São Paulo - Podem-se reunir os custos em dois grandes grupos. Um é dos custos que podem ser cortados já — como usar metrô em vez de táxi ou mudar o papel da impressora por um inferior. O segundo é dos custos que requerem gastos, às vezes altos, para ser reduzidos. É o caso dos abordados nesta reportagem.

Demitir, por exemplo, significa pagar indenizações previstas em lei. Trocar equipamento velho por novo para economizar em manutenção faz gastar mais durante um tempo — e, justamente, com manutenção.

É perverso que o custo extra seja inevitável quando não se pode drenar o caixa, pois em boa parte dos casos são providências fundamentais para melhorar a saúde financeira da empresa quando as coisas vão mal. Se não houver dinheiro para promover os cortes, aí é que esses custos (que são os que farão grande diferença) não baixam mesmo. “Cortar custos tem custo”, diz o empreendedor Jimmy Cygler, de 65 anos, da Proxis. Veja a seguir como lidar com isso.

1 Pessoas

Mudar o modelo do negócio pode resultar numa estrutura menor do que a anterior. Demissões, então, são inevitáveis. Dependendo da transformação, podem ser muitas. “Nesses casos, é frequente não haver caixa para demitir todos de uma vez”, diz o consultor Artur Brito, da Método Gestão Empresarial.

Uma opção é dar férias coletivas (se a convenção do sindicato permitir) por alguns meses enquanto se junta o dinheiro das indenizações. Uma fonte óbvia é pedir empréstimo.

Como os prazos de pagamento longos costumam encarecer o custo do dinheiro, o ideal é propor ao banco o menor prazo possível — mas que não seja tão curto a ponto de, mais tarde, ter de pedir uma renegociação. Para estimar o prazo ideal deve-se considerar a variação da receita no período e a economia gerada pelo fechamento das vagas.

2 Mudança no imóvel

A Abramundo, fabricante de material para aulas de ciências, está passando por uma boa fase. Em 2013, o faturamento chegou a 20 milhões de reais — 35% mais do que no ano anterior. Mas 2011 foi um ano difícil. “O negócio estava tendo prejuízo”, diz Ricardo Uzal Garcia, de 40 anos, sócio da Abramundo.

Na reestruturação, Garcia fechou quatro de cinco fábricas. Essa e outras reformulações deixaram a empresa mais leve. A reorganização espacial de equipamentos e pessoas ajudou a cortar metade das despesas com aluguel e manutenção dos imóveis. As contas mostraram que o custo para cortar 50% do custo com imóveis seria de 2 milhões de reais.

O montante era necessário para pagar o transporte de materiais frágeis e desenvolver o novo layout. “Não havia esse dinheiro disponível, e resolvi pedir um empréstimo”, diz Garcia. “Pode parecer estranho se endividar para mudar de prédio, mas a economia com o aluguel cobriu os juros.”

3 Troca de sistema

Em 2011, o empreendedor Jimmy Cygler, sócio da Proxis, empresa paulista de call center que faturou 25 milhões de reais em 2013, deu um passo importante para aumentar a produtividade do negócio. Cygler comprou um programa de computador para rodar em todos os departamentos de apoio ao negócio, como o financeiro e o RH.

Antes, cada setor tinha o próprio sistema. Como os programas não se interligavam, as tarefas tomavam mais tempo do que deveriam. “Havia retrabalho a ponto de precisar pagar hora extra”, diz Cygler. Como se sabe, ineficiência leva a custos extras, que devem ser combatidos.

Cortar esses custos na Proxis custou 250.000 reais. Além do novo sistema e do treinamento para utilizá-lo, o dinheiro foi usado para pagar a manutenção do sistema antigo, que precisou ser mantido durante alguns meses até que todas as informações fossem transferidas para a nova ferramenta.

4 Substituição de maquinário

Em 2013, o empreendedor Adriano Verdade, de 37 anos, sócio da fabricante paulista de doces Pastoriza, viu o faturamento atingir 30 milhões de reais. “Foi o momento de comprar máquinas novas”, afirma Verdade. “Eficiência é fundamental.”

Agora a Pastoriza está custeando a manutenção das máquinas novas e das antigas — a ironia é a manutenção ser uma das despesas mensais que mais caem quando se troca equipamento ve­lho­­­­ por­ novo. No total, Verdade gastou 300.000 reais. A compensação virá no médio prazo, quando, ao fim da transição, os custos relacionados às máquinas caírem 8% ao mês.