São Paulo - A gestão do ciclo de caixa é fundamental para que as empresas sejam competitivas e garantam a sua sobrevivência.

Para que os negócios continuem produzindo e vendendo, é necessário realizar compras de insumos, pagamentos de custos envolvidos nas atividades de produção e prestação de serviços e despesas operacionais e gerais do negócio.

Logo, é preciso gerir o fluxo de caixa de forma que sempre haja recursos para que a empresa realize esses pagamentos e garanta a continuidade da operação, isto é, a entrega dos produtos e serviços ofertados aos seus clientes.

No mundo de hoje, em que as empresas estão inseridas em um cenário altamente competitivo e que os clientes têm acesso a diversas opções de fornecedores, se torna cada vez mais necessário, para não perder vendas ou para aumentar as suas vendas, que as empresas ofereçam prazo de pagamentos ao mercado. Caso contrário, o cliente irá comprar de seus concorrentes.

Diante deste cenário surge a questão: “Como financiar a minha produção e manter um bom ciclo de caixa se o cliente me paga a prazo?”.

O primeiro passo é realizar o planejamento das contas a pagar e das contas a receber com base em projeções dos volumes de vendas, compras, custos de produção, despesas operacionais e, principalmente, os prazos de recebimentos e pagamentos.

Após essa etapa, será possível ter conhecimento da necessidade de capital de giro gerada pelo ciclo de caixa do negócio.

A necessidade do capital de giro gerada pelo ciclo de caixa será definida pelo tempo decorrido entre o pagamento aos fornecedores e o recebimento das vendas.

Com isso, uma das metas principais será reduzir a diferença entre as datas do ciclo de caixa ou até mesmo receber de seus clientes, mesmo com vendas a prazo, antes de pagar os seus fornecedores. Como conseguir isso?

1. Reduza o prazo do seu estoque

As iniciativas de otimização do ciclo de caixa devem começar com a redução do prazo médio de estoque.

Para tal, é necessário realizar melhorias nos processos de compras e produção, com objetivos de determinar volumes adequados fazendo uma melhor previsão de demanda e, consequentemente, reduzir o nível de estoque.

Com isso, é possível reduzir o volume de pagamentos dos fornecedores e escoar mais rápido o que foi produzido, de modo antecipar o fluxo de recebimentos.

2. Negocie com fornecedores

Aumentar o prazo médio de pagamento junto aos fornecedores também é de extrema importância para viabilizar prazos mais dilatados nas vendas.

Isso será obtido com negociações de prazos de pagamentos com seus fornecedores, por isso é fundamental ter processos bem estruturados e eficiente de cotações e tomada de decisões de compras.

Entre as principais práticas para aumentar o poder de barganha, destaco:
- Ter mais um fornecedor para cada insumo com planejamento de volumes por fornecedor, que possibilite condicionar as compras em cada fornecedor com a maiores prazos de pagamento
- Ter equilíbrio na negociação das condições comerciais entre preços e prazos, já que um maior prazo poderá ser mais vantajoso do que um desconto
- Treinamento da equipe de compras de técnicas de negociações e relacionamento com fornecedores.

3. Antecipe seus ganhos

A terceira frente de ação é reduzir o prazo médio de recebimento através de antecipação de recebíveis.

Nesse caso, é importante considerar o impacto das despesas financeiras na rentabilidade do negócio e a gestão de relacionamentos junto as instituições financeiras para disponibilidade e aprovação das operações de crédito.

Outras ações recomendadas para de reduzir o prazo de recebimento são: realizar de forma eficiente as atividades de cobranças com o objetivo de diminuir atrasos de pagamentos por parte de clientes e análise de crédito eficiente para evitar perdas por inadimplência.

É muito importante destacar que as ações necessárias para administrar o ciclo de caixa não são de responsabilidade somente da área financeira.

As soluções envolverão praticamente todas as áreas da empresa, entre elas Compras, Logística, Produção, Comercial, Recursos Humanos e o Financeiro.

Em resumo, para que a sua empresa possa oferecer prazo aos seus clientes sem colocar em risco a sua sobrevivência, destaco as seguintes ações: planejamento de compras e produção, planejamento de vendas, negociação de prazo com fornecedores, acesso a linhas de antecipação de recebíveis e política de crédito e cobrança.