A digitalização tem sido um fenômeno cada vez mais presente no planeta, com diversos elementos físicos passando para a esfera digital. Mas isso não significa que os hábitos analógicos acabaram, pelo contrário. Um levantamento da empresa Kodak Alaris mostra que, apenas em 2025, mais de 2,3 trilhões de documentos deverão ser impressos no mundo, mostrando como o uso do papel ainda está vivo.

Na visão da empresa, o uso do papel ainda é importante e exigido em alguns processos, atividades de trabalho e ensino ou então no cotidiano. Em outros casos, porém, ainda há um uso desnecessário, ligado a situações em que o papel é usado mais por tradição do que por necessidade. Nesses ambientes, ainda há espaço para um avanço da digitalização.

Ao mesmo tempo, o uso do papel esbarra em um ponto importante atualmente: o ambiental. Conforme as práticas de ESG - meio ambiente, social e governança - são cada vez mais exigidas das empresas por consumidores e investidores, cresce também a necessidade de rever alguns processos e entender onde é possível implementar políticas mais sustentáveis.

Por que ainda usar papel?

André Felipe, especialista de hardware, software e serviços para o mercado brasileiro da Kodak Alaris, explica que a digitalização "ajuda muito" na redução do uso de papel em processos do dia a dia, conforme eles passam a ser realizados no ambiente digital. Um dos principais contribuintes para isso é a digitalização não apenas da comunicação, mas também dos arquivos mantidos por empresas.

Ao mesmo tempo, ele acredita que a digitalização está longe de ter atingido todo seu alcance potencial, o que ele atribui a uma "mistura de tradição [do uso do papel] com situações em que realmente precisa do impresso. A impressão ainda é muito feita para ser uma garantia, e traz uma segurança para gerações mais velhas, então é algo cultural".

Além disso, Felipe observa que muitos negócios e processos burocráticos hoje ainda exigem a circulação de documentos impressos. Um dos casos mais comuns é na assinatura de contratos, um segmento em que a assinatura eletrônica avançou pouco e ainda possui inseguranças legais que dificultam sua adoção. Nesses casos, existem processos que às vezes não fazem muito sentido, como imprimir um documento, assiná-lo e então digitalizá-lo.

Segundo ele, outras áreas, como finanças e educação, conseguem ser mais digitais, principalmente porque "não possuem tanta formalidade legal". Para Felipe, diversos países têm se engajado em um esforço para reduzir o suo do papel e dar mais respaldo às alternativas digitais, dando o mesmo valor e segurança jurídica que, por exemplo, uma assinatura física pode ter.

Reduzindo o uso do papel

Junto desse esforço, há o peso da chamada "pauta ambiental", ou seja, a defesa de redução do uso do papel para diminuir atividades de extração e desmatamento que muitas vezes podem estar associadas a ele. Felipe destaca que a digitalização "consegue eliminar o consumo do papel ao levar as informações para meios eletrônicos, que é algo mais sustentável. Temos a preocupação hoje de buscar processos de negócios em que a gente não utilize cópias, o que demanda a digitalização".

Entretanto, a substituição do documento impresso por uma versão digital também exige alguns cuidados. O primeiro é em relação ao armazenamento dessas versões digitais, que precisam estar em ambientes seguros e com uma facilidade de busca e acesso quando for necessário. Outro elemento importante é garantir a qualidade da digitalização.

A Kodak, por exemplo, ainda é muito associado à impressão de fotografias, mas, conforme essa atividade perdeu espaço, passou a investir exatamente na digitalização, buscando ter "fotos profissionais" dos documentos ao digitalizá-los.

"Agora, a digitalização não é só para armazenar arquivos, deixar guardado, essa digitalização é para extrair informações, dados, para que consiga fazer validações online, em tempo real. Não vale fazer uma digitalização colorida, na melhor resolução, se o documento não possui mais validade. A capacidade de dar essa automação, agilidade na identificação de pontos-chave é essencial", afirma Felipe.

Conforme as tecnologias avançam para facilitar e baratear a digitalização, aumentando sua qualidade, e pauta ambiental ganha força, o especialista acredita que o cenário é de "intensificação de redução de uso de papel". "É uma transformação digital que envolve transformar o legado das informações no papel em informações importantes no ambiente digital. É uma cadeia, precisa também de desenvolvedores de software que vão dar a inteligência no processo de negócio".

"Nem todas as empresas vão ter esses softwares, a escalabilidade é complexa porque cada empresa, local, tem um fluxo de processos, particularidades que precisam ser transformadas", diz Felipe, destacando que essa questão é "o desafio do momento" na área de digitalização. "A digitalização é o primeiro passo da transformação digital, não adianta ter as informações no papel e tentar ter uma transformação digital, automação, bem-sucedida. Precisa de qualidade".

Ele também vê incentivos em alguns países para a digitalização, como no Brasil. Segundo ele, a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) "está ajudando as empresas a saírem da inércia e pararem de manter as operações tradicionais. Elas sabem que vão ter que mudar, e estão usando a tecnologia para isso".

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