Problemas recorrentes podem ser um grande desafio para empresas e profissionais. Muitas vezes, as soluções aplicadas são apenas paliativas, tratando os sintomas e não a verdadeira causa. Para evitar esse desperdício de tempo e recursos, a regra dos 5 porquês se tornou uma abordagem eficaz para chegar à origem real dos problemas e implementar medidas preventivas.

Desenvolvida por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota Industries, a técnica surgiu nos anos 1930 e se popularizou na década de 1970 com o sistema de produção da Toyota. O método consiste em perguntar “por quê?” cinco vezes seguidas para identificar a causa raiz de um problema.

Quando usar os 5 porquês?

A técnica é útil para solução de problemas, melhoria de qualidade e identificação de falhas em processos. Ela é mais eficaz em desafios de complexidade moderada. Para problemas muito amplos, pode ser necessário combiná-la com métodos mais detalhados.

Como aplicar a regra dos 5 porquês

O processo segue sete etapas básicas:

1. Monte uma equipe

Reúna pessoas que conhecem o problema e os processos relacionados. Um facilitador deve conduzir a sessão para manter o foco na busca por medidas corretivas, em vez de apenas soluções paliativas.

2. Defina o problema

Descreva a situação de forma objetiva e clara. Exemplos:

• “O time A não está atingindo as metas de tempo de resposta.”
• “A versão B do software gerou falhas excessivas no rollback.”

Escreva essa definição em um quadro ou papel, deixando espaço para as respostas aos “porquês”.

3. Faça a primeira pergunta

Pergunte: “Por que o problema ocorreu?”. Por exemplo:

Problema: O time A não está atingindo as metas de tempo de resposta.
Por quê? Porque o volume de chamadas está muito alto.

Registre a resposta de maneira objetiva e baseada em fatos, evitando suposições.

4. Pergunte "por quê?" mais quatro vezes

A cada resposta, pergunte novamente "por quê?". Veja um exemplo:

1. Por que o tempo de resposta está alto? → Porque o volume de chamadas é muito grande.
2. Por que o volume de chamadas é muito grande? → Porque o sistema apresenta erros frequentes.
3. Por que o sistema apresenta erros frequentes? → Porque não há testes suficientes antes da implantação.
4. Por que não há testes suficientes? → Porque os prazos para entrega são muito curtos.
5. Por que os prazos são muito curtos? → Porque a equipe de planejamento não considera o tempo necessário para testes.

Neste exemplo, a raiz do problema está na falta de tempo para testes no planejamento do projeto.

5. Identifique quando parar

O processo deve continuar até que não haja mais respostas úteis. Se perceber que a análise não está chegando a um ponto concreto, considere utilizar outro método para complementar a investigação.

6. Defina medidas corretivas

Ao identificar a causa raiz, defina ações concretas para evitar que o problema se repita. No exemplo anterior, uma solução poderia ser ajustar o cronograma de desenvolvimento para incluir mais tempo de testes.

7. Acompanhe a implementação

Após aplicar as medidas, monitore se o problema foi realmente resolvido. Caso contrário, a análise deve ser refeita para verificar se a causa raiz foi corretamente identificada.

Conclusão

A regra dos 5 porquês é uma ferramenta simples, mas extremamente eficaz para resolver problemas de maneira definitiva. Sua aplicação ajuda a evitar desperdício de tempo e recursos, eliminando falhas antes que causem impactos maiores. Empresas que adotam esse método ganham em eficiência e inovação, criando processos mais robustos e sustentáveis no longo prazo.