Empresas que esquecem de renovar licenças de software podem ver prejuízos anuais de até US$ 5 milhões. Segundo estudo da Tricentis, ainda em junho, 50% das organizações brasileiras já esperavam perdas deste porte causadas por falhas. 

Bugs, desativações e interrupções de processos operacionais são facilmente evitados, mas é preciso uma gestão concisa. A renovação de licenças, quando afetada por má gestão, pode ser mais custosa que tributos ou burocracia.

“Empresas ainda tratam licenças como questão de papel: esquecem de renová-las, deixam alertas para depois e, quando algo se interrompe, percebem o impacto só no prejuízo”, diz João Neto, CRO da Unentel, distribuidora de soluções com mais de 40 anos.

Não é só uma questão de gestão de riscos 

Um relatório da Deloitte Brasil aponta que 58% das grandes empresas já alinham seus controles de risco à estratégia de negócio, mas apenas 39% das mesmas têm maturidade avançada nessa gestão de riscos. 

Na prática, isso significa que muitos processos de renovação, auditorias de licenças ou alertas de vencimento ainda são feitos de forma reativa ou descentralizada, abrindo brechas para falhas operacionais ou inadimplências contratuais.

Por outro lado, auditorias da Controladoria-Geral da União evidenciam que, em alguns órgãos públicos, licenças contratadas ficam sem uso ou sem distribuição apropriada.

Em outras palavras, há licenças ‘paradas’ ou softwares não utilizados, o que representa não só custo desperdiçado, mas também risco operacional. 

Primeiro porque a falta de controle centralizado e de políticas de revisão periódica pode impedir o uso emergencial dessas soluções em momentos críticos. 

Depois, porque softwares parados e sem atualização podem ser pontos cegos de segurança, abrindo brechas para ataques cibernéticos por não receberem monitoramento nem correções periódicas.

Como evitar prejuízos com gestão de licenças?

Para evitar esses impactos, recomendam-se práticas simples, mas robustas: 

• Contratos com renovação automática ou cláusula clara de renovação, 
• Alertas escalonados (30, 15 e 7 dias) para os responsáveis internos, 
• Painel unificado de vencimentos integrado aos sistemas de gestão, 
• Auditorias periódicas de compliance e uso real das licenças.

“Gerenciar renovações não é detalhe: é garantir faturamento, atendimento e confiança do cliente. Perder um prazo pode significar perda de receita e de reputação”, conclui o CRO.