Como tomar boas decisões na era da urgência

Quem nunca ‘travou’ na hora de tomar uma decisão? Se estendeu por semanas e depois que finalmente definiu o rumo a ser seguido, sentiu um alívio e, ao mesmo tempo, percebeu que poderia ter gastado muito menos tempo?

Pode parecer que decisões excelentes tomadas de forma consistente envolvam muita deliberação e, portanto, levem mais tempo para serem tomadas, de modo que as empresas vão comprometer a qualidade se quiserem tomar decisões rapidamente.

Mas a verdade é que o excesso de cautela no processo decisório é um problema que sufoca a velocidade de grande parte das empresas.

De acordo com uma pesquisa da McKinsey, em média, os gestores gastam 37% de seu tempo tomando decisões, e mais da metade desse tempo é gasto de forma ineficiente, representando um enorme custo financeiro para as organizações.

Além disso, conforme o mercado evolui, ser ágil e rápido vem se tornando cada vez mais importante, uma consequência não só do aumento da competitividade, mas também da própria demanda dos consumidores por soluções hiper convenientes. Assim, ser lento em decisões também representa um ônus a nível estratégico.

Por mais que pareça contraintuitivo, é possível ter uma organização com tomadas de decisão rápidas e de qualidade e é sobre isso que iremos nos aprofundar nesse artigo: o que as organizações que são ótimas tomadoras de decisão têm em comum.

Organizações com boas decisões: não é só sobre decisões de qualidade, mas sobre decisões corretas tomadas com velocidade

Na pesquisa global realizada pela McKinsey sobre o tema, foi levantado que 61% dos gestores se declaram ineficientes na tomada de decisão, ou seja, demoram muito tempo para tomá-las e, muitas vezes, o fazem com baixa qualidade.

Ela evidencia um resultado bem ruim e possivelmente um excesso de aversão ao risco.

Aliás, há uma série de barreiras para uma tomada de decisão eficiente, e confrontar-se com a ideia de obter uma consequência adversa é desconfortável para qualquer líder. No entanto, tentar tornar o processo totalmente seguro é irreal.

É comum que os profissionais queiram estar sob o controle da situação. Assim, eles tendem a postergar uma ação até que o vácuo da dúvida seja preenchido. Mas a realidade é que, muitas vezes, o excesso de preparação é apenas uma camuflagem do medo de dar o próximo passo. O líder tem que ser consciente e agir de forma proativa para acelerar o ritmo, confrontando esse viés. Como diria Jeff Bezos, founder e chairman da Amazon:

 

O estudo da McKinsey corrobora com números com essa linha de raciocínio. Ele aponta que, entre os gestores que participaram, aqueles que dedicam mais tempo às tomadas de decisão não demonstram vantagem significativa de eficácia em relação àqueles que dedicam menos tempo.

 

Aliás, a pesquisa aponta que cerca de 20% das empresas pesquisadas se sobressaem no quesito tomada de decisão, ou seja, são rápidas e assertivas.

E, por menos intuitivo que seja, as organizações que tomam decisões rapidamente são duas vezes mais propensas a tomar decisões de alta qualidade (com alto retorno financeiro), em comparação com os tomadores de decisão lentos.

Logo, podemos inferir que em muitos casos esse trade-off de ter que escolher entre qualidade em detrimento de velocidade é uma ficção, demonstrando que, no mundo corporativo, “a pressa nem sempre é inimiga da perfeição”.

Não entenda mal, há momentos que decisões de altíssimo impacto em um negócio são tomadas e elas precisam de análises de cenário, ponderações e o envolvimento de diversos stakeholders, tornando-as mais lentas. No entanto, elas representam uma pequena fração do todo.

A visão que Jeff Bezos, fundador e chairman da Amazon, traz sobre o assunto pode complementar. De acordo com ele, existem dois tipos de decisões. Há decisões irreversíveis e altamente consequentes, as quais, na Amazon, são chamadas de “decisões de mão única”. Elas precisam ser feitas devagar e com cuidado.

Porém, em um negócio, a maioria são de “decisões de mão dupla”, ou seja, é possível tomá-las e voltar atrás caso não deem certo. O problema é que a maioria das empresas tratam todas as decisões como de “mão única”, tornando as tomadas de decisão burocráticas e lentas.

Além deste quesito comportamental, há outros aspectos em comum entre as organizações boas e rápidas no processo decisório.

