Até setembro empresas de 79 setores terão de emitir nota fiscal eletrônica nas transações com outras companhias. É uma das etapas do Sped, que prevê a transferência de todos os documentos contábeis e fiscais para o meio eletrônico. Veja como o Sped afetará as pequenas e médias empresas.

Até quando será permitido usar a nota fiscal tradicional?
Fabricantes de medicamentos, frigoríficos e distribuidores de combustíveis e cigarros são alguns dos negócios que já têm obrigação de emitir o documento em formato eletrônico. Desde o início de abril deste ano, entraram também empresas distribuidoras de bebidas e de aço, entre outras. Setembro será o prazo final para fabricantes de cosméticos, de equipamentos de informática e laticínios, por exemplo. A lista completa dos setores está disponível nos sites das secretarias de Fazenda de cada estado.

O que muda para as pequenas e médias empresas?
A nota fiscal eletrônica aumentará a capacidade do Fisco de combater a sonegação. Hoje, com a nota em papel, a fiscalização acaba acontecendo de forma reativa, quando os funcionários da Receita batem à porta da empresa para averiguar com lupa todos os dados fiscais e contábeis. Com a nota eletrônica, a possibilidade de vigilância passa a ser online, permanente e em tempo real.

O que acontece se o sistema não for implantado ou não funcionar?
Ao emitir uma nota eletrônica, o sistema varre os dados da rede. Se houver irregularidades na situação do comprador ou do vendedor, a emissão não é efetuada. E, sem nota fiscal, a mercadoria não circula — pelo menos não legalmente.

Há ganhos em produtividade ou custos?
Com o fim da papelada, é possível diminuir em até 80% os custos com a emissão de notas físicas. Outro ganho possível está na logística. A nova documentação fiscal, dotada de código de barras, torna mais ágil a conferência em postos rodoviários do Fisco e reduz o tempo das viagens.

Há outros motivos para pequenas ou médias empresas que não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica aderirem voluntariamente ao sistema? Sim. Boa parte das grandes empresas já trabalha com nota fiscal eletrônica. Os especialistas acreditam que, no médio prazo, elas devem dar preferência a fornecedores que também façam suas emissões eletronicamente — incluindo os de pequeno e médio porte.

Quais os obstáculos para a implantação?
Um ponto nevrálgico é a base de dados. É preciso passar um pente-fino nas informações cadastrais dos clientes e fornecedores, o que significa conferir endereço, CNPJ e razão social de cada um. Manter um banco de informações correto e atualizado é um ponto fraco na maioria das empresas — pequenas ou não. Com a automatização, o sistema não executa a operação caso haja incompatibilidade entre os dados que constam na nota e aqueles do Fisco — da mesma forma que o sistema dos bancos rejeita uma transferência de dinheiro pela internet se o CPF do beneficiado for preenchido errado.

Qual o custo para preparar uma pequena ou média empresa para a mudança?
As secretarias da Fazenda oferecem um software gratuito para emissão de nota fiscal, sem limite de utilização. Além disso, há no mercado uma ampla oferta de tecnologias para empresas de pequeno e médio porte, cobradas por utilização. Os pacotes podem incluir, além da implantação do software, treinamento dos funcionários, armazenamento das notas (obrigatório por cinco anos) e integração com outros sistemas da empresa, como os de gestão financeira e de planejamento de produção. Os custos variam, mas há soluções a partir de 20 centavos por nota emitida.

Quem deve conduzir a implantação do Sped nas empresas?
Os especialistas dizem que, nas pequenas e médias empresas, a implantação deve ser acompanhada pelo próprio dono — as mudanças necessárias podem ser uma ótima oportunidade para o empreendedor rever processos, reduzir custos e aumentar a eficiência dos negócios.