O vale-transporte é um direito garantido de todo trabalhador do regime CLT. Ou seja, seu pagamento é obrigatório e permite que as pessoas tenham a possibilidade de se deslocar entre casa e empresa, durante todos os dias trabalhados no mês.

Apesar de ser um benefício essencial, seu pagamento e utilização podem gerar dúvidas, tanto por parte do RH quanto por parte dos colaboradores. Neste guia, esclarecemos como funciona o vale-transporte dos funcionários, o valor descontado e como deve ser feito o pagamento, além de outras questões pertinentes.

Como funciona o vale-transporte para funcionários?

O vale-transporte é um benefício obrigatório, pago aos trabalhadores como forma de auxiliar o deslocamento entre casa e trabalho. No entanto, caso alguém não queira receber o vale, por qualquer motivo, a empresa está liberada de fazer o pagamento.

Basta que o colaborador assine um termo dizendo que não precisa — ou não deseja — receber o vale-transporte.

A lei do vale transporte é a de nº 7.418/85, que regulamenta o direito. O empregador deve garantir que o pagamento seja feito com antecedência. Além disso, há a obrigação de que o VT não seja pago como salário. 

É um benefício a mais, ou seja, não fica incluído nos cálculos do INSS, Fundo de Garantia (FGTS) ou Previdência Social. Também não se configura como rendimento sujeito a tributos. 

Como deve ser feito o pagamento do vale-transporte?

Depois de saber como funciona o vale transporte, vamos ao cálculo, feito da seguinte forma: o funcionário aponta quantas passagens por dia vai precisar e o valor total. 

É possível que uma pessoa pegue apenas um ônibus, ou dois, ou ainda um ônibus e um trem, por exemplo. 

A responsabilidade do funcionário é esclarecer essa informação ao RH. Caso o colaborador tenha faltas sem justificativa, o valor referente ao dia poderá ser ressarcido para a empresa. 

O mais comum é que no mês seguinte caia um valor com esse desconto. Outra possibilidade que deve ser comunicada ao RH é sobre a mudança no endereço ou trajeto para chegar ao trabalho. Dessa forma, os valores são atualizados. 

Pode pagar vale-transporte em dinheiro?

Não. De acordo com a Lei nº 7.418/85 e o Decreto nº 95.247/87, nenhum vale-benefício pode ser pago em dinheiro, exceto em situações previstas em acordo ou convenção coletiva ou em regime excepcional. Veja:

“Art. 2º - O Vale-Transporte, concedido nas condições e limites definidos, nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador:

1. a) não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração para quaisquer efeitos;
2. b) não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço;
3. c) não se configura como rendimento tributável do trabalhador.”

Essa lei existe para que o dinheiro seja realmente usado como benefício de transporte, evitando a incorporação dos valores no salário, o que geraria encargos sociais, como INSS e outros impostos, em cima do valor. 

Em resumo, VT não é pago por dinheiro, transferência ou Pix. E não é — nem deve ser visto — como salário. Valem apenas cartões: o mais comum é que a empresa pague um cartão de transporte das prefeituras. 

Existe também a possibilidade das empresas que utilizam cartão de benefícios flexíveis, podem depositar o vale-transporte no mesmo cartão que a alimentação e refeição - dando mais comodidade para o trabalhador e para o RH.

Quando se deve pagar o vale-transporte?

De acordo com o Decreto nº 95.247, a empresa deve antecipar o pagamento do vale-transporte. Ou seja: é pago para o mês seguinte de trabalho e não o contrário. 

O pagamento do vale-transporte é feito mensalmente, sempre antes do próximo mês de trabalho. Desde o primeiro dia, o benefício já deve estar ativo. Quando o colaborador recebe o VT, deve preencher um recibo para comprovar que o valor foi pago e entrou na conta. 

Quem tem direito a receber o vale-transporte?

Qualquer colaborador que use meios de transporte público para chegar ao trabalho. Valem metrôs, trens, ônibus e outros. Funcionários que usam o carro como meio de trabalho não estão elegíveis a receber o benefício.

Por outro lado, muitas empresas expandiram o benefício de transporte e contrataram um vale-mobilidade, que custeia o combustível, acesso a estacionamento e até mesmo aplicativos de transporte. 

Também há o cartão multibenefício, que flexibiliza o uso em vários estabelecimentos comerciais, entre eles os que mencionamos logo acima. Mas, neste caso, não estamos falando de um benefício obrigatório.

Como calcular o vale-transporte na folha de pagamentos?

Ainda de acordo com a legislação do VT, o empregador deve contribuir com uma parcela do vale, caso os valores ultrapassem os 6% do salário base. Veja o que diz a lei:

Parágrafo único – "O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico."

Vamos a um exemplo: suponha que o colaborador recebe um salário mínimo, atualmente de R$ 1.412,00. Ele vai ao trabalho nos dias úteis, que geralmente são 22 no mês. Precisa de duas passagens por dia, de ida e volta, que custam R$ 5,15.

• Multiplicamos os dois trajetos (R$ 10,30) por 22, o resultado é R$ 226,60.
• Como a lei permite o desconto do vale-transporte de até 6%, o máximo que poderá ser descontado é R$ 84,72.

A diferença entre o desconto e o valor total do vale-transporte é de R$ 141,48. Essa diferença deve ser arcada pela empresa, de acordo com a legislação, sob a possibilidade de devolver os valores ao funcionário junto com multas ou sanções da Justiça.

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