São Paulo – Gerir um negócio não é nada fácil. Porém, fazer uso da praticidade dos smartphones podem fazer tal tarefa se tornar mais simples. Felizmente, hoje já é possível cuidar das finanças, falar com os funcionários e organizar os processos do negócio por meio de alguns toques na telas: basta baixar alguns aplicativos.

Porém, como saber qual app é o mais confiável e eficiente? EXAME.com falou com diversos empreendedores e perguntou quais são as ferramentas mobile que eles usam todos os dias. Uma boa notícia: todos possuem alguma versão gratuita, mesmo que seja apenas para teste.

Confira, a seguir, 20 aplicativos que os empreendedores usam todos os dias:

1. Asana

O Asana é um aplicativo voltado para a eficiência. A ideia é que, na mesma plataforma, os donos de negócio consigam ver tarefas e seu andamento e gerir o time por meio de conversas coletivas e privadas, por exemplo. 

O aplicativo possui tanto a versão gratuita quanto a versão Premium (8,33 dólares por usuário e por mês). A ferramenta está disponível para desktop, para Android e para iOS.

“O Asana é de grande utilidade para termos certeza que as principais tarefas estejam mapeadas, com um dono e com um prazo para serem resolvidas”, explica Victor Santos, da startup de alimentação Liv Up. “Normalmente utilizo o aplicativo no início do dia, para me programar e definir prioridades nas tarefas a serem realizadas, e também ao final do dia, para entender a evolução da nossa equipe.”

E não é só o dono do negócio que pode acompanhar o progresso das atividades: os próprios funcionários podem ver se os gestores também estão acompanhando o ritmo. “Acho bastante interessante que o aplicativo é colaborativo, ou seja, as atualizações do time gestor são acompanhadas por todos”, ressalta Welson Marinho, fundador da plataforma de compra e venda Fliig.

Já Bárbara Mattivy, da Insecta Shoes, ressalta a segmentação das atividades como um diferencial do Asana. “Usamos durante o dia todo. Nele conseguimos reunir o time para que possam contribuir em diferentes projetos, divididos por áreas e de acordo com a função de cada um.”

2. Aussi

O Aussi é um aplicativo voltado para ajudar os empresários de pequeno porte: por meio dele, os empreendedores se conectam de forma gratuita e podem solucionar dúvidas entre si.

O Aussi está disponível na versão para Android e para iOS. A versão para desktop será inaugurada em breve. Há tanto a versão gratuita quanto a paga, que envolve uma consultoria de negócios.

Marcílio Quintino é o fundador da assistência técnica Consertaê e usa o Aussi à noite, quando possui mais tempo para navegar pela ferramenta.

“Utilizo o Aussi há cinco meses pela oportunidade única de receber ajuda de empreendedores mais experientes. Eles me auxiliam em diversos desafios de gestão, enquanto eu também gosto muito de ajudar outros donos de negócio que estão passando por problemas pelos que que já passei”, conta.

“Como empreendedores, muitas vezes nos sentimos sozinhos nos desafios do dia a dia. Com o Aussi, temos com quem compartilhar.”

3. BeerOrCoffee

O BeerOrCoffee é um aplicativo ideal para que os empreendedores possam fazer networking. Por meio da plataforma, é possível encontrar pessoas interesses similares ao seu e, com poucos cliques, convidá-las para um café ou uma cerveja nos próximos 30 minutos. O aplicativo está disponível para Android e para iOS.

Yoshimiti Matsusaki, presidente da empresa de fluxos de dados financeiros Finnet, é um dos usuários da ferramenta. “Utilizo o LinkedIn para networking digital. Mas, para encontros reais de negócios, estou testando a integração dessa rede com o BeerOrCoffee.”

4. Evernote

O Evernote quer ser o aplicativo ideal para “gerenciar tudo na vida”: é possível escrever e armazenar notas de diversos assuntos, em formatos como texto, aúdio e foto. É possível acessá-la em diversos dispositivos e compartilhar com quem desejar.

O Evernote possui os planos Basic (gratuito), Plus (40 reais por ano), Premium (80 reais por ano) e Business (24 reais por usuário e por mês). Há a versão para desktop, para Android e para iOS.

