Sete dicas para reuniões mais curtas e eficientes

Estamos apenas no segundo mês do ano e, muito provavelmente, você já tem uma série de compromissos do trabalho — dentre eles, reuniões.

São horas e mais horas em ferramentas como o Teams e o Zoom (para quem continua na modalidade remota) ou em torno de uma mesa (para quem retornou ao presencial ou está no modelo híbrido) discutindo pautas estratégicas, agendas preenchidas do começo ao final do dia com conversas sobre projetos diferentes. Tudo isso, não raras vezes, nos deixa esgotados.

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Porém, não precisa ser assim! O problema, veja bem, não são as reuniões em si, mas a forma como são planejadas e conduzidas. Para ajudar quem já está com a caixa de entrada do e-mail lotada de agendamentos, reuni algumas dicas.

São passos simples, mas que podem fazer com que, em 2022, as suas reuniões sejam fontes de resolução de problemas e avanço de discussões, e não de angústia e sofrimento.

Abaixo, você confere algumas ações que podem ajudar a tornar esses encontros mais eficientes:

1. Avalie a necessidade da reunião: as redes sociais estão recheadas de comentários e memes sobre reuniões que poderiam ter sido e-mails. Não seja motivo de piada! Antes de se apressar para convocar uma conversa oficial, pense se você não consegue resolver o assunto em algumas linhas de e-mail ou mesmo em poucas trocas de mensagem pelo canal de comunicação da empresa (Slack, Teams e tantos outros). Nem toda discussão merece uma reunião.
2. Defina uma pauta: se você chegou à conclusão de que, sim, é o caso de convocar algumas pessoas para discutir o assunto, inclua os tópicos a serem abordados no agendamento. É importante que a pessoa que organizou a reunião saiba o seu enfoque e, mais ainda, que os outros também estejam a par. Assim, eles podem se preparar para a conversa e ir direto ao ponto.
3. Compartilhe informações com antecedência: se a reunião diz respeito a um projeto, a discussão de algum documento ou algo que demanda um preparo prévio, compartilhe todo material necessário, e não adianta ser minutos antes, dê tempo suficiente para as pessoas estarem a par do tema. Você vai ganhar velocidade e maior poder de resolução se todos chegarem devidamente informados, poupando aqueles minutos de apresentação.
4. Convoque as pessoas certas: pense em quais colegas são fundamentais para a tomada de decisão ou para compartilhar o conhecimento sobre o assunto em pauta. Afinal, quem nunca caiu em uma reunião de paraquedas e saiu dela sem saber por que estava lá? Refletir sobre quem são os profissionais-chave para a reunião ajuda a poupar o tempo de todos.
5. Estipule um horário para começar, mas também para terminar: às vezes, entramos em uma reunião sem saber quando iremos sair dela. Além de longos períodos de discussão não serem eficientes, pois começamos a perder a capacidade de atenção depois de determinado tempo, eles podem tornar o processo pouco objetivo. Quando sabemos o tempo determinado para a conversa, isso nos disciplina a manter o foco e a discussão naquilo que foi proposto na pauta.
6. Saia da reunião ciente dos próximos passos: toda reunião deve ter um objetivo, que, como já expliquei lá em cima, deve ser compartilhado antes da conversa acontecer. Portanto, se existe uma meta, é importante que seja traçado também um plano de ação. Não estou falando necessariamente de algo extremamente robusto e detalhado no nível de um planejamento estratégico, mas uma pequena lista de próximos passos para que todos saibam qual (ou quais) são os direcionamentos apontados na reunião. Ou seja, qual foi seu resultado prático.
7. Programe pausas: mesmo com todas as dicas acima, às vezes vai acontecer de, um dia, concentrar uma carga de reuniões alta. Se todas elas tiverem passado pelos critérios acima e forem mesmo necessárias, pense em reduzir o tempo de uma hora para 50 minutos, considerando esse intervalo de dez minutos entre uma e outra. É aquele momento para bebermos uma água, sairmos de frente da tela, esticarmos as pernas. Uma dica simples, mas que já ajuda a diminuir aquela “fadiga do Zoom” — ou qualquer outra plataforma.

Sei que, nem sempre, é fácil mudar a cultura de reuniões dentro de uma empresa. Contudo, tente colocar essas dicas em prática nas reuniões que você convocar. Assim, por meio do exemplo, você pode ir, aos poucos, transformando a sua rotina.

Só não vale desistir da meta no meio do caminho — como já falamos no primeiro artigo do ano!

 

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