O que as organizações que tomam decisões rápidas e de qualidade têm em comum

Um líder eficaz nesta atividade segue algumas práticas em comum, como delegar a decisão ao nível hierárquico certo, conseguir o comprometimento imediato dos envolvidos após ter a decisão definida, ter o alinhamento da decisão com a estratégia da empresa e ser data-driven:

• Decisões devem ser tomadas no nível hierárquico certo: Bons gestores delegam decisões nas quais não são fundamentais. Eles entendem que para garantir velocidade no negócio não podem centralizar tudo, tornando-se Assim, optam por passar a decisão para níveis hierárquicos mais baixos sempre que possível.

Aliás, quanto mais a decisão puder descer em nível hierárquico, maior a sensibilidade de quem está na ponta e maior a probabilidade de uma boa decisão ser tomada. É natural que um gerente de vendas ou um coordenador de Customer Success, por exemplo, tenha muito mais tato de qual caminho seguir em relação às necessidades do cliente do que um diretor. Quanto mais alto na pirâmide o gestor estiver, menor será a sensibilidade.

Portanto, delegar decisões de impacto limitado irá melhorar a qualidade das decisões, assim como dará velocidade, mas vai além: irá empoderar os membros da equipe, dando-lhes mais autonomia e senso de responsabilidade, algo fundamental para aumentar o engajamento do time. Ponto crítico para ser uma boa liderança.

• Obtenha o compromisso das partes interessadas: organizações que se sobressaem em relação às demais se comprometem com a execução das decisões imediatamente após elas serem tomadas. Assim, elevam em 6,8 vezes mais as suas chances de sucesso, ainda de acordo com o mesmo estudo da McKinsey.

No caso de decisões de maior impacto, aquelas que não foram delegadas, é interessante convocar os subordinados e os demais profissionais que serão impactados para participar do processo decisório em busca da melhor solução. A participação dos stakeholders permite novas perspectivas, além do sentimento de pertencimento dos executores.

Neste caso, o gestor é o responsável pela solução final, mesmo que não se tenha chegado a um consenso. Ele deve avaliar os pontos levantados no debate, definir e explicar o porquê da sua escolha, deixando claro que espera o apoio de todos e já definindo a data de kick-off.

• Tome decisões de acordo com o que trará maior valor estratégico para a empresa: na hora de optar por priorizar as decisões, os melhores gestores levam em consideração o alinhamento estratégico com a visão macro do negócio. Parece óbvio, mas apenas 41% dos respondentes concordam que as decisões dos gestores de sua empresa são tomadas de acordo com a estratégia a nível corporativo.

• Ser Data-Driven: Outras prática recomendada para melhorar o processo decisório, apesar de não ter sido contemplada na pesquisa, é possuir uma área de dados para gerar soluções para diferentes áreas da organização.

De acordo com uma publicação da consultoria PwC, organizações altamente orientadas por dados possuem três vezes mais chances de relatar melhorias significativas na tomada de decisões em comparação com aquelas que utilizam pouco os dados.

Ter um dashboard e acesso fácil a diferentes informações atualizadas, além de trazer clareza, favorece a agilidade e o melhor tempo gasto da gestão. Por mais que possa parecer uma despesa expressiva ter um time ou um profissional de dados no orçamento, lembre-se que você está facilitando a qualidade e velocidade no processo decisório, além de evitar momentos em que o gestor, um recurso caro, estaria atolado sem conseguir sair do lugar.

Finalmente, diga-se que os efeitos dessas práticas para otimizar os resultados são cumulativos. Para finalizar, deixo como algumas perguntas de reflexão para você, caso seja um gestor:

• Você delega tomadas de decisão ou prefere sempre centralizá-las?
• Na hora de tomar decisões, você lembra de dar um passo para trás e olhar o planejamento estratégico e o momento da empresa como um todo?
• Você garante que a execução tenha início assim que a decisão é firmada?
• Você tem acesso a dados atualizados da sua operação e os usa recorrentemente no processo decisório?

Trago essa provocação pois, na atualidade, se o seu processo decisório estiver lento, isso provavelmente está comprometendo o seu negócio.

Como reclamar não é uma boa tática, temos que lidar com o mundo tal como ele é, e não tal como gostaríamos que ele fosse. Diga-me: o que você tem feito para tomar boas e rápidas decisões?

*Tallis Gomes é co-fundador e chairman do G4 Educação.