Por Renato Krausz*

É difícil pensar na burocracia estatal sem imaginar cenas kafkianas de pilhas e pilhas de papel sobre as mesas ou trafegando de uma repartição a outra em busca de um novo carimbo, uma nova assinatura ou novos ofícios a serem anexados ao calhamaço original. Tudo em três vias. Para o cidadão que tem um pedido muitas vezes simples ali no meio e anseia por uma decisão rápida deste processo não há outra coisa a fazer senão continuar esperando, e rezar, se for gente de fé.

Não estamos exagerando. Os processos em papel são lentos, confusos e sem um tico de rastreabilidade. O coitado do cidadão corre o risco de um dia desses pegar duas conduções rumo à Secretaria de Obras para ali chegando descobrir que o seu catatau fora despachado para a Fazenda – ou para o Tribunal de Contas, porque com precisão, mesmo, ninguém sabe.

De tanto aborrecimento com esses problemas, dois funcionários públicos do município de São José, em Santa Catarina, investiram tempo e dinheiro na busca por uma solução e, em 2014, criaram a 1Doc, uma GovTech que digitaliza toda a papelada e agiliza o dia a dia da administração pública nas cidades, além de gerar uma gama considerável de dados que podem ser usados para aprimorar os serviços prestados pela prefeitura, conforme as necessidades mais urgentes da população. Hoje a 1Doc tem 550 clientes, entre municípios, como o de Aracaju, em Sergipe, e empresas públicas, como a Sabesp, além de autarquias e entidades de classe.

“Era comum existirem processos que chegavam a ter 15 mil páginas, com cópias para diferentes secretarias”, afirma Jeferson de Castilhos, um dos fundadores da GovTech. Cada intimação, por exemplo, gerava um novo documento apenas para dizer que ela, a intimação, fora entregue ao intimado, cuja assinatura, no dito documento, mais precisamente uma confirmação de entrega da supracitada intimação, precisava ser juntada ao processo original, mas sem que se esquecessem das cópias deste processo, que se encontravam sabe-se lá onde, mas que deviam ser igualmente atualizadas, cada qual com uma via fotocopiada do último documento devidamente assinado por aquele intimado, e, veja você, esta frase que se desenrola aqui pode não ter fim, como não tem a burocracia. Ou não tinha.

No mundo digital, tudo se resolve com alguns cliques. E todo mundo fica sabendo em tempo real onde está a papelada, digo, os docs digitais que agora estão na nuvem, e o que precisa ser feito, e por quem, para que mais uma etapa seja avançada. Para isso, basta ter um cadastro gratuito na plataforma, coisa que muita gente já possui, entre funcionários públicos e cidadãos.

No último dia 3 de outubro, a 1Doc somava exatamente 126.904.218 documentos digitalizados – somente de clientes ativos –, com uma média de 3,19 páginas cada um. A economia gerada com papéis e impressões já supera meio bilhão de reais. Mas o maior ganho para a população – um em cinco brasileiros já é beneficiado pela descomplicação que a empresa proporciona à gestão pública - está na celeridade que é trazida para as coisas todas, de um simples pedido de vaga em creche, que agora pode ser feito sem sair de casa, a um intricado processo de licitação. “O tempo de espera para determinados serviços públicos pode ser acelerado em até dez vezes”, diz Jaison Niehues, o outro fundador.

Após duas rodadas de investimentos da Softplan, a 1Doc saltou daquele estágio inicial em que tinha apenas os dois sócios para um time de 86 pessoas, espalhadas por 14 Estados do país, onde todas elas comprovam todos os dias que o ESG é não apenas bem-vindo como fundamental para a gestão pública, seja para economizar papel e assim cuidar do meio ambiente, seja para melhorar a vida dos munícipes, seja para encontrar uma ferramenta de governança capaz de fazer tudo isso.

*Renato Krausz é sócio-diretor da Loures Comunicação

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