Uma ferramenta básica de comunicação que todo gestor deveria utilizar

Por Tallis Gomes

Segundo dados da Gallup, quase 85% dos funcionários em todo o mundo ainda não estão engajados ou estão ativamente desligados do trabalho, apesar do maior esforço das empresas em relação a engajamento.

E, de acordo com a pesquisa da consultoria, Mckinsey & Company, o alinhamento e relacionamento entre gestor e subordinado é um importante pilar para sustentar a satisfação do empregado, um ativo com correlação direta entre a produtividade de um indivíduo e a lucratividade da empresa.

Seguindo essa linha, para se construir um ambiente próspero de satisfação e engajamento há um ponto comum em diversas pesquisas e rodas de executivos, o relacionamento. Parece simples, mas para existir relacionamento de verdade é preciso confiança e para se fortalecer a confiança é necessário: conversa.

Parece óbvio, mas na correria do dia a dia, diversos gestores continuam cometendo o erro de delegar tarefas de forma top-down ininterrupta e se esquecem de parar para escutar. Por conta disso, é fundamental criar mecanismos de escuta ativa, comunicação e alinhamento de forma sistemática para você se obrigar a parar periodicamente e escutar o que precisa ser dito pelo seu subordinado, criando assim o momento dele. Uma ferramenta importante que uso para fazer isso é a reunião One On One.

Reuniões “One on One”, também conhecidas como one to one ou 1:1, são conversas individuais regulares entre gestor e subordinado, com o objetivo de gerar conexão e alinhamento de expectativas.

Mais do que uma mera reunião sobre o dia a dia da empresa ou de avaliação do funcionário, o objetivo foco aqui é escutar individualmente cada um da equipe que se reporta diretamente a você. Entrando em contato com o seu íntimo. Como aponta Kim Scott, ex-líder do YouTube, Google e Apple no livro “Radical Candor”, a coisa mais importante que os gestores podem fazer para construir uma cultura de confiança é reunir-se com cada um de seus subordinados diretos, individualmente e regularmente. E as reuniões One on One são uma oportunidade para se ouvir as pessoas de sua equipe e validar o entendimento das perspectivas delas sobre o que está funcionando, o que não está funcionando e o que pode melhorar.

A premissa acima tem sustentação nos dados de um estudo da Quantum Workplace and Gallup, consultoria que mediu o impacto das reuniões One on One em equipes de trabalho. Os resultados da pesquisa surpreenderam, pois, entre outras constatações, concluiu-se que reuniões regulares individuais entre  funcionários e gerentes têm três vezes mais probabilidade de engajar funcionários no trabalho em relação às equipes que não passam por essa experiência.

Tal ferramenta não se restringe só a grandes empresas, mas tem uso muito interessante em startups em fase inicial, por exemplo.

O próprio Ben Horowitz, no livro “The Hard Thing About Hard Things”, experiente founder norte-americano atesta a efetividade das reuniões One on One, apontando que “na ausência de uma arquitetura de comunicação bem projetada, as informações e ideias irão estagnar e sua empresa poderá se degenerar, se transformando em um lugar ruim para trabalhar [caso não possua 1:1s]”.

Dicas práticas para realizar uma boa 1:1

As reuniões One On One devem ocorrer com uma periodicidade quinzenal ou semanal com cada subordinado direto. Semanal é mais indicado para algum membro novo na equipe ou profissional mais júnior. Recomendo que siga a periodicidade quinzenal sempre que possível e evite prazos mais longos.

Essas reuniões devem ter um equilíbrio de tarefas, objetivos, relacionamento, e feedback, como aponta Adam Weber, diretor de pessoal da Emplify, consultoria de engajamento de funcionários.

Os especialistas definiram alguns pontos que devem ser seguidos e servir de roteiro para seguir de forma estruturada sem se desviar de seus objetivos.

Deixar o subordinado começar a reunião - Dê ao subordinado o poder de expressar seus pontos logo no início da conversa. Essa é a hora deles e, portanto, devem estar livres para discorrer sobre qualquer assunto, inclusive pontuações sobre a vida pessoal. É importante iniciar com descontração, caso contrário a pessoa pode não se sentir à vontade para colocar alguma perspectiva.

Faça uma breve preparação - Antes da realização das reuniões One on One, o gestor deve consultar o desempenho mais recente do subordinado e ter em mãos os aspectos em que o funcionário progrediu para destacar durante a reunião individual. É seu papel como gestor observar o crescimento do seu pessoal. Essas reuniões vão promover mais transparência tanto para o gestor, quanto para os subordinados, que adquirem uma visão mais clara sobre a melhora de seu desempenho, as repercussões positivas e os aprendizados para se obter sucesso.

Siga o roteiro - O sucesso de reuniões One on One, segue o seguinte roteiro:

• Limitar a reunião a 30 minutos.
• No desenrolar da conversa, o gestor deve fazer indagações do tipo: Conte-me sobre essa última semana? Da última vez que conversamos, você disse que X era um desafio para você, como está indo agora? Como posso ajudar? Caso tenha interesse em se aprofundar em perguntas que podem ser feitas, esse artigo pode te ajudar.
• Introduza elogios quando pertinentes ou mensagens positivas antes de passar para assuntos mais desafiadores.
• Pergunte ao seu funcionário: "Com base no que estamos discutindo, o que você acha que poderia dizer ou fazer de maneira diferente?" para resolver um problema ou melhorar em uma área específica. Essa é uma técnica para se obter a adesão dos funcionários e faz parte do processo individual.
• Adote uma mentalidade de coaching. Isso significa que você faz boas perguntas e ajuda a orientar o funcionário para que ele encontre a resposta.
• Por fim, sempre pergunte como você, como gestor, pode ajudar. Um dos principais papéis do gestor é desatar os ‘nós’ no caminho da equipe ou dos indivíduos, portanto, coloque-se à disposição sempre.

Agora que você possui parte do script, desenvolva o seu jeito de tocar a reunião colocando-a em prática e lembre-se: é fundamental ter rigor e ter em sua agenda essa tarefa. Caso contrário, a periodicidade não será cumprida.

*Tallis Gomes é CEO da Singu e cofundador e mentor do Gestão 4.0.