10h às 12h

Estoques: Determine, com as informações solicitadas ao departamento financeiro e comercial (veja dia 1º), um nível mínimo de estoque para que os insumos dos três principais produtos de sua empresa cheguem a tempo de produzir a quantidade necessária nos períodos de pico.

Some a isso 15% de margem de segurança. A partir de então, delegue aos funcionários envolvidos a responsabilidade de repetir o cálculo para outros produtos do portfólio no próximo mês.

Das 12h30 às 14h

Tributos: Almoce com o contador e o advogado que dão suporte à empresa para perguntar se o regime tributário em vigor é o mais adequado ao atual momento. Mostre a eles as metas de crescimento para definir se será necessário providenciar mudanças — e em que prazo é ideal que elas sejam iniciadas.

Das 16h às 17h

Distribuição: Encarregue o responsável pelo comercial de elaborar um relatório de desempenho dos canais de venda — como varejo, atacado, internet e call center — destacando a evolução de cada um deles no faturamento da empresa nos últimos seis meses.

Peça para o departamento levantar também os custos envolvidos na manutenção de cada canal (salário de vendedores, comissões de representantes, ajuda de custo, verba de promoção, entre outros). Agende um novo encontro para  analisar os dados para o dia 22.

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9  Vendas

Das 10h às 12h

Prospecção: Acompanhe um dos vendedores para uma visita de prospecção de clientes para saber quais são as principais dúvidas de quem ainda não conhece os produtos ou serviços da empresa. Identificar os pontos confusos e criar maneiras de explicá-los rapidamente pode ajudar a diminuir o processo de captação de novos clientes.

Das 12h30 às 14h

Prospecção: Almoce com o vendedor e seu potencial cliente.

Das 16h às 18h

Clientes: Reúna-se com o funcionário que analisou a importância dos clientes no faturamento (veja dia 2) e fixe qual deve ser o peso máximo de cada um deles nas vendas — o ideal é que não ultrapasse 20%. Se alguém estiver acima disso, estude a possibilidade de dar um bônus aos vendedores que fecharem novos contratos ou melhorar as condições dos clientes que indicarem outros. 

10 Compras

Das 10h às 12h

Insumos: Leia a pesquisa sobre a oscilação de preços de insumos e prazos de pagamento (veja dia 3). Isso ajudará a definir com que fornecedores é para negociar agora. A primeira providência é montar uma apresentação para cada um deles.

A quem vende matérias-primas de margens apertadas não adianta  muito pedir descontos — mas é possível ganhar mais prazo de pagamento. Aos que vendem insumos de preços instáveis proponha um calendário de compras para tentar segurar os preços por um tempo.

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Das 15h às 16h

Permuta: Faça uma lista de fornecedores a quem é possível propor permutas de produtos ou serviços. Essa é uma forma de diminuir a saída de caixa e liberar recursos para pagar despesas fixas, como salários. Há empresas especializadas em buscar parceiros de permuta — mas é preciso checar se o custo do serviço não é maior do que a margem que se obteria com a venda do produto. 

11 Pessoas

Das 8h às 10h

Contratações: Chame o responsável pela área de RH para colocar no papel um passo a passo para a contratação de funcionários. A intenção é tornar o processo mais objetivo. Estabeleça os detalhes para a seleção de todos os cargos do organograma da empresa — desde estagiários até diretores. 

Das 14h às 15h

Segurança: Escolha um funcionário para ser o responsável pelos cuidados com segurança e peça para que ele faça um levantamento das certificações obrigatórias de acordo com o número de trabalhadores que circulam pela empresa.

Alguns exemplos de cuidados básicos são elaborar um calendário para treinamentos sobre como reagir no caso de incêndio e implantar uma comissão de prevenção de acidentes de trabalho. O funcionário também deverá se certificar de que a empresa cumpra todas as regras de segurança estabelecidas por lei e pelos acordos sindicais de categoria.

Das 16h às 17h30

Ética: Comece a escrever a primeira versão do código de ética da empresa. A ideia é colocar no papel o que se espera dos funcionários na relação com clientes, fornecedores, chefes e concorrentes. Quem desobedecer pode receber advertências. A lei não permite demitir um funcionário por justa causa apenas com base no que diz o código de ética — mas o documento pode ajudar a evitar problemas de imagem.

