Há cerca de dois meses, o alemão Niels Pflaeging deixou o cargo de controller numa multinacional instalada em São Paulo. Desde então, vem se dedicando a convencer empresas no país a abolir uma atividade à qual dedicou boa parte de seu tempo nos últimos anos: o planejamento orçamentário. Pflaeging é o representante no Brasil da Beyond Budgeting Round Table, um consórcio internacional, com sede na Inglaterra, de companhias interessadas em estudar e implementar a gestão sem orçamento. Apóiam o BBRT empresas como Novartis, Deutsche Bank e Siemens. Nos próximos meses, Pflaeging espera que companhias brasileiras se juntem ao time. O que elas devem perseguir? "Um sistema de gestão mais inteligente, que não fique preso a um plano rígido que pouco agrega ao negócio."

Por que o orçamento é um problema?

Primeiro, porque ele é caro para as organizações. Executar o processo orçamentário não significa apenas traçar um plano. Envolve também executá-lo e fazer acompanhamentos, o que se traduz em recursos. O segundo problema é que o orçamento agrega pouco valor. Ele é mais uma ferramenta para controlar o comportamento do que para ajudar uma empresa a ser mais competitiva. Em terceiro lugar, o orçamento vem acompanhado de efeitos disfuncionais graves. Ao fixar um plano para o ano, as pessoas são levadas a tentar atingir metas. Isso pode fazer com que algumas áreas de negócios tentem alcançar as metas usando truques de contabilidade ou empurrando produtos para os clientes. Tudo isso é nocivo para a organização.

Como abolir o orçamento?

As empresas precisam perguntar para que ele é usado. Elas encontrarão respostas como: para prever o futuro, para definir metas, para alocar recursos, para controlar os custos e o desempenho. São objetivos relevantes, mas o orçamento não é o processo mais adequado para chegar a eles. Veja o caso da previsão do futuro. O orçamento não dá uma visão realista do futuro, só mostra um desejo de programar a organização para um ano inteiro, o que não é possível. Quando o cenário muda, os profissionais gastam mais tempo renegociando as metas orçamentárias do que resolvendo os problemas. As empresas devem buscar técnicas mais adequadas para substituir os papéis do orçamento. Para definir metas ligadas à estratégia, por exemplo, elas podem recorrer a um balanced scorecard. Para controlar custos, ao custeio ABC.

Quais as vantagens?

A primeira vantagem é imediata: surgem efeitos positivos por simplesmente não orçar. Você acaba com um processo custoso e as pessoas são liberadas para cuidar do que realmente tem impacto no negócio. Além disso, existe uma chance enorme de que as ferramentas escolhidas para substituir o orçamento sejam mais eficientes. Elas vão considerar aspectos fundamentais para a estratégia que o orçamento deixa de lado, como a satisfação dos clientes ou os indicadores de qualidade.

Não há metas na gestão sem orçamento?

A gestão sem orçamento não acaba com as metas, mas procura estabelecer metas de desempenho mais relevantes e relativas. Em vez de se preocupar como um número de vendas isolado, por exemplo, a organização passa a buscar participação de mercado. Ou, no caso dos custos, passa a comparar seus custos com o de outras empresas, ou a comparar os custos de diferentes unidades de negócios. Mas nada disso é simples: você não acaba com o orçamento num dia e tem uma organização funcionando perfeitamente no outro. Existe um trabalho árduo de buscar as ferramentas relevantes, de discutir metas de médio e longo prazo, de buscar indicadores de eficiência, de descentralizar o poder de decisão.

Poderia citar um caso exemplar?

Sim, o do Handelsbanken, um banco da Suécia. Seus executivos deixaram de trabalhar com metas fixas há anos, estabeleceram processos bem flexíveis de desempenho e conseguiram uma descentralização considerável. Lá 50% dos funcionários têm poder de aprovação de crédito para clientes. A medição de desempenho é feita por meio de comparações entre as filiais, as regiões e com outros bancos. O Handelsbanken é o banco mais eficiente da Europa em termos de custo e tem os melhores indicadores de satisfação de clientes e funcionários.

Quais os riscos de abolir o orçamento?

Os executivos podem sentir que estão correndo o risco de perder o controle. Mas os casos de gestão sem orçamento mostram que isso não acontece. Um risco verdadeiro é o de não trabalhar para realmente aprimorar o sistema de gestão da empresa. Mas é possível que o maior risco seja o de voltar a orçar.