Ao comprar, vender ou mesmo regularizar um imóvel, é comum que um documento se torne protagonista nos trâmites: a certidão de dados cadastrais, também chamada de Ficha Cadastral. Ainda pouco conhecida por quem não lida com a burocracia imobiliária no dia a dia, essa certidão funciona como a carteira de identidade do imóvel perante a prefeitura. Nela constam dados essenciais como endereço, número do cadastro, área construída e valor venal — informações fundamentais, por exemplo, para o cálculo do IPTU.

O que é a ficha cadastral do imóvel

A certidão de dados cadastrais é um documento emitido pelas prefeituras que reúne os dados registrados no cadastro imobiliário municipal. Ela detalha elementos como a localização, o código do imóvel, o zoneamento, a metragem, e em alguns casos, o nome do proprietário. Esses dados servem como referência fiscal para o município, mas também são úteis para interessados em conhecer melhor as características legais de um imóvel.

Sua emissão não substitui documentos do cartório, como a matrícula ou a certidão de propriedade, mas é um complemento importante, especialmente para verificar se há divergência entre os registros da prefeitura e os do cartório.

Como funciona a emissão da certidão

Na maioria das cidades, o serviço está digitalizado. O interessado deve acessar o site da prefeitura ou da Secretaria Municipal da Fazenda e fazer login com CPF ou CNPJ, por meio de uma conta autenticada — chamada de Senha Web em São Paulo, por exemplo.

É necessário ter em mãos o número do cadastro do imóvel, conhecido também como SQL, que aparece no carnê do IPTU. Em seguida, basta selecionar o exercício desejado (ano-base) e gerar a certidão. O documento costuma estar disponível imediatamente para download ou envio por e-mail.

Em municípios menores ou com menos serviços digitalizados, ainda pode ser necessário fazer a solicitação presencialmente em subprefeituras ou postos como o Poupatempo. Nesses casos, o prazo pode chegar a cinco dias úteis e pode haver cobrança de taxa de expediente.

Diferenciais e funcionalidades

O principal diferencial da Ficha Cadastral está em sua praticidade. Com ela, é possível identificar eventuais inconsistências que impactam em tributos, avaliar o histórico do imóvel e entender melhor seu enquadramento fiscal. Além disso, a certidão pode ser exigida em processos de regularização fundiária, reformas e desdobros.

Em cidades com sistemas integrados, o contribuinte também consegue verificar se há pendências fiscais ou se o imóvel está inserido em zonas de interesse ambiental ou urbanístico.

Vantagens de obter o documento

Entre os principais benefícios da certidão estão a facilidade de acesso — que é gratuita e online em boa parte dos municípios — e a confiabilidade das informações. Ela permite ao comprador de um imóvel, por exemplo, confirmar dados que muitas vezes não constam no anúncio ou na escritura.

Outro ponto positivo é sua validade relativamente longa: seis meses, na maioria das cidades. Isso a torna útil em diferentes momentos, como na obtenção de certidões negativas, licenciamento de obras ou participação em processos judiciais.

O que considerar antes de solicitar

Apesar da sua importância, a certidão cadastral tem limitações. A principal delas é que não comprova a propriedade do imóvel — essa informação só pode ser garantida por meio da matrícula no Cartório de Registro de Imóveis.

Outro fator a considerar é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que restringe o acesso a informações pessoais. Em alguns municípios, o nome do proprietário só aparece se o solicitante comprovar vínculo com o imóvel ou fornecer CPF correspondente.

Por fim, caso existam inconsistências — como área construída diferente da registrada ou endereço incorreto —, será necessário abrir um processo administrativo na prefeitura para correção, o que pode levar semanas.

Com todos esses pontos em mente, vale a pena manter a certidão em dia. Afinal, conhecer os dados cadastrais do seu imóvel é um passo importante para evitar dores de cabeça, planejar melhorias ou mesmo preparar uma futura venda com mais segurança.