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12 Organização

Das 8h às 9h30

Eventos: Monte um calendário de feiras. Muitos empreendedores conseguem prospectar clientes e fornecedores ao frequentar esses eventos. Dependendo dos recursos, a empresa pode expor seus produtos ou enviar um representante para participar como visitante.

Nos dois casos, é preciso traçar objetivos bem específicos — como promover um novo produto ou negociar grandes volumes — antes de empregar recursos num evento dessa natureza. 

Das 14h às 15h

Férias: Organize uma programação de férias para evitar que muitos funcionários importantes estejam fora ao mesmo tempo e permitir a eles planejar suas viagens. Verifique como está o banco de horas e, se houver muitas folgas acumuladas, determine quando as pessoas poderão aproveitá-las.

13 e 14   Fim de semana

Sábado

Livros: Leia o capítulo O Ingrediente Secreto do Vale do Silício, do livro Se Eu Soubesse aos 20... (Editora Da Boa Prosa), escrito pela americana Tina Seelig. Diretora do Stanford Technology Ventures Program, da Universidade de Stanford, Tina explica por que os ambientes em que há forte incentivo ao empreendedorismo são mais tolerantes à experimentação e ao risco.

A autora ainda afirma que errar é importante na formação de empreendedores, já que as experiências negativas abrem caminho para inovações que ajudam as empresas a se destacar no mercado em que atuam. 

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Domingo

Filmes: Veja Tucker, Um Homem e Seu Sonho (Francis Ford Coppola, 1988), que conta  a trajetória de Preston Tucker, designer americano que nos anos 40 tinha o sonho de construir o melhor carro do mundo. Mesmo sofrendo com a concorrência de grandes montadoras, ele criou seu próprio modelo, batizado de Tucker Torpedo. O carro nunca foi produzido em larga escala — mas ficou conhecido por sua alta durabilidade e eficiência. 

15 Custos

Das 8h às 10h

Orçamento: Peça para que cada um dos responsáveis pelas áreas que estão participando do exercício de corte de custos (veja dia 1º) apresente seu primeiro orçamento — o de gastos estritamente necessários.

O empreendedor deve intervir caso perceba que um dos representantes apresentou planos de gastos não tão básicos assim. Ao final, junte todos os orçamentos e marque a próxima reunião para o dia 22.

Das 15h às 16h30

Bancos: Chame o responsável pela área financeira e peça um relatório sobre o nível de endividamento da empresa. Devem ser detalhados todos os empréstimos e as taxas de juro pagas atualmente às instituições financeiras.

Peça também para que monte um calendário com todas as vendas e contratos firmados até o fim do ano e organize os comprovantes de que a empresa gerará receitas nos próximos meses (como recebíveis de cartões de crédito, notas promissórias e cheques pré-datados). Marque uma reunião com o gerente do banco para o dia 29.

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16  Vendas

Das 8h às 10h

Clientes: Reúna-se com o funcionário que separou os clientes de acordo com os prazos em que eles pagam suas compras (veja dia 2). Não existe uma regra que defina a condição ideal de pagamento. O importante é que as receitas entrem no mesmo ritmo em que a empresa precisa pagar seus fornecedores — senão o fluxo de caixa fica comprometido.

Para adiantar as receitas, os especialistas sugerem oferecer descontos a quem pagar com antecedência para evitar que a empresa recorra a empréstimos de capital de giro. 

Das 12h30 às 14h

Inovação: Almoce com os clientes escolhidos para fazer parte do comitê que vai ajudar a identificar tendências de mercado (veja dia 2). O encontro servirá para apresentar a eles a proposta e o que ganharão com isso — descontos ou prazos mais elásticos, por exemplo. Leve um funcionário para anotar as sugestões que surgirem e encomende um pequeno relatório a ser apresentado em nova reunião, no dia 23.

Das 16h às 17h30

Metas: Discuta com o responsável pela área comercial algumas maneiras de distribuir as metas dadas aos vendedores e assim diminuir o risco de que eles cedam à pressão dos clientes por descontos em compras concentradas no fim do mês. Os especialistas recomendam desdobrar as metas semanalmente, ou ainda que a comissão dependa do desconto dado a cada venda. 

