São Paulo - Misturar as contas do negócio com as do dono é um problema comum em pequenas e médias empresas. “É um comportamento nocivo, que torna difícil descobrir a rentabilidade e para onde vão os recursos que deveriam estar contribuindo para fortalecer o negócio”, afirma Gian Filli, sócio da consultoria RGF & Associados.

É o que está acontecendo com a carioca Adriana Pacanowski, de 33 anos, sócia da Umenu Gastronomia, que presta serviços de bufê para eventos. “Abrimos o bufê com capital próprio e acabamos misturando os gastos”, diz Adriana. Eis o passo a passo do que fazer.

Diagnóstico

A primeira tarefa é entender claramente o que entra e o que sai do caixa da empresa. O empreendedor deve criar uma lista com todas as despesas do negócio, como aluguel, folha de pagamentos e contas de água, luz e telefone.

Depois, deve ser feita uma relação de todas as receitas do mês. A comparação entre as duas listas vai mostrar como está a saúde financeira do negócio. “É fundamental fazer um controle periódico para descobrir se a empresa está gastando mais do que pode”, diz Filli.

Atenção: O empreendedor não pode se esquecer de colocar na lista os gastos que ele faz a trabalho e são pagos com o cartão de crédito pessoal, como almoços com clientes e fornecedores. Às vezes, o carro usado pela empresa é do próprio empreendedor. Nesse caso, as despesas com combustível, manutenção e seguro também devem ser alocadas na conta jurídica.

Separação

A próxima etapa é separar os gastos. “O empreendedor deve pagar quanto antes todas as dívidas pessoais que estão em nome da empresa, e vice-versa”, diz Wilson Justo, diretor da Sorocred, que presta serviços financeiros.

“Ao pedir empréstimo para o empreendimento, ele deve ser feito só em nome da empresa”, diz Justo. “Muita gente faz empréstimo pessoal para investir no negócio porque é uma dívida mais fácil de ser contratada no banco.”

Atenção: A mistura das finanças pode gerar complicações jurídicas. “Em alguns casos, o Fisco entende que a empresa deixou de pagar imposto sobre uma parte do dinheiro transferido entre as contas”, diz Rafael Federici, sócio do escritório CNF Advogados. “Além disso, a Justiça pode determinar que o empreendedor se desfaça de bens pessoais para honrar as dívidas cobradas da empresa.”

Pró-labore

O empreendedor deve pagar suas despesas pessoais usando uma espécie de salário fixo depositado pela empresa — o pró-labore. Para calcular a remuneração, o empreendedor pode pesquisar no mercado o salário médio de um profissional com responsabilidades similares às suas.

Em casos de extrema necessidade, os sócios podem adiantar salários ou o recebimento de parte dos lucros. Os valores devem ser abatidos dos próximos pagamentos.

Atenção: A empresa nem sempre pode pagar ao empreendedor o salário que ele considera ideal. “Às vezes, o negócio ainda não tem solidez suficiente, e os sócios precisam se adaptar a essa realidade”, diz Justo, da Sorocred. “Em alguns casos, é preciso diminuir o padrão de vida por certo tempo.”

Sistemas

Atualmente, o mercado oferece muitos softwares que ajudam o empreendedor a evitar o descontrole financeiro. Aplicativos como Expensify, Minhas Economias e Bills auxiliam a manter as contas pessoais em dia por meio de calendários de despesas e relatórios com planilhas e gráficos.

Os apps podem ser configurados para disparar e-mails de alerta sobre as contas prestes a vencer. Outros softwares, como Conta Azul, Nibo, GestãoJá e Tiny, ajudam a gerir as finanças da empresa.

O funcionamento é intuitivo e dispensa treinamento. Os planos começam em 60 reais por mês e o preço varia de acordo com o número de notas fiscais emitidas ou conforme a quantidade de dados armazenados pelo serviço.

Atenção: Os aplicativos também podem ser úteis para realizar projetos futuros, como tirar férias com a família sem precisar recorrer ao caixa da empresa.

Serviços

Com as contas organizadas, o empreendedor pode procurar serviços que ajudem a economizar. Há planos de internet, celular e telefone fixo, por exemplo. que são mais baratos quando contratados pela empresa. “É importante verificar se os planos se adequam às necessidades do negócio e se o valor é realmente vantajoso”, diz Filli.

Atenção: Caso o empreendedor opte por não usar planos corporativos, ele deve receber reembolsos no valor das despesas de trabalho que contraiu como pessoa física.