São Paulo - Dentro dos elevadores de uma grande empresa só existem dois consensos: a indecisão sobre o clima e a inutilidade das horas que passamos em reunião.

Frases como "tenho tanta reunião que não consigo trabalhar" são tão assustadoramente comuns que, em alguns lugares nos Estados Unidos, medidas como tirar todas as cadeiras da sala para impedir que as discussões se estendam começaram a ser adotadas.

A americana Gina Trapani, outra estudiosa do tema e autora do livro Upgrade Your Life (com dicas sobre como ser mais eficiente no trabalho), diz que o problema real é a "reuniãotite", doença comum em grandes companhias.

A boa notícia é que dá, sim, para diminuir a quantidade e também transformar aquelas reuniões que são mesmo necessárias em momentos produtivos, com resultados concretos. Veja como deveria ser a reunião perfeita:

A reunião perfeita...

... tem objetivo definido.

Se todo mundo que participa já chega sabendo o objetivo da reunião, será mais fácil sair da sala com um resultado.

 

... tem até seis pessoas.

 

Todas indispensáveis. Quanto menor o grupo, melhor. "O ideal é reunir só os líderes, as pessoas que podem participar da decisão", diz Ana Lúcia Serra. Joyce Baena completa: "Seis participantes é o máximo para que a reunião seja eficiente".

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... acontece em uma sala fechada.

 

Lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas, na hora de tomar decisões, é importante que todo mundo esteja bem focado.

 

... é marcada para segunda-feira.

 

"A proximidade com o fim de semana deixa as pessoas com a cabeça em outras coisas", diz Joyce Baena. Começar a semana com reunião permite dar andamento às decisões tomadas naquela semana.

 

... dura das 10h30 às 11h30.

Reunião eficiente tem hora para começar e acabar - e precisa ser respeitada. "O atraso pode ser de, no máximo, cinco minutos", diz Beatriz Fernandes. A maioria das pessoas se concentra mais de manhã.

 

... tem pauta predefinida, com tempo estipulado para cada item.

 

Para não estourar o tempo, controle item por item. "As pautas das minhas reuniões ficam sempre online para que todos possam ter acesso", diz Beatriz Fernandes. Empresas como Google usam um imenso relógio projetado na parede, mostrando o tempo de cada item da pauta.

 

... não tem celular nem computador.