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17 Compras

Das 8h às 10h

Prospecção: Receba para um café da manhã representantes de empresas juniores e consultorias de baixo custo. O objetivo é apresentar a eles quais produtos podem ter insumos substituídos por materiais mais baratos.

Faça, então, uma proposta para que os estudantes e os professores procurem ou desenvolvam matérias-primas alternativas. Em troca, ofereça bolsas de estudo, viagens para simpósios e congressos ou financiamento de pesquisas. Para esse tipo de ação, é bom reservar de 3% a 5% do faturamento.

Das 15h às 17h

Projeções: Faça uma estimativa realista do aumento de vendas até o fim do ano. As projeções devem ser preparadas para ser apresentadas num almoço com seu principal fornecedor, a ser agendado para o dia 24.

Na apresentação, acrescente detalhes do planejamento da empresa para ganhar mercado nos próximos meses e mencione alguns números sobre o esforço de prospecção de novos clientes. Esse é o tipo de informação que pode gerar mais segurança para o fornecedor — e aumenta as chances de conseguir descontos nas compras dos próximos meses.

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18 Pessoas

Das 8h às 9h

Processos: Peça para um funcionário estabelecer um processo de troca de informações entre os funcionários com base numa ferramenta Wiki. O objetivo é criar um fórum colaborativo em que as atividades básicas da empresa sejam descritas com bastante detalhes.

A ideia pode funcionar principalmente para estabelecer processos essenciais do dia a dia, como o vaivém de documentos ou o caminho feito por uma proposta comercial desde a prospecção até a assinatura de um contrato.

Das 17h às 18h30

Benefícios: Faça uma lista de empresas em que é possível conseguir convênios para baratear produtos ou serviços importantes para os funcionários. As opções dependem do perfil do grupo. Se houver muitas mães, por exemplo, pode ser possível reunir clientes suficientes para criar um convênio com uma creche. 

19 Organização

Das 9h às 10h30

Networking: Organize seus contatos. Uma vez por mês, é preciso reunir os cartões de clientes e fornecedores e separá-los conforme a urgência para marcar almoços, reuniões de negócios ou visitas às empresas.

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Das 12h30 às 14h

Networking: Almoce com ex-colegas de faculdade para reativar o contato com profissionais do mercado. 

Das 15h às 17h

Documentos: Crie um processo para arquivar a papelada. Separe o que precisa estar disponível em cópias impressas e o que pode ser digitalizado. Geralmente, declarações de quitação de tributos e registros trabalhistas precisam ser guardados por pelo menos cinco anos.

Já os comprovantes de quitação de débitos bancários podem ser digitalizados. O processo abre espaço para melhorar a disposição do layout, o que pode gerar mais eficiência.

20 e 21   Fim de semana

Sábado

Livros: Leia os dois primeiros capítulos de Vencedores por Opção (HSM Editora). No livro, os americanos Jim Collins e Morten Hansen contam por que alguns empreendedores sobresaem entre seus concorrentes em mercados que mudam aceleradamente.

A grande diferença, segundo os autores, não está no nível do risco das decisões, mas na capacidade de aliar criatividade e disciplina no comando dos negócios.

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Domingo

Filmes: Assista a De Porta em Porta (Steven Schachter, 2002), baseado na história do americano Bill Porter. Portador de paralisia cerebral, Porter se tornou um dos principais vendedores da Watkins, empresa de venda direta de produtos de limpeza. Ele se tornou conhecido depois de ter sua história contada por um jornal americano em 1995.

Mesmo depois que a paralisia limitou drasticamente seus movimentos, a ponto de não permitir que andasse, Porter continuou vendendo produtos por meio de uma página própria ligada ao site da Watkins.

22 Custos

Das 8h às 10h

Orçamento: Reúna-se com os responsáveis pelas áreas em que a empresa foi separada para que eles apresentem os gastos desejáveis — como máquinas e softwares (veja dia 1º e dia 15). Explique que os pedidos serão atendidos conforme a disponibilidade dos recursos. Separe um tempo no fim do dia para organizar as sugestões e marque uma reunião final para o dia 29.

