Se você for pelo menos um pouco parecido comigo, sua lista de afazeres é uma mistura de palavras sem sentido (não lembro bem o que eu quis dizer com um item que diz apenas “fliperama”) e provas de meses de procrastinação.

Parece que, independentemente do quanto eu gostaria de ter um registro funcional de tarefas, meu cérebro conspira para que essa lista seja sempre uma bagunça inútil.

Acontece que a maioria das pessoas está sabotando inadvertidamente os próprios esforços para controlar as tarefas quando escrevem listas de afazeres de um jeito errado.

Para saber como fazer uma lista corretamente, consultei um quadro feito por pesquisadores do cérebro e especialistas.

Uma lista de afazeres funcional está ao alcance de qualquer um, e graças a esses atalhos cerebrais, talvez ela seja ainda mais fácil do que você imagina.

Escreva sua lista à mão

Existem muitos aplicativos disponíveis para vitaminar os itens de sua agenda, mas tente uma abordagem à moda antiga, com caneta e papel.

Cada vez mais pesquisas sugerem que escrever as coisas pode ajudar você a aprender ou decorar itens.

Uma razão possível: o ato tátil de escrever envolve diversas funções cerebrais, dando um outro caminho para um item ficar marcado na sua memória.

“Basicamente, é como fornecer uma dose dupla de memória”, disse Bennett Bertenthal, Ph.D. e professor de ciências psicológicas e do cérebro na Universidade de Indiana.

Escreva tarefas específicas e viáveis

Há um forte consenso entre os pesquisadores e especialistas de que quanto mais específico e viável for um item em sua lista de tarefas, maior será a probabilidade de que você possa cumpri-lo.

Muito disso se resume à carga cognitiva: se você está dando uma olhada na lista e vê um item vago, você ainda precisará tomar uma decisão sobre como lidar com ele.

Esse trabalho mental poderia bastar para que seu cérebro simplesmente enfiasse esse item na gaveta do “mais tarde”.

Em vez de escrever somente “Mãe”, escreva “Ligar para a mamãe para falar sobre a questão dos impostos”. Em vez de “Médico”, especifique “Ir buscar a receita no consultório do médico”.

Desmembre itens em tarefas menores

De acordo com John Williamson, professor assistente de neurologia na Universidade da Flórida, desmembrar os itens em blocos menores e mais passíveis de serem atingidos poderia ajudar.

Lidar com esses pequenos pedaços (lembre-se: você quer torná-los viáveis!) pode fazer com que você sinta que está fazendo um progresso real e recompensá-lo com pequenas vitórias e reforço positivo, o que torna mais fácil seguir sua lista de afazeres.

Torne isso um hábito

Se você conseguir transformar algo em um hábito diário – seja ir para a academia ou manter uma lista de afazeres –, parece que isso passa a não exigir muito esforço.

Segundo Williamson, nosso cérebro lida com esses “processos automáticos” de modo diferente do que com as tarefas que só precisam ser feitas uma vez, que se relacionam com outras funções neurológicas e exigem muito mais atenção e esforço.

Assegure-se de que a lista esteja sempre à mão

Se sua lista estiver trancada em algum lugar – bom, talvez você precise de outra lista só para lembrar de atualizar aquela outra –. “É por isso que os aplicativos são um bom mecanismo – eles estão sempre em seu smartphone”, disse Bertenthal.

Gosto do Clear (US$ 4,99, iOS) por causa do design simples e elegante e do aplicativo de notas Evernote (gratuito) porque ele se sincroniza com diversos aparelhos e plataformas.

Lute contra o falso planejamento

Trata-se do falso planejamento: os seres humanos tendem a subestimar a quantidade de tempo e esforço necessária para as próprias tarefas.

De acordo com Dan Goldstein, Ph.D., psicólogo e principal pesquisador da Microsoft Research, ser excessivamente otimista pode fazer com que itens demorem em sua lista e impedir aquela sensação de realização que faz com que seja fácil e divertido dar continuidade às listas.

“Uma forma sugerida pela literatura para combater isso é se perguntar quanto tempo outra pessoa precisaria para realizar determinada tarefa, pois as previsões sobre a realização de tarefas por outros tendem a ser mais exatas”, disse Goldstein.

“E como as pesquisas sugerem que as pessoas talvez sejam melhores ao medir o tempo necessário para realizar tarefas menores, é útil desmembrar um item grande em diversos passos e se perguntar quanto tempo cada uma dessas pequenas tarefas vai levar”.

Adicione isso ao coro de vozes que defende passos pequenos e alcançáveis em detrimento de projetos colossais.