David Kamkhagi, diretor da empresa de produtos ligados ao esporte e à saúde Acte, aprecia a ferramenta pela praticidade de atualização em tempo real, online. “O Evernote me ajuda a organizar aluguel de carros, arquivos, documentos, ideias, informações, passagens aéreas compradas, reservas de hotéis e reuniões. As informações são sincronizadas automaticamente e posso acessá-las do meu computador ou do celular.”

Juliano Prado, um dos criadores da Galinha Pintadinha, usa o Evernote como um substituto do seu antigo caderno. “Uso praticamente o dia todo. Ele fica aberto no meu computador e, por ser offline, é ainda mais ágil na hora de abrir e incluir tarefas, ideias, notas fiscais, páginas da web, gravações de voz e recortes de notícias.”

Enquanto isso, outros empreendedores aproveitam o fato de que o Evernote não permite apenas escrever notas. “Quando não posso digitar, costumo fazer notas em áudio para ouvir depois”, comenta Ricardo Alves, CEO do Grupo Halipar (detentor de marcas como Griletto, Jin Jin Wok e Montana Express).

Por fim, outro benefício ressaltado por empreendedores é o fato de as informações poderem ser compartilhadas. “Os materiais podem ser consultados, para seu próprio aprendizado, ou compartilhado com outras pessoas interessadas”, ressalta Gustavo Paulillo, do aplicativo Agendor.

5. Facebook

É claro que você já conhece o Facebook. Mas, talvez, ainda não tenha descoberto todas as funcionalidades que a rede social pode oferecer aos empreendedores.

“O Facebook se tornou uma plataforma muito prática para se relacionar com os clientes”, afirma William Pirola, da rede de fast food Spaziale Italiana. O negócio costuma postar na hora do almoço, para gerar interesse dos consumidores pelo cardápio.

“Publicamos todas as novidades na rede, e a resposta tem sido muito rápida. Um dos recursos que mais me atrai é a possibilidade de escolher o público que quero que receba a publicação. Assim, o investimento fica mais direcionado.”

6. Dropbox

O Dropbox é um serviço de armazenamento e compartilhamento de diversos tipos de arquivo, por meio da computação em nuvem. Na ferramenta, é possível subir desde textos até imagens e vídeos. Há tanto uma versão gratuita quanto formatos pagos, voltados para negócios. Alguns planos pagos são o Standard (12,50 dólares por mês e por usuário) e o Advanced (20 dólares por mês e por usuário).

Além da versão desktop, o Dropbox também está disponível para Android, iOS e Windows Phone.

Gean Francesco Chu, da rede Los Paleteros, usa o Dropbox todos os dias. “Ele me permite manter vários arquivos e informações da empresa online, com fácil acesso a partir de qualquer local ou horário. Eu e a equipe conseguimos manter todos os documentos de trabalho atualizados e disponíveis a partir de qualquer computador, tablet ou celular.”

Já Caio Katayama, da franquia de recuperação de crédito Ótris, ressalta a facilidade de compartilhamento. “Por meio do Dropbox, eu consigo compartilhar informações estratégicas com os meus sócios de onde eu estiver. Inclusive, existe uma política em que apenas um sócio é autorizado a atualizar os documentos, para não gerar ruídos”.

7. GitHub

O GitHub é uma plataforma essencial para todos que mexem com programação. Nela, é possível construir projetos de software pessoais e profissionais por meio da filosofia de código aberto: os usuários podem sugerir mudanças para que seu empreendimento fique cada vez melhor.

O GitHub é gratuito para projetos públicos, de livre acesso. Para produtos mais confidenciais, há alguns planos pagos: o Personal (7 dólares por mês), o Organization (9 dólares por mês e por usuário) e o Enterprise (21 dólares por mês e por usuário). Além da versão desktop, o Github possui um site móvel.

“Como criamos software, usamos o GitHub para viabilizar a colaboração do time dentro do próprio código criado, como acontece nas revisões para controle de qualidade ou na gestão de múltiplas versões do produto”, explica Rafael Miranda, da desenvolvedora de produtos digitais HE:labs.