Das 14h às 16h

Distribuição: Compare os custos de cada canal de venda com o desempenho ao longo do último ano usando os dados reunidos pelo responsável pelo departamento comercial (veja dia 8). Isso pode ajudar a decidir se é melhor concentrar esforços nos canais mais rentáveis ou fixar metas para que o gerente de cada canal melhore seus resultados nos meses seguintes.

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Das 18h às 19h30

Orçamento: Organize o orçamento global e veja se a meta de corte foi alcançada. Caso não tenha sido, divida em partes iguais a quantia a ser enxugada. Prepare uma apresentação para a reunião do dia 29.

23 Vendas

Das 8h às 9h

Inovação: Classifique as sugestões dos clientes para melhorar os produtos e serviços da empresa (veja dia 16). Separe-as entre as que podem ser colocadas em prática agora e as que ainda precisarão ser aperfeiçoa­das para ser aproveitadas. 

Das 9h às 10h30

Clientes: Chame o funcionário que fez o levantamento da frequência com que os clientes fazem compras (veja dia 2) e verifique se alguma das sugestões da reunião anterior poderia ajudar a retomar contratos inativos há mais de seis meses. Uma ideia é dar brindes que ajudem o cliente a aproveitar mais o produto ou serviço — como treinamento ou cursos de aperfeiçoamento.

Das 16h às 17h

Inadimplência: Peça para um funcionário fazer um relatório do nível de inadimplência dos clientes no último ano. Os devedores deverão ser organizados segundo o tempo de atraso dos pagamentos. Agende outra reunião para o dia 30.

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24 Compras

Das 8h às 10h

Fretes: Faça um levantamento dos  fornecedores que representam 50% das compras da empresa, pesquise a que distância ficam seus centros de distribuição e quais são os prazos de entrega. O ideal é que, para todo fornecedor a mais de 100 quilômetros da sede da empresa, haja pelo menos um substituto mais próximo, para o caso de um aumento repentino no custo do frete.

Os especialistas recomendam que o frete não ultrapasse 15% do preço do pedido. Nesse caso, recomenda-se fazer pelo menos uma compra pequena dos fornecedores alternativos como forma de testá-los.

Das 12h30 às 14h

Projeções: Almoce com o principal fornecedor da empresa para apresentar as projeções de aumento de produção nos próximos meses (veja dia 17). Com base nas estimativas, peça que o fornecedor elabore uma proposta comercial a ser apresentada num próximo encontro.

Das 15h às 16h

Entregas: Encarregue alguém de verificar os prazos de entrega dos principais fornecedores da empresa. A intenção é estudar a possibilidade de diminuir a frequência com que eles enviam suas cargas, e assim ajudar a ajustar o nível dos estoques — quanto mais fracionada for a entrega, menos recursos precisam ser imobilizados nos depósitos.

Um cuidado a ser tomado nessa fase é saber se o fracionamento não vai aumentar demais o custo do frete.

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25 Pessoas

Das 10h às 12h

Sucessão: Crie um processo para promover funcionários a cargos estratégicos da empresa. A preparação envolve desde a atribuição de tarefas mais complexas até convites para comandar reuniões importantes. Esse exercício pode facilitar a adaptação a uma nova função e diminuir o risco de faltar gente para ocupar cargos importantes em tempos de disputa por mão de obra.

Das 14h às 16h

Renovação: Monte um plano de rotatividade em áreas complementares. Alguns funcionários costumam de­sempenhar melhor seu trabalho depois que deparam com problemas de outras áreas. Trata-se de uma maneira de integrá-los e também de identificar habilidades que antes ficavam escondidas por falta de oportunidade de mostrá-las. 

Das 19h às 21h30

Integração: Participe de uma happy hour com os funcionários para comemorar as conquistas do mês.

26 Organização

Das 8h às 11h30

Figurino: Certifique-se de ter em seu guarda-roupa peças essencias para o dia a dia de um empreendedor. Eis as ocasiões mais frequentes:  

Visita a clientes: Em geral, um blazer azul-marinho é suficiente, e o uso de gravata é opcional — vai depender do tipo de cliente que vai visitar.

Reunião no banco: Como acontece durante o dia, e por ser uma ocasião mais formal, o mais indicado é um conjunto de calça social e paletó em tons neutros, como o grafite.

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Jantar com investidores: Encontros à noite geralmente requerem roupas mais formais. O mais recomendado é usar terno escuro, acompanhado de camisa clara e gravata. 

