Como não perder tempo com e-mails?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

Assim como as redes sociais, o e-mail pode acabar com a produtividade. Uma pesquisa realizada pela Triad PS mostrou que os brasileiros chegam a perder até 3 horas por dia lendo, organizando e respondendo as mensagens. Entre os problemas, uma enxurrada de cópias desnecessárias, e-mails sem próximos passos definidos, spam e besteiras acima do suportável.

Para aprender a usar bem o e-mail e não perder tempo, você deve controlar e não ser controlado por ele. Se você fica com seu e-mail aberto a todo o momento e para cada vez que recebe uma nova mensagem, você é mais um na lista dos escravos do e-mail.

Não fique conectado o tempo todo. Estipule horários, entre uma atividade e outra, para focar nas mensagens. Não acostume as pessoas a terem uma resposta sua assim que recebe o e-mail. Se for urgente de verdade, o ideal é que seja dito pelo telefone.

Não se preocupe em deixar a caixa de entrada zerada. Deixe ali apenas e-mails com os quais você está trabalhando ou aguardando uma posição. O resto deve ir para uma pasta, virar reunião, tarefa ou, se não servir para nada, ir para o lixo.

Quando for escrever um e-mail lembre-se de incluir ação e informação no seu texto. Com e-mail a regra é simples: tudo que vai mal escrito volta rapidinho! Além disso, selecione muito bem quem vai receber sua mensagem, evite usar a cópia aberta e dê preferência à cópia oculta.

Christian Barbosa é cientista de computação e especialista em administração de tempo e produtividade.

Envie suas dúvidas sobre produtividade para examecanalpme@abril.com.br.