8. Google Analytics

Quem já criou um site provavelmente conhece o Google Analytics: uma ferramenta do Google para avaliar o público que frequenta suas páginas online, oferecendo dados valiosos. Além da versão desktop, há aplicativos Android e iOS. A ferramenta é gratuita, mas é preciso assinar um plano pago quando a página alcança vários acessos.

Fernando Cymrot, do e-commerce automotivo Canal da Peça, usa o aplicativo do Google Analytics. “Ele permite que eu acompanhe remotamente e em tempo real o número de visitantes que estão acessando a plataforma, além de conversões de vendas e comparações com datas anteriores. É muito útil, pois me permite mostrar para nossos parceiros, clientes e investidores a performance da empresa enquanto faço uma reunião ou tomo um café, por exemplo. Utilizo durante o dia inteiro.”

9. Google Drive

O Google Drive funciona de forma parecida com o Dropbox: é uma plataforma que pemite subir e compartilhar online diversos conteúdos, com sincronização em tempo real. Sua integração com outras ferramentas do Google pode ser um diferencial em relação ao Dropbox, caso você faça uso frequente de serviços da gigante de tecnologia, como o Gmail.

Para um uso de até 15 GB, o Google Drive é gratuito. Depois, oferece planos pagos: 100 GB (7 reais por mês), 1000 GB (35 reais por mês) e 10 TB (350 reais por mês). Além da versão desktop, há aplicativos para Android e iOS.

Tatiana Vecchi, CEO do Vá De Táxi, usa o Google Drive para gerir seus arquivos compartilhados – inclusive fora do escritório. “Como as ferramentas do Google permitem o armazenamento na nuvem, no domingo à noite faço um check list das minhas tarefas. Chego na segunda-feira preparada para a reunião com a equipe.”

10. Google Keep

O último serviço do Google mais usado por empreendedores é o Google Keep: um serviço que quer substituir anotações manuais, o bloco de notas ou os post-its colados pela sua mesa de trabalho.

O Keep é gratuito possui tanto uma versão desktop quanto um aplicativo para Android e iOS.

Guilherme Carvalho, da franqueadora de comida caseira QG Jeitinho Caseiro, usa o Google Keep o dia inteiro. “Eu usava o Evernote, mas achei o Keep mais simples. O aplicativo me ajuda a lembrar de datas de renovação de contratos, viagens e outros tipos de lembretes. O que mais me agrada é o fato de que ele faz a integração com o meu e-mail: todos os compromissos aparecem tanto em um quanto em outro”.

11. LinkedIn

Networking é fundamental para todo empreendedor. Por isso, uma boa maneira de acessar sua rede profissional de forma remota é usando o aplicativo da rede social LinkedIn. Nele, também é possível postar novidades e conversar em grupos de interesses empresariais similares ao seu.

O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone.

Fernanda Pancheri, da rede de franquias de comunicação corporativa Note!, faz uso do LinkedIn para buscar novos clientes e parceiros. “Acesso o Linkedin ao menos três vezes por dia, inclusive aos finais de semana, para acompanhar a minha rede e fazer contatos por inbox [mensagem privada]. Também consigo agendar reuniões, buscar indicações e saber mais sobre possíveis clientes a prospectar.”

Já Eduardo Pirré, da franqueadora de limpeza comercial e residencial Maria Brasileira, usa o LinkedIn para se atualizar. “Consigo ver as notícias do universo corporativo de todos os lugares do mundo, além de acompanhar tendências e as projeções do mercado. Normalmente, acesso em dois períodos: pela manhã e no final da noite.”

12. PipeDrive

O PipeDrive é uma ferramenta de gestão do funil de vendas e da relação com os consumidores. É um aplicativo que pode ajudar o dono de pequena empresa que quer ter o controle de sua área comercial na palma da mão.

O cadastro do PipeDrive é grátis para teste, mas há três planos pagos: Silver (12 dólares por mês e por usuário), Gold (25 dólares por mês e por usuário) e Platinum (75 dólares por mês e por usuário).

Além da versão para desktop, há aplicativos para Android e iOS.

Marco Giroto e Vanessa Ban, fundadores da franqueadora de escolas de computação SuperGeeks, usam o PipeDrive para acessar, em tempo real, todas as vendas feitas em suas unidades. “Vemos em qual estágio estão, quais possuem potencial de fechar matrícula, quantas matrículas foram fechadas, entre outros aspectos”, contam.