Happy hour com a equipe: Mesmo sendo uma ocasião despojada, não é para ir esculhambado. Não precisa usar blazer nem gravata. Calças de sarja e camisas lisas, de listras finas ou xadrex pequeno são adequadas.

27 e 28 Fim de semana

Sábado

Livros: Leia os dois primeiros capítulos de Pequenos Gigantes (Editora Globo). Nesses trechos, o jornalista americano Bo Burlingham, editor da revista Inc., especializada em empreendedorismo, propõe uma discussão — uma empresa precisa mesmo ser grande para ser grandiosa?

Segundo Burlingham, a resposta é "não". O argumento é que o conceito de excelência é compatível com o perfil de empresas que, por convicção do empreendedor, mantêm taxas de crescimento baixas, mas constantes. De acordo com ele, as grandes empresas, pressionadas a gerar recordes nos resultados para seus acionistas, podem tolher os planos de experimentação de um empreendedor.  

Domingo

Filmes: Veja Piratas do Vale do Silício (Martyn Burke, 1999), um filme feito originalmente para televisão, que conta a história da disseminação de computadores domésticos, sobretudo no período que compreende os anos de 1970 e 1985.

O filme mostra como Bill Gates e Steve Jobs foram capazes de surpreender um mercado ainda em formação — e como se construiu a história de rivalidade entre a Microsoft e a Apple.  

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29  Custos

Das 8h às 9h

Bancos Pesquise as condições que os principais bancos oferecem para pequenas e médias empresas e prepare as informações para levar a uma reunião com o gerente responsável pelas contas e pelos investimentos da empresa. 

Das 10h às 12h

Bancos: Reúna-se com o gerente para renegociar dívidas ou obter crédito para financiar compras à vista ou adquirir equipamentos. Mostre a apresentação sobre as receitas que a empresa deverá gerar até o fim do ano e um plano para a expansão das vendas nos próximos meses (veja dia 15).

Essas informações, conhecidas pelos especialistas como garantias invisíveis, podem melhorar as condições de obtenção de financiamentos. Ao final, compare a proposta com as condições oferecidas pelos bancos concorrentes. 

Das 12h30 às 14h

Bancos: Almoce com o gerente.

Das 16h às 18h

Orçamento: Faça a apresentação final do exercício de corte de custos e composição do novo orçamento. Mostre a proposta preparada com base nas três reuniões sobre o tema (veja dias 1º, 15 e 22).

Se ainda houver cortes a ser feitos, essa é a hora de dizer aos responsáveis pelas áreas quanto eles ainda terão de enxugar. O exercício pode ser colocado em prática imediatamente, ou programado para ser adotado a partir do próximo semestre.

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30 Vendas

Das 10h às 12h

Marketing: Discuta com o responsável pelo marketing a criação de um programa para motivar a propaganda boca a boca. O primeiro passo é identificar uma lista de parceiros que podem influenciar seus clientes em potencial — como universidades, associações e empresas que possam indicar seu produto ou serviço.

A recompensa pode ser uma porcentagem nas vendas ou uma proposta de permuta de produtos.

Das 16h às 18h

Inadimplência: Crie um processo para cobrar os clientes inadimplentes (veja dia 23). Um exemplo: quem atrasar o pagamento receberá um telefonema primeiro. Se não pagar, uma carta. A partir daí, as medidas podem evoluir para corte de crédito, inclusão em listas de proteção ao crédito ou protesto em cartório. É recomendável que a inadimplência não ultrapasse 5% do faturamento. 

Para pôr em prática até o fim do ano

Uma série de ações que podem acelerar o ganho de eficiência numa pequena ou média empresa

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Maio - Procure um MBA

Objetivo: Rever seus métodos de administração e ampliar o contato  com executivos de mercado. Os cursos de MBA aliam conceitos teóricos a exercícios práticos que simulam situações reais do cotidiano dos negócios — o que os tornam interessantes para donos de pequenas e médias empresas. Durante as aulas, também é possível conhecer profissionais da área e ampliar o networking. 

É preciso ter atenção na hora da escolha do curso e um MBA. Os programas costumam contar com períodos de imersão total nos estudos — o que pode exigir planejamento para passar um período afastado dos negócios.

