São Paulo – Para muitos empreendedores, o plano de negócios é quase um pesadelo. O documento exige dados e informações que quem está começando um negócio do zero normalmente não tem. Antes de mergulhar na elaboração do plano, porém, vale a pena parar de rabiscar anotações em guardanapos e fazer um projeto da empresa.

Ainda não é suficiente, mas ajuda a organizar as ideias e até descobrir se o negócio é viável ou não. “É uma forma de se planejar e se preparar para o que pode dar errado”, explica Lucia Mazoni, coordenadora do MBA em Gerenciamento de Projetos da Universidade Estácio de Sá.

Esse planejamento mostra ainda quanto o projeto vai custar, quais os possíveis riscos e o que fazer em situações inesperadas. O passo a passo ajuda ainda quem tem um novo projeto para desenvolver. “Os empreendedores normalmente colocam prazos impossíveis. Um projeto mais profissional agrega mais valor e as chances de entregar dentro do tempo aumentam”, explica.

Identifique os interessados
Não basta conhecer quem é o seu cliente. Essa é apenas uma das partes. “É preciso fazer um levantamento de todas as pessoas que vão ser impactadas pelo projeto. Se alguma parte envolvida não for listada, o projeto corre o risco de ficar parado”, diz Lucia. Isso inclui pesquisar como seu negócio vai ser afetado pelo governo estadual, municipal, concorrentes, órgãos de fomento e a comunidade onde vai estar.

Conheça os requisitos
Já com uma lista de como seu negócio afeta e é afetado por diversas partes, é hora de levantar os requisitos para funcionar. Descreva com detalhes o que cada parte interessada vai exigir. “Já com todas as partes impactadas conhecidas, o empreendedor pode começar a pesquisar que tipo de autorização vai precisar para o negócios”, explica.

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Tenha datas de controle
Seguindo o passo a passo, é hora de analisar o que as partes afetadas pediram e o que você pode fazer para atender os requisitos. O mais importante nessa etapa é planejar quanto tempo deve levar para conseguir as autorizações e quanto isso pode custar. “Assuma premissas de coisas que não estão sob o seu controle e estabeleça datas para colocar em prática”, ensina a coordenadora.

Planeje as atividades
É comum que os empreendedores se atrapalhem quando percebem o longo caminho até tirar uma ideia do papel. A dica é detalhar as atividades, definir duração e indicar um responsável por cada uma delas. “Nessa fase, é importante quebrar em pedaços menores cada etapa, assim, fica mais fácil enxergar as estimativas de tempo”, explica. No começo pode parecer um chute, mas com o tempo as estimativas passam a ser mais detalhadas.

Faça um planejamento financeiro
O dinheiro é ponto crucial para colocar um projeto em prática, seja uma nova empresa ou um novo produto. Por isso, detalhar o orçamento e como ele será gasto no tempo ajuda a evitar gastos desnecessários. “Com as datas estabelecidas, é possível olhar o cronograma de cima e definir o orçamento que cada etapa vai precisar”, diz Lucia.

Tenha um plano B
Para cada etapa, o empreendedor precisa listar tudo que pode dar errado e o que faria para solucionar sem ter custos adicionais. “Essa fase é essencial. Analisar o risco e calcular quais etapas vão precisar de mais dinheiro e o que pode dar errado. Você vai para a chuva com guarda-chuva. Se você tiver um plano de contingência, sua taxa de sucesso aumenta”, afirma.

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Fique de olho na qualidade
Tanto um novo produto quanto uma empresa inteira precisam entregar o que prometem. O consumidor vai cobrar por qualidade e isso pode até prejudicar a marca. Neste item, defina como será garantida a qualidade do que está sendo oferecido. “Coloque-se no lugar de quem vai receber o produto. Assim, você consegue pensar no cliente como um todo, na experiência que vai proporcionar”, diz.

Marque reuniões
Se você vai ter um sócio ou já tem uma equipe envolvida no projeto, tenha um cronograma de atividades que serão feitas para manter todos informados sobre o passo a passo. “Faça reuniões com sua equipe ou sócios periodicamente. Não deixe que as ocupações do dia a dia atrapalhem isso”, ensina Lucia. Quando estão muito ocupadas, as pessoas se comunicam menos e, é nesse momento, que elas mais precisam se comunicar. Elas podem se ajudar, dar sugestões e acompanhar o projeto mais de perto.

Reserve um tempo para o happy hour
Manter as boas relações com o sócio ou a equipe ajudam a ter um time unido e envolvido no projeto. Se estiver nessa sozinho, reserve um tempo para os amigos e a família. “Até um chope no final do dia é bem vindo se isso contribui para o que time se sinta contribuindo com o andamento do projeto e isso se consolide em mais qualidade de vida”, explica a coordenadora.

Busque ajuda, se precisar
Antes de botar a mão na massa, avalie a necessidade de obter ajuda externa. Pergunte-se se tem todo o conhecimento que o projeto vai precisar. “Verifique se vai precisar terceirizar alguma parte do processo e como isso será feito”, conta.