No caso da plataforma de negociação de bitcoins Foxbit, o app é mais usado para fazer gestão de contatos e possíveis parceiros, especialmente no universo de empresa para empresas (B2B). “Sempre que saímos de uma reunião ou pegamos um cartão de visitas, já colocamos no PipeDrive”, conta Guto Schiavon, diretor de operações.

Fernando Saddi, fundador da Easy Carros, também usa o app tanto para acompanhar o status das vendas da equipe comercial quanto para gerenciar contatos corporativos. Mas, além disso, o usa para agendar conferências e reuniões, para fazer resumos das conversas e para projetar as receitas do mês. “Uso ele toda manhã, para cobrar e alinhar o time sobre as tarefas do dia; após o almoço, para manter o contato com os clientes; e no final do dia, para ver o estado das atividades e do negócio.”

13. QuickBooks ZeroPaper

O QuickBooks ZeroPaper é uma ferramenta indicada para os empreendedores que têm dificuldade em organizar as finanças. A plataforma disponibiliza o fluxo de caixa do seu negócio de forma online, fazendo com que o controle de receitas e despesas e a tomada de decisão fiquem mais fáceis. Os dados podem ser importados de bancos, o que facilita ainda mais a organização.

Há tanto a versão gratuita quando o QuickBooks ZeroPaper Plus, que custa 18 reais por ano. Além da versão desktop, o app está disponível para Android e iOS.

Os irmãos Frederico Lima e Jozimar Júnior, da lanchonete Wayne’s Burger Star, acompanham pelo celular todo o fluxo de pagamentos, com compras e contas a pagar e receber. “Ele é utilizado a todo momento, especialmente no início do dia, para conferir os relatórios financeiros”, afirmam.

Já Maurício Malanconi, fundador da Suporte Sondagens e Investigações, usa o ZeroPaper para o controle específica de cada contrato firmado com os clientes. “Individualizamos no aplicativo o fluxo financeiro de cada serviço contratado. Além de separar e arquivar todas as despesas por contrato, o aplicativo me ajuda a identificar possíveis desvios em relação ao que foi planejado e agir para melhorar o resultado financeiro. Em alguns casos conseguimos, em tempo hábil, controlar os gastos diários e evitar prejuízo.”

14. Salesforce

O Salesforce, assim como o PipeDrive, é um aplicativo que gerencia o relacionamento com os consumidores (o chamado “CRM”). Ele insere e mantém dados de atendimento, vendas e marketing por meio da tecnologia de computação em nuvem.

São quatro planos: o SalesforceIQ CRM Starter (25 dólares por mês e por usuário), o Lightning Professional (75 dólares por mês e por usuário), o Lightning Enterprise (150 dólares por mês e por usuário) e o Lightning Unlimited (300 dólares por mês e por usuário).

Além da versão desktop, a ferramenta possui apps para Android e iOS.

José Renato Colaferro, sócio-diretor da Blue Sol Energia Solar, usa o aplicativo mobile do CRM Salesforce. “Com ele, é possível acompanhar as oportunidades nas vendas futuras, em progresso e já em fechamento, além de seus volumes. Todas as áreas em cada parte do processo de venda montaram painéis de controle, que ficam em telas nas salas como ferramenta de gestão a vista. Assim, posso acompanhar a performance da equipe em tempo real”, explica.

15. Skype

Você provavelmente conhece o serviço de chamadas por internet Skype. Mas, além de poder se conectar com amigos e familiares, a ferramenta pode servir para se conectar com clientes e funcionários que estão distantes do seu negócio.

O aplicativo pode ser instalado gratuitamente, mas para ligações telefônicas é preciso adquirir crédito por meio da plataforma. As chamadas de vídeo são gratuitas. Há também um plano empresarial, chamado Skype for Business, que custa a partir de 8,80 reais por mês e por usuário.

Além da versão desktop, é possível baixar os aplicativos para Android e iOS.

Eddy Costa, diretor de finanças da consultoria de recursos humanos Thomas Case & Associados, usa o Skype de acordo com sua demanda por conferências. “O app serve para fazer reuniões em tempo real com clientes e filias, seja em território nacional ou internacional”, explica.

