São Paulo - Foi-se a época em que uma agendinha na bolsa dava conta de controlar os afazeres do dia. Hoje, é preciso ter uma versão de papel - ou onde você vai colocar as contas a pagar? -, uma eletrônica (um aplicativo do iPad, quem sabe?), uma agenda no computador e, talvez, um sistema de lembrete no celular. Isso sem falar no bom e velho <a href="https://exame.com/noticias-sobre/relogios" target="_blank"><strong>relógio</strong></a>, que pode ter ficado esquecido dentro de uma gaveta.</p>

Não tem jeito, o tempo se define pela expressão 24 x 7. Não dá para esticar, não dá para encolher. A única coisa que a gente pode tentar fazer é usá-lo bem. "O que falta às pessoas muito atarefadas é uma agenda, não daquelas de papel, mas uma de propósitos, que as ajude a definir as prioridades", afirma João Batista Brandão, máster em liderança e gestão de pessoas, da FGV Management, em São Paulo. "Essa agenda dá sentido às coisas, um critério para saber se algo deve ou não merecer atenção." Com um instrumento desses em mãos é possível tomar as rédeas do dia a dia. "No geral, o problema das pessoas, seja na vida pessoal, seja na profissional, não é definir o que fazer, mas o que não fazer para evitar dispersar energia", resume Brandão.

Comprometer-se ou não

"Existem basicamente dois tipos de personalidade quando se fala de controle do tempo: aquela que se compromete e aquela que não se compromete", descreve a psicanalista Anna Verônica Mautner. "A pessoa que se compromete diz 'vou chegar em 15 minutos'. A outra fala 'vou chegar daqui a pouco'", descreve. Cada uma tem seu jeito de lidar com o tempo. A primeira sofre mais porque, como especificou um horário, sente-se pressionada ou atrasada. A outra, não. Por outro lado, esse segundo tipo de personalidade tem muito mais dificuldade em administrar seu tempo, acaba colocando mais tarefas em um determinado período do que é capaz de cumprir e vive correndo atrás do prejuízo temporal.

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Ninguém nasce sabendo lidar com o tempo. Aliás, nesse sentido, o bebê é o ser mais destrambelhado que existe. Mama na hora que quer, chora quando bem entende e sobre as noites de sono, então, nem se fala. Segue um relógio biológico todo próprio, cheio de noites em claro. "Lidar com o tempo é uma competência que precisa ser desenvolvida. É lógico que pessoas ansiosas podem ter mais dificuldade em dominar as técnicas de gestão temporal. Mas, com maior ou menor esforço, podem ser aprendidas", diz Brandão. Não existe técnica perfeita ou universal para tirar o melhor proveito seja dos dias úteis, seja do fim de semana. Mas algumas atitudes ajudam a economizar minutos preciosos e permitir que pare de se digladiar com as 24 horas.

Em casa

Deixe cada coisa em seu lugarTenha um local certo para colocar as chaves de casa e do carro. Pode ser um porta-chaves ou uma caixinha decorativa. O carregador de celular também deve ficar sempre no mesmo lugar.

Nunca subestime uma tarefaTentar encaixar quatro coisas no espaço de uma não vai dar certo. Por isso, não se iluda com o "isso é rapidinho". Um bolo não fica assado antes de 40 minutos, nem as janelas limpas em 30 segundos. Tente se lembrar da última vez em que fez algo parecido e quanto tempo levou. Estimar adequadamente quantas horas ou minutos serão necessários vai evitar atrasos.

Não desarrume para não ter de arrumarA bagunça não aceita desaforo. Se você tirou algo do lugar, ele não vai voltar sozinho. Por isso, não espalhe livros pela casa, roupa pela cama, documentos sobre a mesa. Ao tirar algo da gaveta ou do armário, guarde-o imediatamente assim que acabar de usar.

No trabalho

Peça ao outroNão tenha vergonha de delegar tarefas ou pedir ajuda, se achar que não vai dar conta do recado. Essa atitude não vai fazer com que você pareça menos competente. Com o tempo, uma pessoa que se organiza bem tende a ser vista como mais disponível e eficiente. "E passa também a servir de exemplo para todo o time, tornando o grupo todo mais produtivo", explica André Barcaui, da FGV-Rio.

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Tenha uma agendaCada pessoa deve arrumar a melhor forma de organizar a sua, seja de papel, eletrônica ou mesmo de post-its. O importante é ter uma base confiável para ajudar a se lembrar daquelas tarefas mais urgentes. "Abrir a agenda logo pela manhã é sempre uma boa prática para saber o que tem de fazer no dia, mas é preciso consultar o que vai acontecer no restante da semana uma vez que uma tarefa pode interferir na outra", aconselha Barcaui.

Faça um intervalo entre as reuniõesEmendar um assunto no outro faz com que os temas se confundam e aumente a dispersão. Então, é uma boa ideia incluir um intervalo entre cada reunião, seja para o almoço, um cafezinho, seja mesmo para tratar de assuntos diferentes.

Na vida pessoal

Tenha jogo de cinturaAlgumas coisas não saem mesmo como planejamos. Então, em vez de correr feito barata tonta, se a babá não apareceu e você tem de ir para uma reunião, tenha prontas soluções alternativas: o telefone da mãe, berçários que cuidam das crianças por hora.

Pare de se culparSe não sobrou tempo de fazer a tarefa da escola com o filho, ou de ir à casa daquela amiga que está chateada, seja pragmática. Das duas, uma: ou você toma uma atitude para consertar o que ficou faltando - deita na cama para ler um livro com o filho, telefona para a tal amiga - ou relaxa e deixa para a próxima vez. "Do contrário, vai contaminar com culpas o pouco tempo que lhe resta", aconselha a psicóloga organizacional Ana Cristina Limongi.

Descubra em que está desperdiçando seu tempoComece preparando uma lista do que você faz durante o dia e quanto tempo leva para realizar cada tarefa. Assim, é possível descobrir que ficou horas ao telefone com um serviço de SAC (que poderia ser contatado por e-mail), que se perdeu surfando na internet procurando algo que nem você sabe o que é, que fez duas vezes a mesma coisa por falta de atenção.

Tenha foco"É preciso se acostumar com a ideia de que sempre haverá mais informação ou tarefas disponíveis do que nossa capacidade de absorção e realização", diz André Barcaui, da FGV-Rio. "A solução é focar no que interessa." Não adianta começar dezenas de cursos e não terminar nenhum, praticar atividades físicas desordenadamente ou passar o dia ciscando entre uma tarefa e outra, sem conseguir concluir nenhuma delas.