Reuniões são essenciais, até o momento em que se tornam o maior empecilho para a produtividade. Em um ambiente onde performance, foco e agilidade são indispensáveis, o excesso de encontros improdutivos drena energia, paralisa decisões e compromete entregas.

Segundo uma pesquisa recente realizada pela plataforma Software Finder, profissionais norte-americanos desperdiçam, em média, 146 horas por ano com reuniões que não agregam valor. 

Em termos financeiros, isso representa cerca de US$ 6.280 por colaborador, valor que pode chegar a quase US$ 10 mil em setores como tecnologia e finanças. As informações foram retiradas de Inc.

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1. Corte os encontros que mais desperdiçam tempo

A primeira ação é fazer uma varredura nos tipos de reunião que mais sobrecarregam sua agenda e quase nunca geram resultado. O estudo apontou os cinco maiores vilões do tempo:

• Atualizações de status

• Reuniões gerais

• Sessões de brainstorming desorganizadas

• Kick-offs sem definição de papéis

• Conversas individuais com gestores sem pauta clara

2. Escolha melhor o horário: ele muda tudo

A produtividade de uma reunião depende também de quando ela acontece. A pesquisa revelou que o horário mais produtivo para reuniões é segunda-feira pela manhã. Já o pior momento, disparado, é sexta-feira à tarde, quando o cansaço da semana já tomou conta e a atenção da equipe está no modo automático.

Se você precisa conduzir uma conversa estratégica, apresentar algo novo ou tomar decisões importantes, não desperdice a chance fazendo isso em um horário de baixa energia. Planeje sua agenda com inteligência.

3. Prefira encontros presenciais (quando possível)

Apesar da praticidade das videoconferências, quase metade dos profissionais entrevistados (49%) afirmam que reuniões online são mais desgastantes do que as presenciais. 

A ausência de linguagem corporal clara, atrasos técnicos e múltiplas abas abertas reduzem o engajamento e aumentam a fadiga.

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Se for possível realizar a reunião presencialmente, especialmente quando há temas sensíveis, decisões importantes ou conflitos envolvidos, essa escolha pode melhorar a qualidade da troca e aumentar a efetividade do tempo investido.

4. Preste atenção no que não está sendo dito

85% dos profissionais já ficaram completamente em silêncio durante reuniões que consideravam perda de tempo. Entre os motivos estão:

• A reunião parecer puramente performática

• Multitarefa em andamento (respondendo e-mails ou mensagens)

• Sensação de que suas ideias não seriam consideradas

Isso mostra que, além da pauta e do conteúdo, é preciso desenvolver sensibilidade para “ler a sala”. Se ninguém participa, é provável que a reunião não esteja entregando o que deveria.

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