São Paulo – Mais perto do final do ano, os empresários começam a apertar o orçamento para conseguir pagar 13º e fechar o ano no azul. Além disso, é hora também de começar a fazer o planejamento do próximo ano.

O primeiro passo é fazer o orçamento, para saber melhor onde usar o dinheiro que entra. Com ele em mãos, você identifica onde pode investir e o que está consumindo mais dinheiro. A forma mais tradicional de fazer o orçamento é com o histórico dos meses anteriores.
Há também o orçamento de base zero, usado quando a empresa ainda não tem um histórico para se basear ou está em busca de um resultado específico. “Assim o empreendedor monta o orçamento a partir da real necessidade dele”, diz o sócio-diretor da Blue Numbers, Márcio Iavelberg.

Para o professor de finanças da Business School São Paulo (BSP), Thomas Brull, o primeiro passo é fazer alguns tipos de controle. “Compare os resultados com meses anteriores e questione se os gastos estão subindo e qual o motivo deles. Em relação à receita, veja se o faturamento não está subindo como os gastos e avalie se é uma questão de tempo para virar receita ou corte”, explica.
Confira a seguir seis dicas que vão te ajudar a fazer o seu orçamento render ainda mais.

1. Faça o demonstrativo de resultados

Observar o quanto se gasta na empresa é a melhor forma de acompanhar onde e como sua receita é utilizada. Por isso, quanto mais detalhada for a demonstração dos resultados, mais fácil identificar onde fazer ajustes.

Na projeção de receita, inclua o que trouxe mais dinheiro para a empresa e qual produto foi mais vendido. Na parte das despesas, detalhe informações sobre tudo que a empresa gastou, de impostos a gastos administrativos, como luz, segurança e telefone. No caso das despesas, uma variação significativa de um mês para o outro, ou distante da projeção, significa um alerta para acompanhar aquele gasto mais de perto e tomar decisões.

Cruze os dados dos resultados esperados com os obtidos. Saber de onde o dinheiro vem e para onde vai ajuda a fazer manobras para melhorar os números. Thomas Brull, professor de finanças, sugere colocar os meses um ao lado do outro para ter clareza da evolução dos itens com o tempo. Se possível, atualize esta planilha diariamente.

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2. Controle a tributação

Saber exatamente o que gasta e o que recebe pode ser útil também para pagar menos impostos. Iavelberg orienta que se o rendimento, no demonstrativo de resultado, for menor do que 3,6 milhões de reais, seu regime tributário pode ser o Simples, já que este valor será o limite a partir de janeiro de 2012. Diga ao contador qual será a sua projeção no próximo ano e nos meses seguintes para que a carga tributária acompanhe a realidade do seu negócio.

3. Observe gargalos e corte gastos

Algumas soluções parecem simples demais para fazer diferença no orçamento. Mas fazem. É o caso de gastar com viagens quando é possível fazer as reuniões via Skype ou de imprimir ao invés de criar uma biblioteca eletrônica. “Quando a empresa vai bem, normalmente existem gastos exagerados. Se ela planeja, vê que tem gorduras para queimar”, comenta Iavelberg.

O professor da BSP sugere que você sempre pense em formas mais baratas de fazer as coisas. “A vantagem do mundo da internet é que é possível encontrar muitas alternativas para qualquer atividade a preços competitivos”, diz. Softwares gratuitos, serviços jurídicos, contabilidade, fiscal, entregas e consultorias em todas as áreas podem ser encontrados online. “Lembre-se do espírito colaborativo disseminado na rede. Você pode trocar serviços e trabalhar em rede. Você pode conseguir muita coisa até de graça”, diz Brull.

4. Encontre os custos invisíveis

Quase toda empresa sofre com custos invisíveis. Eles geralmente estão nas planilhas de gastos mensais e vão aumentando gradativamente a cada mês. Aluguel, transportes, pequenas obras, prestação de serviços, alimentação e entregas podem ser colocados nesta categoria.

Thomas Brull explica que o mercado aquecido tem elevado os custos da empresa, principalmente a mão de obra. Há dissídios, por exemplo, que ficaram em torno de 10% e prejudicaram empresários desprevenidos que não atualizaram seus orçamentos nem tomaram providências ao longo dos meses.

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5. Acompanhe o fluxo de caixa

Thomas Brull comenta que o fluxo de caixa representa a totalidade do seu negócio. A dica é gastar em que traz receita e estar pronto para reagir a mudanças. Se a situação apertar, tente fugir dos juros e evite pegar dinheiro emprestado. “Ter caixa positivo é a única forma de sobreviver. Portanto, não tenha dúvida: se o negócio mudar para pior, corte suas despesas. E faça isso muito rapidamente”, alerta.

A receita também pode vir de maneira mais favorável ao crescimento da sua empresa. Se você der muito prazo ao cliente, provavelmente irá drenar seu dinheiro. O professor de finanças explica que é preferível ganhar mais rápido e pagar mais lentamente, mas sem pagar juros. Crie formas para incentivar que o pagamento seja feito à vista ou em prazos curtos.

6. Gaste bem

Gastar muito é o princípio da atividade de uma empresa, segundo o professor da BSP. “Você precisa gastar, caso contrário, não vai obter receitas e não terá lucro. O mais importante é gastar bem”, diz. Observe quais os gastos que te ajudam a faturar mais, ou seja, os bons gastos. É o caso de criar um serviço de entrega em um restaurante, o que aumenta os gastos, mas pode elevar o faturamento por oferecer a conveniência ao cliente. “Mesmo assim sempre pergunte se é possível fazer algo com menos gasto?”, sugere.

Brull comenta que parte do lucro deve ser guardada para eventualidades e outra parte para investimentos na melhoria dos negócios e, consequentemente, o aumento das vendas. “Muitos negócios quebram quando o crescimento é feito sem controle. Sempre que for crescer, procure não se deixar levar pelo entusiasmo do seu sucesso atual”, orienta. Continue fazendo o plano no papel, com previsão de receitas e de gastos. Observe se algo pode dar errado e o que aconteceria com o fluxo de caixa para ver que estratégias adotar em cada cenário.