16. Slack

O Slack é um aplicativo para trocar mensagens em grupo – e é o mais usado pelos empreendedores consultados por EXAME.com.

Ele é cheio de ferramentas, e isso atrai os donos de negócio: é possível criar grupos públicos e privados; enviar arquivos de serviços como Google Drive e Dropbox; e realizar integrações com serviços como Twitter e Asana para agrupar notificações, por exemplo.

O Slack possui três planos: o gratuito, o Standard (6,67 dólares por usuário e por mês) e o Plus (12,50 dólares por usuário e por mês). Há a versão para desktop, Android, iOS e Windows Phone.

“Antes, a minha caixa de e-mail era cheia. Minha motivação para baixar o app foi diminuir a quantidade de mensagens internas. Com o Slack e a troca de mensagens instantâneas, os e-mails diminuíram bastante e isso trouxe produtividade”, conta Marcelo Pugliesi, CEO da plataforma de atendimento ao cliente Direct Talk.

Fernando Gadotti, co-fundador da plataforma DogHero, ressalta também que o Slack possui sincronização em tempo real entre o computador e o celular, o que reduz o tempo gasto com a espera de atualizações.

“O Slack é o melhor aplicativo de comunicação em empresas. Faz com que seja possível me comunicar com velocidade e segurança o que está acontecendo quando estou dentro e fora do escritório”, resume Rodrigo Batista, CEO da plataforma MercadoBitcoin.com.br.

Outro ponto importante é que o Slack permite a integração com outros aplicativos. No caso da empresa Evnts, é importante a conexão com sistemas de vendas, por exemplo.

“Isso permite mais agilidade e facilidade com notificações; aspecto extremamente importante para uma startup de tecnologia de reserva de hotéis, com múltiplos setores se conversando para cumprir os processos”, diz o CEO Alexandre Rodrigues.

17. Todoist

O aplicativo Todoist é um gerenciador de listas de tarefas, que funciona inclusive de forma offline. A ferramenta serve tanto para o empreendedor que quer controlar seus projetos pessoais quanto para o que quer acompanhar metas da sua empresa.

Há tanto uma versão gratuita quanto duas pagas, chamadas Todoist Premium (29 dólares por ano) e Todoist Business (29 dólares por ano e por usuário). O aplicativo está disponível para desktop, Android e iOS.

“O Todoist é um organizador de tarefas super intuitivo e prático. Consigo encontrar rapidamente compromissos futuros e tarefas no aplicativo em viagens e reuniões, otimizando meu tempo e deixando tudo organizado. Para o empreendedor, isso faz toda a diferença: olho o aplicativo no decorrer de todo o dia”, explica Rafael Soares, da rede Oven Pizza.

18. Trello

O Trello é um visualizador de listas descolado. Por meio de cartões, é possível dividir áreas de um projeto e acompanhar o progresso de cada um dos setores, por exemplo. A ideia é se livrar de post-its, planilhas e softwares complicados.

Perdendo apenas para o Slack, o Trello é o segundo aplicativo mais utilizado pelos empreendedores consultados por EXAME.com (inclusive, os dois serviços possuem integração). Há tanto um plano gratuito quanto dois planos pagos: o Business Class (10 dólares por mês e por usuário) e o Enterprise (sob medida). Ele possui aplicações para desktop, Android e iOS.

A ferramenta se baseia em um método de produtividade chamado “kanban”, que utiliza cartões para indicar fluxos de produção. “O Trello é uma ferramenta de desenvolvimento ágil. Suas vantagens são flexibilidade, interface amigável e  gratuidade. Com ele, é possível dividir as responsabilidades com cada colaborador e equipe - e prever os resultados a longo prazo”, define Thiago Carvalho, CEO da plataforma de compra de passagem de ônibus online Guichê Virtual.

“Ficamos com o Trello aberto o dia todo e sempre o utilizamos nas reuniões de alinhamento de esforços. Qual tarefa é mais urgente? Qual está aguardando aprovação? Qual é permanente? Qual já foi concluída?”, diz Tomaz de Paula, das plataformas Dubbio e Juris. “O Trello nos ajuda a termos uma visão global sobre tudo que estamos produzindo, reduzindo nossos prazos de entrega e gerando produtividade por uma divisão eficiente de tarefas.”

