São Paulo - Se o negócio está andando a passos de tartaruga, uma explicação comum é a de que o contexto do setor está ruim. Porém, o problema pode ser agravado pela atitude do empreendedor. Quando ele não é produtivo, está desperdiçando tempo e dinheiro, recursos valiosos para impulsionar a pequena empresa ou franquia. Por isso, selecionamos dez dicas essenciais para que ele possa fazer mais com menos. As sugestões foram dadas por José Balian, professor do curso de administração da ESPM e coordenador da Incubadora de Negócios da escola; Marcello Lage, empreendedor e professor da Business School São Paulo (BSP); e Marco Aurélio de Sá Ribeiro, coordenador do Centro de Empreendedorismo Ibmec (CEI) e Coordenação de Mercado e Inovação (CMI).

Pode parecer óbvio, mas muitos empreendedores descartam o planejamento da sua agenda. "Eles têm uma compulsão por sair executando, sem planejar", diz Ribeiro. Com isso, podem até ter de refazer atividades, sem nem perceber que elas já foram executadas. A falta de planejamento é vista, inclusive, na parte financeira. "Muito tempo é gasto buscando capital de giro para o negócio, o que deveria ter sido feito antes. O empreendedor está mais preocupado em pagar as contas do que ganhar dinheiro", afirma.

Para escolher o que merece sua atenção, destaque dois fatores: urgência e importância. "Uma ligação de telefone pode parecer urgente, mas, se o assunto pode ser discutido depois, então não é importante, ao menos por enquanto. Saiba trabalhar com essas noções", afirma Balian.  Outro ponto importante é, quando começar uma tarefa, terminá-la antes de assumir outras. "Na verdade, a gente não é multitarefas. Se você faz três tarefas ao mesmo tempo, nenhuma é resolvida direito, porque há a distração. Começar e terminar alguma coisa dá um sentimento de realização e motiva a iniciar outra atividade".

Existem momentos para ser mais operacional, mas reservar uma parte do seu dia para possíveis ideias pode valer a pena no futuro. O empreendedor deve ter tanto uma visão mais focada quanto uma periférica, para perceber aquilo que quem olha apenas para o curto prazo não enxerga, afirma Lage. O empreendedor e professor recomenda comprar uma lousa e fazer dois círculos: "o que é preciso fazer agora" e "quais são minhas futuras oportunidades". A atividade tira poucos minutos do dia a dia e, alguma hora, a empresa irá perceber qual o próximo passo para crescer, poupando tempo que o empreendedor gastaria para planejar o próximo passo do zero.

Você acha que deve fazer tudo dentro da empresa? Então está perdendo a chance de se concentrar apenas naquilo em que você é melhor: empreender.  "O empreendedor precisa delegar o trabalho mais braçal para os seus funcionários, sem resolver uma série de problemas que poderiam ser delegados. Assim, o tempo é usado para trabalhos como lançar a empresa no mercado e captar investimentos", diz Ribeiro. Por isso, busque sempre as pessoas que entendem de cada área do negócio e não tente fazer tudo sozinho, do zero. Segundo o professor, achar que tem pouco dinheiro para investir em bons profissionais, no fim, sai caro, inclusive em tempo perdido.

Perder tempo demais procurando documentos espalhados por aí ou correndo atrás de alguma informação é algo que pode e deve ser evitado. "Sem a mesa limpa, você começa a trabalhar em uma tarefa e vê que tem de fazer outra coisa, deixando de fazer aquilo que havia se programado", afirma Balian. Para isso, o professor recomenda sumir com itens desnecessários do armário e da gaveta. Apenas o que você usa todo dia tem que estar perto. Já Ribeiro diz ser essencial ter sistemas de informação adequados dentro da empresa, tanto para o meios digital quanto para o físico. 

Pode parecer contraditório, mas gastar tempo aprendendo sobre como outros mercados funcionam pode gerar um ganho de produtividade no seu negócio. Por isso, não fique apenas olhando para sua empresa e para os concorrentes, que fazem algo muito próximo.  "Cada vez que você tem uma visão do outro, as informações são inseridas na sua visão de negócio. Com isso, você desenvolve ferramentas de produtividade que servem para todas as suas ações", diz Lage.

Um último obstáculo para a produtividade do empreendedor e do negócio é o medo de tomar ações, que pode ser gerado tanto por motivos pessoais quanto por um pessimismo visto no setor de atuação. "Escute o que os outros estão dizendo, mas olhe para a situação específica da sua empresa e o que ela pode oferecer. Grandes empreendedores fizeram sucesso indo na contramão do mercado e criando soluções para ele", recomenda Lage.