Junho - Programe uma viagem

Objetivo: Prospectar novos fornecedores ou conhecer a estrutura de grandes empresas Numa viagem de negócios é preciso definir exatamente o objetivo da viagem antes de embarcar.

Dependendo do caso, será necessário tomar algumas providências — se for para conhecer potenciais fornecedores, por exemplo, pode ser útil levar um planejamento de compras para os próximos meses, material de divulgação e uma relação dos principais clientes atendidos nos últimos tempos.

Algumas grandes empresas, sobretudo as multinacionais, como a Boeing, na cidade americana de Seattle, mantêm programações de visitas guiadas em suas sedes. 

Julho - Reveja o posicionamento

Objetivo: Avaliar a possibilidade de entrar em novos mercadospara aumentar as receitas. Faz parte do cronograma de expansão de uma pequena ou média empresa avançar em novas regiões geográficas ou passar a atender novos públicos.

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Para ambas as hipóteses, a mudança requer uma revisão no planejamento — muitas vezes é preciso contratar diferentes perfis de vendedores, estruturar uma nova rede logística que viabilize a distribuição e traçar uma nova estratégia de marketing para atrair os clientes certos.

Agosto - Reavalie a estrutura

Objetivo: Fechar departamentos supérfluos e destinar seus recursos para criar novas áreas. Conforme a empresa cresce, certas áreas podem perder o sentido de existir. Não é fácil perceber os excessos. 

Por isso, um empreendedor precisa revisar a estrutura para saber se ela condiz com o momento atual. Em muitos casos, essa é a forma de aproveitar melhor o potencial de funcionários que poderiam estar alocados em posições menos importantes

Setembro - Contrate uma auditoria

Objetivos: Entender para que servem os indicadores de desempenho de sua empresa. Um empreendedor costuma recorrer aos serviços de auditoria quando está para negociar parte do negócio.

Mas submeter os números a uma varredura costuma trazer benefícios mesmo quando não se está em busca de novos sócios. Ao recorrer a uma auditoria independente, o empreendedor ganha segurança para traçar estratégias e diminui os riscos de tomar decisões equivocadas.

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Outubro - Crie um conselho

Objetivo: Administrar possíveis conflitos entre os sócios e profissionalizar a gestão. É mais comum que, em negócios de menor porte, os conselhos de administração sejam formados depois que a empresa recebe investimentos de terceiros ou após a contratação de executivos profissionais.

Porém, uma versão mais simples de um conselho pode ajudar um empreendedor a tomar decisões estratégicas para o futuro do negócio — sobretudo quando há mais de um sócio e as opiniões podem se mostrar conflitantes em alguns momentos. Para não gerar custos demais com a remuneração de conselheiros, empreendedores de duas ou mais empresas podem fazer parte um do conselho do outro. As reuniões geralmente acontecem a cada mês 

Novembro  - Analise a conjuntura

Objetivo: Analisar fatores externos à empresa para fazer o planejamento de 2014. Em novembro, já é possível vislumbrar qual será o cenário macroeconômico do próximo ano.

Quais as projeções para a taxa básica de juro? Como está evoluindo o índice de desemprego? Qual é a previsão de oscilação nos preços dos insumos básicos? Acompanhar esses e outros indicadores pode ajudar a se preparar para diferentes cenários.

Dezembro - Revise as metas de 2013

Objetivo: Saber se o planejamento de 2013 funcionou como o esperado e fixar as metas de 2014. É hora de avaliar se as metas para 2013 foram realistas ou superestimadas. Essa análise ajudará a traçar com um pouco mais de precisão as metas que serão perseguidas no próximo ano em cada área do negócio.

Fontes: Almiro dos Reis Neto (Franquality), Claudia Matarazzo, Fernando Serra (HSM Educação), Flávia Turci (Turci Advogados Associados), Josué Bressane Júnior (Gemte Consultoria), Leonardo Toscano (Excelia), Marcelo Nakagawa (Insper), Márcio Iavelberg (Blue Numbers), Marcos Hashimoto (Faap), Maurício Galhardo (Práxis Education), Bain&Company, Deloitte, Endeavor, Ernst & Young Terco, Heartman House, Human Business e Mesa Corporate Governance