“Posso enviar mensagens no Trello para os participantes de cada nova criação, dando instruções e subindo arquivos. Eu uso diariamente, principalmente pela manhã e no meio da tarde, para acompanhar o andamento das atividades da empresa”, completa Gian Marco La Barbera, sócio agência de conteúdo de influenciadores digitais iFruit.

Já a plataforma Goleiro de Aluguel usa o Trello não só projetos, mas para os setores administrativos da empresa: desenvolvimento de aplicação, mídias sociais, recursos humanos e relações públicas, por exemplo.

“Conseguimos gerenciar todos os funcionários em quadros específicos, nos quais cada membro da startup abre um cartão com foto e apresenta um mini currículo. Isso cria uma integração imediata com a equipe. Além disso, as engrenagens da empresa estão na nuvem do app, o que me facilita acessá-lo a qualquer hora do dia através do meu notebook, smartphone ou tablet", afirma o CEO Samuel Toaldo.

Na TemLugar.com.br, um marketplace de escritórios, isso é ainda mais necessário: a sede da empresa fica em São Paulo, mas os programadores estão em Minas Gerais. “Agora, ficou mais fácil expor e descrever as demandas da área executiva ao time de TI, bem como acompanhar em tempo real a execução das mesmas. Entro no Trello aproximadamente cinco vezes por dia, tanto pelo computador quanto pelo celular”, diz o fundador Roberto Tesch.

19. WhatsApp

O WhatsApp, assim como o Facebook, é outro serviço muito usado por quem não é empreendedor: ele serve para trocar mensagens de forma simples. Porém, no caso dos negócios, também pode servir para prestar atendimentos (saiba mais aqui).

O WhatsApp é gratuito e possui aplicativos para Android, para iOS e para Windows Phone. Com a aplicação baixada, também é possível acessar pelo desktop.

Lucy Onodera, sócia-diretora da Onodera Estética, usa o WhatsApp para falar de forma instantânea com os funcionários do negócio, mesmo estando longe. ”Nesta semana, por exemplo, estou participando do congresso da International Franchise Association, em Las Vegas. A cada palestra, mando comentários, gravações e imagens do que estou aprendendo. Isso, sem dúvida, faz a diferença.”

Gustavo Freitas, sócio-diretor de expansão da rede Mercadão dos Óculos, conta que fala com os franqueados por meio do app. “Durante cerca de 16h por dia, temos suporte para troca de informações com os empreendedores da rede. O recurso é interessante pela integração em tempo real com a rede toda, auxiliando na agilidade e na aproximação de todos da empresa.”

Já na franquia de crédito ConsigPlan, o WhatsApp é usado para se comunicar com os consumidores. “Os clientes têm a comodidade de enviar os documentos pessoais e contratos via este aplicativo, sem a necessidade de ir fisicamente até a loja”, explica o presidente Marcus Vialta.

20. Wunderlist

O Wunderlist é outro aplicativo de produtividade. Por meio dele, o usuário cria listas de tarefas e recebe lembretes sobre esses compromissos. Também é possível compartilhar as listas, mandá-las por e-mail e fazer comentários, por exemplo.

O Wunderlist oferece as versões gratuita, Pro (5 reais por mês) e Business (5 reais por mês e por usuário). A ferramenta está disponível para desktop, Android, iOS e Windows Phone. Em junho deste ano, o Wunderlist foi comprado pela Microsoft.

“Todo empreendedor tem sempre uma longa lista de tarefas a executar, em diversas dimensões possíveis. Por isso, é imprescindível ter uma ferramenta para gestão das próprias tarefas, e o Wunderlist foi aquela a que eu mais me adeptei”, explica Rafael Damasceno, fundador da empresa Supersonic, especializada em aumento de taxa de conversão para sites.

“Com ele, eu cadastro lembretes, crio subtarefas, faço comentários, subo arquivos e vejo a barra de progresso de cada ação. Uso diariamente no planejamento da franqueadora”, completa Vinicius Almeida, da rede Grupo VA (com marcas como Dr. Lubrifica e Evolute Cursos) e do canal do YouTube Sinônimo de Sucesso.